E-mails verspillen één werkuur per dag

De gemiddelde werknemer die beschikt over een pc spendeert dagelijks een uur van zijn werkdag verspilt aan het sturen, beantwoorden en lezen van e-mail.

De gemiddelde werknemer die beschikt over een pc spendeert dagelijks een uur van zijn werkdag verspilt aan het sturen, beantwoorden en lezen van e-mail.

Dat schrijft de Sunday Telegraph. Wie tegenwoordig na een vakantie terugkomt op kantoor en de computer weer aanzet, weet wat hem of haar te wachten staat: het ene scherm na het andere, gevuld met tientallen of zelfs honderden e-mails waarvan het verwerken een groot deel van de dag zal opeisen. Maar ook als die stortvloed is weggewerkt, blijven de mails toestromen. Dag in, dag uit. En omdat de meeste mensen die slecht filteren of organiseren, zo blijkt uit onderzoek bij 4.000 mensen die werken voor 150 Britse bedrijven, betekent dat dat we elke werkdag een uur verliezen door die elektronische briefwisseling.

Expert Messaging, dat het onderzoek uitvoerde en dat gespecialiseerd is in communicatieproblemen, zegt dat het tijdverlies toch kan worden beperkt door de werknemers beter op te leiden in de manier waarop ze met mails moeten omgaan. “E-mails zijn een communicatiemiddel dat we allemaal gebruiken maar waarvoor we helemaal geen training hebben gekregen of waarvoor eigenlijk geen ‘gebruiksaanwijzing’ bestaat. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de e-mail een belangrijke oorzaak vormt van stress en gebrek aan efficiëntie op het werk.”

Het rapport wordt woensdag gepubliceerd, compleet met een ‘e-mailhandvest’ dat volgens de firma kan leiden tot hogere productiviteit, minder stress en betere communicatie op de werkvloer.

Of dat zal volstaan om de e-mailchaos terug te dringen is volgens Nigel Shadbolt, professor Kunstmatige Intelligentie aan de universiteit van Southampton, echter verre van zeker. “We hebben nog altijd niet duidelijk bepaald wat aanvaardbaar en wat onaanvaardbaar gebruik van e-mails is”, zegt hij. “Sommige ondernemingen hebben hun medewerkers al verboden om e-mails met een kopie erbij te versturen en in extreme gevallen zelfs een verbod op e-mail uitgevaardigd. Maar het probleem blijft dat er door een overaanbod van communicatie ook een ‘schaarste aan aandacht’ is. En omdat ons concentratievermogen niet onbeperkt is en de dag nu eenmaal een beperkt aantal uren telt, moeten we beter gaan nadenken over wat we verzenden en ontvangen”.

Bron: Belga / Sunday Telegraph