Collaboration tools kunnen een katalysator zijn voor meer inspraak en samenwerking op de werkvloer. Maar als ze niet voldoen dan gaan werknemers op eigen houtje experimenteren.
Laten we beginnen bij het goede nieuws: 87% van de grote ondernemingen in de wereld zegt dat samenwerkingstools zoals Slack, Spark of gelijkaardige tools het teamwerk verbeteren. 88 procent zegt dat het het nemen van beslissingen versnelt. Als het specifiek gaat om enterprise social platformen (bijvoorbeeld Facebook for work of Yammer), dan zegt 35 procent zelfs dat het hele bedrijf meedoet.
“Dat is opmerkelijk want enterprise social toepassingen zijn relatief nieuw, zeker als je weet dat het normaal jaren duurt voor en nieuwe collaboration service wordt opgepikt”, legt Brian Riggs, analist bij Ovum uit.
Maar er zijn ook minder mooie kanten aan het verhaal. Zo zegt 37 procent dat dergelijke tools hen geen voordeel geven ten opzichte van de concurrentie. Tegelijk geeft een kwart van de Line of Business aan dat er consumentgerichte samenwerkingstools zonder toestemming van het IT-departement worden gebruikt. “Dat houdt ernstige risico’s in voor de veiligheid van de IT-omgeving,” zegt Riggs.
De cijfers zijn afkomstig van een rondvraag bij 900 cio’s, IT-directors en line of business managers van grote bedrijven in 15 regio’s, waaronder de Benelux. Het onderzoek werd uitgevoerd in opdracht van Dimension Data.
Ook is de impact van collaboration tools niet altijd duidelijk. Zo telt een kwart van de respondenten een project als succesvol zodra het technisch is geïimplementeerd, ongeacht hoeveel mensen het gebruiken.
Stiekem samenwerken
Wat opvalt in de rondvraag is dat werknemers bijzonder vaak achter de rug van het IT-departement consumentgerichte apps gebruiken (shadow IT). Denk daarbij aan de gewone versie van Google Apps (Docs, Gmail…) of Facebook Messenger
Vooral voor web conferencing (75%), document sharing (70%), Videoconferencing (60%) en collaboration applications (50%) grijpen werknemers naar consumentenapps op de werkvloer. “Werknemers zijn er vaak beter mee bekend. Bovendien zijn ze vaak makkelijker te bedienen dan pakweg je kantoortelefoon,” licht Riggs toe. Maar er is nog een andere reden:
“Vaak grijpen werknemers naar dit soort tools omdat ze moeten samenwerken met mensen buiten het bedrijf en dat lukt niet altijd via de zakelijke samenwerkingstools. Vaak is dat mogelijk maken ook geen prioriteit van het IT-departement.”
Riggs wijst er op dat IT zich doorgaans bewust is van die situatie en dat het weinig nut heeft om die toepassingen te verbieden. “Ik ben geen voorstander van totale controle, maar er moet wel meer bewustzijn komen rond IT”, daarmee doelt hij onder meer op het doorgeven van gevoelige informatie via dergelijke kanalen. “
Eerst bevragen, dan pas uitrollen
Een deel van de oplossing ligt er in om gebruikers, en dus niet het IT-departement of de line of business manager, te bevragen om zo meteen de meest geschikte tools uit te rollen.
“Kijk naar wat zij nodig hebben en wat ze zelf willen gebruiken”, verduidelijkt Christian Langhendries, business development manager Unified Communications bij Dimension Data in België. “Je kan hen nadien een paar keer een proof of concept uitproberen. Eens een bepaald platform wordt gebruikt, zie je vaak dat die gebruikers ook andere gebruikers meetrekken.”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier