De abominabele technische staat van uw e-mailbox

Zo lang als ik internet gebruik zijn er mensen die the imminent death of the net aankondigen: het moment dat het publieke, niet-gecontrolleerde netwerk het zal begeven en we zonder Google en e-mail verder zullen moeten leven.

Totnogtoe hebben de pessimisten ongelijk gekregen, al is het een klein mirakel te noemen dat bijvoorbeeld de internet e-mail die we dagelijks gebruiken blijft werken.Dat internet e-mail niet perfect is weten we allemaal; soms krijg je mails die niet te lezen zijn, verdwijnen ze of is je e-mailbox gewoon niet beschikbaar. Om nog te zwijgen van de spam die je mailbox vervuilt en waar slimme salesjongens van anti-spamoplossingen geld aan verdienen zonder het probleem echt op te lossen. Al bij al dingen waar goed mee te leven valt, denk je dan berustend. Tenslotte doet ons onmisbare mobieltje het ook niet altijd vlekkeloos.Als beheerder van een aantal mailsystemen, weet ik echter wel beter. Heel wat mailservers die we in de Belgische bedrijven terugvinden zijn zo amateuristisch opgezet of technisch zo onbetrouwbaar dat ze niet alleen interne gebruikers hun e-mail niet degelijk kunnen afleveren maar ook voor de rest van het internet een gevaar vormen. De domme actie van één gebruiker kan al een hele hoop e-mailchaos creeëren voor de rest van het internet.Een voorbeeld: een marketing-medewerkster van één van mijn klanten, een bancaire instelling, stuurde 570 van haar klanten een e-mail om een wijziging in de tarieven aan te kondigen. Uit onwetendheid vulde ze de e-mailadressen van deze klanten echter niet in het Bcc veld of zelfs het Cc-veld in maar stonden ze allemaal netjes in het To:-veld van de Outlook mailclient. Dom, want zo kent elke ontvanger de e-mailadressen van de andere contacten van de dame in kwestie. Je gaat er evenwel vanuit dat zo’n kleine fout geen mailservers mag platleggen of een echte storm van heen en weer gestuurde mails mag veroorzaken?Een half uur later belden een aantal van haar klanten, dat ze de desbetreffende e-mail al een paar 100 keer gekregen hadden en dat er mails bleven binnenkomen. Als shitcleaner van dienst moest ik op onderzoek uit. Toen ik de logbestanden van de mailserver annex firewall bekeek, waren er welgeteld 570 mails naar buiten vertrokken. Deze mailserver lag dus niet aan de basis van de mailstorm, maar waar kwam ie dan wel vandaan?Wanneer ik de headers van deze mail begon te bestuderen viel op dat de ‘from’line van de desbetreffende dame kwam, maar de mail eigenlijk door een andere machine werd verstuurd.Stukje bij beetje kon ik bij mekaar puzzelen wat er aan de hand was. Een 30-tal mailadressen hadden wel een officieel adres à la jef@bedrijf.be maar alle mail voor *@bedrijf.be werd in één popmailbox afgeleverd. Deze popmailbox werd op zijn beurt via een zogenaamde Pop3connector van Microsoft Exchange leeggehaald en aan de lokale mailserver afgeleverd. Een oplossing die vooral gebruikt wordt voor de goedkoop: de server hoeft dan niet op een internetlijn met een vast ip-adres te zitten wat heel wat geld uitspaart.Alleen moest de Exchange-server nog weten aan wie hij de mail moest afleveren en dit deed dit fantastisch stuk software door te kijken naar welke adressen er in het To:-veld van de e-mail stonden. Resultaat: de mailserver verstuurde de mail nog maar eens naar 570 e-mailadressen. Als je er zo een paar hebt die deze mail naar mekaar beginnen sturen dan creëert dit al snel een serieuze mailstorm.Op dat moment is het spel op de wagen en beginnen alle protagonisten in dit verhaal mekaar te beschuldigen en (zoals het banken en hun agenten betaamt) met allerlei juridische dreigementen te zwaaien. De afzender wordt allerlei dingen verweten maar kan er in feite niks (meer) aan doen en het kost uren om de storm tot bedaren te brengen.De moraal van het verhaal? Koop een degelijke mailserver en geen goedkoop lapmiddel dat maar half werkt. De technologie en knowhow om een stabiel betrouwbaar e-mailsysteem te bouwen zijn voorhanden, als klant moet je enkel de moeite doen om de juiste investering te doen.