Stad Gent verwerkt brieven digitaal

10/09/12 om 09:53 - Bijgewerkt om 09:53

Bron: Datanews

De Dienst Rekrutering en Selectie van de Stad Gent verwerkt en ondertekent sinds kort 90.000 brieven digitaal. 'into it' tekende samen met ict-partner Digipolis voor het ontwerp, de ontwikkeling en integratie van het Digitaal HandtekenPlatform (DHP).

Stad Gent verwerkt brieven digitaal

De Dienst Rekrutering en Selectie van de Stad Gent verwerkt en ondertekent sinds kort 90.000 brieven digitaal. 'into it' tekende samen met ict-partner Digipolis voor het ontwerp, de ontwikkeling en integratie van het Digitaal HandtekenPlatform (DHP). De oplossing moet de administratieve last voor Gent aanzienlijk doen dalen, zowel voor de burger-sollicitant als voor de stad zelf. Doel is om op termijn het pilootproject uit te breiden naar andere diensten.

Meer concreet zet het DHP tekstdocumenten (zoals een uitnodiging voor een selectieronde of de resultaten van een sollicitatieproef) om naar pdf-bestanden klaar om te ondertekenen door de bevoegde personen.

Het tekenen gebeurt met behulp van de elektronische identiteitskaart (eID) en de bijbehorende pincode. Op die manier wordt de digitale 'brief' een authentiek document dat formeel ondertekend is en een tijdstempel draagt. Het kan daarna niet meer worden gewijzigd zonder dat het zijn rechtsgeldigheid verliest.

"Eén en ander betekent dat we jaarlijks zo'n 90.000 documenten digitaal kunnen aanmaken en archiveren", zegt Stefan Vanbroeckhoven, directeur van de Dienst Rekrutering en Selectie.

"Zo versterken we onze dienstverlening aan de burger, want de sollicitanten krijgen snel een authentiek en juridisch geldig document in hun mailbox. Iedereen wint tijd en intern verhogen we onze efficiëntie. Bovendien besparen heel wat archiefruimte en verkleint het DHP onze papierberg."

'into it' nam samen met Digipolis het ontwerp, de ontwikkeling en integratie van het DHP voor zijn rekening. "In eerste instantie bogen we ons over de analyse van de invoering van de digitale handtekening bij de elektronische HR-processen", vertelt projectmanager Michallis Pashidis van into it.

"Daarnaast moesten de nieuwe processen en applicaties in het bestaande rekruteringssysteem e-Recruitment worden geïntegreerd. Behalve het digitaal ondertekenen door één of meerdere personen, moest ook een cascade mogelijk zijn (wie tekent eerst, enz.), net zoals een automatische verwittiging of rappel via e-mail."

Tablet

Voorts ontwierp 'into it' het DHP als een modulaire applicatie. Dat laat toe het workflowsysteem en de module voor het digitaal ondertekenen afzonderlijk te gebruiken, vlot uit te breiden of te integreren in een andere omgeving of departement. In een volgende fase wil Vanbroeckhoven het DHP compatibel maken met een tablet-pc.

"Zo is de ondertekenaar niet langer gebonden aan zijn vaste computer of lokaal netwerk en kan hij van om het even waar een juridisch geldige handtekening plaatsen."

Onze partners