De provincie Vlaams-Brabant heeft het aanvraagproces voor subsidies laten automatiseren. De Panoptic-afdeling van Cronos tekent voor de toepassing, die volgens hetzelfde framework gebouwd is als de applicatie voor de ondersteuning van de provincieraad, en de opvolging van de bouwaanvragen.
De provincie Vlaams-Brabant heeft het aanvraagproces voor subsidies laten automatiseren. De Panoptic-afdeling van Cronos tekent voor de toepassing, die volgens hetzelfde framework gebouwd is als de applicatie voor de ondersteuning van de provincieraad, en de opvolging van de bouwaanvragen.
Organisaties, verenigingen, jeugdorganisaties en culturele instellingen: allemaal komen ze in aanmerking voor subsidies van de provincie. “In totaal zijn er 200 verschillende soorten projecten waarvoor er subsidies kunnen aangevraagd worden”, geeft diensthoofd projecten en ontwikkelingen Petra Vanhercke van het provinciebestuur een woordje uitleg.
“Tot nu toe gebeurden die aanvragen allemaal op papier, maar voortaan komt alles elektronisch binnen op 1 gecentraliseerde plek, ofwel via mail of via de website die we laten bouwen hebben. Daar kunnen kandidaten een aanvraag posten, én de nodige documenten uploaden. Al die gegevens komen dan onmiddellijk in ons centrale document management systeem terecht. Dossiers die niet elektronisch ingediend kunnen worden, worden eerst ingescand, om daarna eenzelfde traject te volgen.”
De provincie gebruikt Documentum van EMC voor het beheer van zijn data. De drie bijkomende toepassingen waarvan sprake werden bovenop Documentum gebouwd. “Bij de subsiedietoepassing is er trouwens een extra linkje voorzien naar SAP. Bestelbonnen en andere financiële documenten die worden geüpload, worden meteen gekopieerd naar onze SAP-software, en moeten dus ook niet meer manueel worden ingegeven.”
In totaal kost de digitalisering van het subsidiesysteem in Vlaams-Brabant 600.000 euro. Het totale project werd gerealiseerd op 600 mandagen.
