De Exportmeter van Möbius

05/04/02 om 00:00 - Bijgewerkt op 04/04/02 om 23:59

Bron: Datanews

Sinds ruim een half jaar beschikt Export Vlaanderen over de Exportmeter, een tool om de exportbekwaamheid van een bedrijf te meten. Voor het ontwerp en de ontwikkeling van de tool deed Export Vlaanderen een beroep op Möbius Consulting & Research.

Het project is een typevoorbeeld van hoe de interne kennis van een onderneming en de ruimere markt- en IT-ervaring van een consultancy bedrijf elkaar kunnen versterken.Export Vlaanderen is de Vlaamse openbare instelling voor exportpromotie. Haar opdracht bestaat erin de exportactiviteiten van Vlaamse ondernemingen te begeleiden, te ondersteunen en te stimuleren, zowel binnen als buiten de Europese Unie. Doorheen de jaren stelde Export Vlaanderen echter vast dat ondanks hun oprechte interesse heel wat Vlaamse bedrijven in de realiteit niet klaar zijn voor exportactiviteiten. En precies doordat ze zichzelf op dat vlak niet goed kunnen inschatten, leidt dat nog te vaak tot fout aangepakte exportprojecten.Export in ruime contextWe kwamen tot de vaststelling dat we een methode nodig hadden om de exportbekwaamheid bij de bedrijven te meten, voor we hen met advies verder kunnen helpen, vertelt algemeen directeur van Export Vlaanderen Marc Van Craen. Bovendien zagen we vrij snel in dat we dan het bedrijf in zn totaliteit zouden moeten doorlichten. Anders gezegd, om de exportbekwaamheid van een onderneming in te schatten, volstaat het niet na te gaan of het bedrijf over een bekwame exportmanager beschikt. Er zijn metingen nodig om vast te stellen hoe de bestaande organisatie op het vlak van inkoop, productie, distributie, marketing, enzovoort met de exportactiviteit om zou gaan.Exportprojecten lopen soms fout op structurele zwakheden, aldus Marc Van Craen, zoals een knelpunt in het productieproces - in het buitenland zijn vaak andere verpakkingen vereist - of een gebrek aan kennis van de buitenlandse wetgeving. Om beter inzicht te krijgen in de exportbekwaamheid van de kleine en middelgrote Vlaamse onderneming ontwikkelde Export Vlaanderen samen met Mbius Research Consulting de Exportmeter. De keuze viel op Mbius omdat Export Vlaanderen al ervaring had met Logiwatch, Mbius tool om de logistieke infrastructuur van een organisatie door te lichten.Best practicesDe Exportmeter stoelt op een referentiekader dat uit een verzameling best practices bestaat. Een bedrijf dat zn exportbekwaamheid wil laten meten, krijgt in een interview ongeveer zeventig vragen voorgeschoteld, vertelt Pascale Leroy, projectverantwoordelijke voor de Exportmeter bij Export Vlaanderen. Die vragen behandelen alle aspecten van de bedrijfsvoering onderzoek en ontwikkeling, aankoop, personeelsbeheer en noem maar op. Om eenduidigheid in de interpretatie van de antwoorden te bereiken is het bovendien altijd dezelfde interviewer die de bedrijfsleider ondervraagt.In een tweede faze worden de antwoorden getoetst aan het referentiekader van best practices. Aan de hand van de antwoorden krijgt het bedrijf een score toegekend. Die geeft een indicatie van zijn exportbekwaamheid. Enerzijds laat de tool dus een procesgerichte benchmarking toe met een terugkoppeling naar de bedrijfsdoelstellingen. Daaruit komt de efficintie van de onderneming naar voren. Anderzijds krijgt het bedrijf ook een score mee die een beeld geeft van zijn positionering in de eigen sector en in de hele industrie. Het eindresultaat bestaat uit een verslag waarin Export Vlaanderen de scores op de onderzochte dimensies evalueert en aanbevelingen formuleert. Wanneer uit het onderzoek blijkt dat voor de exportactiviteiten van de onderneming een structurele uitbreiding vereist is, raden we haar aan de mogelijkheden op dat vlak eerst door te nemen met bijvoorbeeld de boekhouder en de bankier, verduidelijkt Marc Van Craen. Wanneer daarover de nodige duidelijkheid bestaat, keert het bedrijf terug naar ons en werken we samen een exportplan uit.Consultant wordt partnerAanvankelijk stond Export Vlaanderen wat sceptisch tegenover het voorgestelde referentiekader. Pascal Leroy De tool is bedoeld voor Vlaamse KMOs, bedrijven met minder dan vijftig werknemers, zeg maar. Toch kunnen ook grotere bedrijven gebruik maken van de Exportmeter. Het referentiekader is daar zeker breed genoeg voor. Meer nog, we hebben ter controle vooraf de best practices bij twintig ondernemingen getest.Maar, niet alleen voor het opstellen van het referentiekader was de ervaring van Mbius welkom. De tool bevat ook een belangrijk stuk informatietechnologie. Voor Export Vlaanderen was het van bij het begin duidelijk dat de organisatie die ontwikkeling niet voor eigen rekening zou nemen. Bij een tool als de Exportmeter moet je over voldoende ruimte beschikken om het product te laten evolueren, aldus Marc Van Craen. Je moet het op tijd en stond aan de veranderingen van de markt aanpassen. Om dat zelf te kunnen doen, hadden we een handvol ITers in dienst moeten nemen en die mensen de mogelijkheid moeten bieden zich regelmatig bij te scholen. In het kader van de Exportmeter zou dat een onverantwoorde investering zijn geweest.Dat consultancy niet noodzakelijk een goedkoop alternatief vormt voor een eigen IT-afdeling, nam Export Vlaanderen dan maar op de koop toe. Het was er het bedrijf in de eerste plaats om te doen tot het meest efficinte resultaat te komen. Marc Van Craen Rond de term consultancy hangt vaak een waas van vrijblijvendheid. Dat was hier duidelijk niet het geval. Mbius heeft tijd en moeite genvesteerd in het leren kennen van de opdracht en de doelstellingen van Export Vlaanderen. Ik beschouw Mbius in het Exportmeterproject dan ook eerder als een partner, dan als een consultant.Persoonlijk contactNatuurlijk kent ook Export Vlaanderen de verhalen van bedrijven waar consultancy projecten met een sisser afliepen. In dat verband heeft de kans op succes veel met de voorbereiding van het project te maken. Die voorbereiding zorgt ervoor dat de eigen medewerkers perfect op de hoogte zijn van de reden van de komst van de consultants, zodat ze die niet als indringers gaan beschouwen. Maar dan nog kan er natuurlijk altijd wrevel ontstaan wanneer de consultants al te zeer opgaan in hun rol van redders des vaderlands. Kortom, naast de technische kant van de job, hangt veel - heel veel - af van het persoonlijke contact. Wellicht staan consultants soms te ver af van de werking en de doelen van de onderneming waarin ze terechtkomen, beaamt Pascale Leroy. In onze samenwerking met Mbius was dat alvast niet zo, ook al omdat het project uiteindelijk maar een klein en overzichtelijk deelaspect van de hele organisatie omvatte.In augustus plant Export Vlaanderen - n jaar na het eerste gebruik - een evaluatie van de Exportmeter. Tegen die tijd zullen naar schatting tweehonderd tot tweehonderdvijftig Vlaamse bedrijven van de tool gebruik hebben gemaakt. Uit de evaluatie zal moeten blijken of het zinvol is het project uit te breiden en aan de meting een module met financile en sectorieel gebonden vragen over de onderzochte bedrijven toe te voegen.

Onze partners