Waar houden de it’ers zich een hele dag mee bezig?

De huidige financiële crisis en economische malaise hebben niet alleen een impact op bedrijfsresultaten en bedrijfsplannen maar ongetwijfeld ook op de vaste it-kosten en it-investeringen. In menig bedrijf is de kreet ‘cash is king’ niet veraf.

De huidige financiële crisis en economische malaise hebben niet alleen een impact op bedrijfsresultaten en bedrijfsplannen maar ongetwijfeld ook op de vaste it-kosten en it-investeringen. In menig bedrijf is de kreet ‘cash is king’ niet veraf.

De economische vooruitzichten voor 2009 zijn niet schitterend en enkele van onze buurlanden waaronder grootmacht Duitsland zitten nu officieel in een recessie of stevenen erop af, budgetten worden teruggeschroefd en plannen worden uitgesteld. Ook it zal in menige organisatie niet ontsnappen aan de besparingswoede. Voor de cio brengt dit de nodige uitdagingen mee, want reorganisaties en herstructureringen van bedrijfsprocessen brengen vaak méér it-werk mee dan minder. Het op de juiste manier aanwenden van zowel financiële middelen als human resources zal uitermate belangrijk zijn.

Je kunt it-kosten opsplitsen in twee delen: enerzijds operationele kosten en anderzijds investeringen of de implementatie van nieuwe systemen of processen resulterend in afschrijvingen. Beide eten uiteraard uit hetzelfde potje: “cash”.

Wat de operationele kost betreft is een periode van kostenbesparingen veeleer een opportuniteit dan een bedreiging. Het verplicht een (it-) organisatie om alle kosten duidelijk toe te kennen om zo een goed inzicht te krijgen in haar kostenstructuur. Wat kost elke activiteit of elk systeem? Waar houden de it’ers zich een hele dag mee bezig? Waar spenderen we ons geld aan en vooral waarom. Zonder dit inzicht is het moeilijk of onmogelijk om gefundeerde beslissingen te nemen.

Een aantal belangrijke opportuniteiten vinden we op terreinen zoals het beheersen van je softwarelicenties en contracten, het standaardiseren van software binnen het bedrijf, één software voor één functionaliteit en release management. Het meten en optimaliseren van software en het gebruik ervan is dikwijls een quick win. Er zijn voldoende tools op de markt of bedrijven die hierin kunnen helpen.

Aanvragen voor nieuwe hardware of software grondig bekijken is een andere bron van besparingen. It bepaalt uiteraard in samenspraak welke software en hardware het bedrijf gebruikt en niet de gebruiker. Een andere belangrijke kost is het ‘human resources’ gedeelte. Leg een duidelijke sourcingstrategie vast maar bepaal vooral WAAROM je bepaalde delen outsourcet of insourcet. Is kost de reden of zijn het skills, of beide? Bekijk het objectief en bepaal een en ander vooraf. Laat dit niet over aan de outsourcer en ga na hoe efficiënt je het zelf kan doen voor je begint te onderhandelen.

Wat de laatste jaren een enorme vaart heeft genomen zijn de communciatiekosten en niet het minst het gsm-verkeer. Of dit nu rechtstreeks in het it-budget zit of doorgerekend wordt, maakt eigenlijk niets uit. Het blijft ‘cash out’. Hier geldt eigenlijk hetzelfde verhaal: analyseer, begrijp je kosten, kijk naar alternatieven en onderhandel met je leveranciers. Deze oefeningen krijgen doorgaans meer aandacht tijdens periodes van herstructurering of kostenbesparingen maar zouden eigenlijk op een continue basis moeten gebeuren. Het maakt een it-afdeling sterker en efficiënter ook in tijden van fraaie bedrijfsresultaten.

Wat investeringen betreft is het belangrijk om prioriteiten te leggen en categorieën te maken waarom je de investering moet of wil doen: De eerste categorie is wat je absoluut MOET doen (strategisch, om je infrastructuur draaiende te houden, wettelijk etc.) De tweede categorie is wat je (en je bedrijf) absoluut WIL doen (investeringsrendement binnen het jaar, besparingen realiseren). Het is vooral in deze categorie dat de discussies en achterhoedegevechten plaatsvinden.

Tot slot, goede beslissingscriteria en een goed beslissingsforum zijn hier een noodzaak. Een bedrijf moet uitmaken wat het absoluut van it verwacht maar moet zich ook bewust zijn van de risico’s en de impact van wat uitgesteld of geschrapt wordt. Dit is waarschijnlijk de belangrijkste oefening hier. Iedereen zal keuzes moeten maken.

Philippe Van Haren is cio van Borealis Group en lid van het Executive Comittee van het CIO Forum, een professioneel netwerk voor cio’s en leidinggevende in de ict.