Handige uitbreidingen voor MS Outlook

Voor MS Outlook bestaan er plug-ins waamee je de e-mailclient van Microsoft Office kunt uitbreiden. We bekeken er drie: SpamBayes (spam verhelpen), MAPILab Toolbox (achttien handige hulpmiddelen) en Neo Find (eenvoudig e-mails terugvinden)

Voor MS Outlook bestaan er plug-ins waamee je de e-mailclient van Microsoft Office kunt uitbreiden. We bekeken er drie: SpamBayes (spam verhelpen), MAPILab Toolbox (achttien handige hulpmiddelen) en Neo Find (eenvoudig e-mails terugvinden).

Spambayes Spambayes is een gratis intelligente spamfilter. Het programma gebruikt een wiskundig trucje om gewenste e-mail te onderscheiden van ongewenste. De filter is zelflerend. Hoe langer je hem gebruikt, hoe efficiënter hij werkt. Om er het meeste uit te halen, dien je hem eerst te trainen. Verwijder alle ongewenste e-mail uit je Outlook-inbox. Dit wordt de folder met “known good messages” waar de installatiewizard naar vraagt. Creëer vervolgens met behulp van de wizard folders met spamberichten (“junk messages”) en mogelijke spamberichten (“unsure messages”). Start de training. Daarna is de filter klaar voor gebruik. Controleer de eerste dagen de folders met (mogelijke) spam. Na ongeveer een week zal SpamBayes er zo goed als alle spam uithalen. Het is wel belangrijk de training te doorlopen en daarbij een folder met berichten te gebruiken die werkelijk vrij is van ongewenste e-mail.

MAPIlab Toolbox MAPIlab Toolbox is een verzameling van achttien add-ins die je dertig dagen lang gratis mag uitproberen. We kunnen ze niet allemaal opsommen, maar interessante toevoegingen zijn: – het automatisch versturen, aanvullen en omleiden van berichten op basis van vooraf ingestelde criteria; het via e-mail ophalen van bestanden op je pc; – tonen van alle e-mails per contactpersoon; – opzetten van automatische rondzendlijsten; zoeken en vervangen van gegevens in de volledige Outlook-database; – en een goedkeuringssysteem voor door een medewerker opgestelde e-mails. Je vindt de add-ins na installatie terug in het Extra (Tools)-menu van Outlook. Vink de gewenste add-ins aan in MAPILab Toolbox, Options. Die verschijnen dan in het menu. MAPIlab Toolbox is vooral interessant voor gebruikers die Outlook voor marketingdoeleinden gebruiken en veel e-mails versturen. Sommige van de add-ins kunnen je dan heel wat tijdwinst opleveren. Persoonlijk vonden we de toevoegingen voor het beheren van rondzendlijsten en voor het via e-mail ophalen van bestanden op een pc op zich al het gevraagde geld waard.

Neo Find Moeite om een belangrijke e-mail terug te vinden? Neo Find organiseert jouw e-mails zodat je ze gemakkelijker kunt opsporen. Deze add-in voegt geen zoekfunctie toe aan Outlook, maar koppelt e-mails aan correspondenten. De add-on doorzoekt daarbij al je mappen, niet alleen de inbox. Op die manier kun je je conversaties met je contacten perfect opvolgen, zelfs al zitten die verspreid over allerlei mappen. Neo Find start na installatie automatisch samen op met Outlook. Via Extra (Tools), Go To Neo Find roep je het programma op. Het maakt een aparte index aan van alle e-mails en raakt daarbij niet aan de Outlook-database zelf. Je kunt zowel de huidige als de gearchiveerde Outlook-databases indexeren. Folders die je niet wenst te indexeren, zoals folders met (mogelijke) spamberichten, kun je uitsluiten. Tijdens de installatie dien je al je eigen e-mailadressen in te voeren, ook degene die je niet langer gebruikt, zodat NeoFind je eigen e-mails herkent. Het maken van de index kan enkele minuten duren, afhankelijk van de hoeveelheid berichten. Reken op ongeveer een minuut per duizend e-mails. NeoFind is veilig omdat het de Outlook-berichten niet wijzigt. Je kunt het probleemloos negentig dagen uitproberen en weer verwijderen als het je niet bevalt. Vijftien dollar vinden wij weinig geld voor deze handige uitbreiding.

Bron: www.diskidee.be