Review: IBM Verse zakelijke communicatie

10/05/16 om 09:19 - Bijgewerkt om 09:16

Bron: Datanews

IBM tracht met Verse zakelijke communicatie-tools en in het bijzonder de e-mailclient opnieuw uit te vinden. Verse stemt zijn interface af op de gewoontes en behoeftes van de gebruiker, voor een efficiëntere zakelijke communicatie onafgezien van het gebruikte apparaat. Maar vermag Verse echt iets tegen de geldverslindende e-mailoverload? Een test.

Review: IBM Verse zakelijke communicatie

Catherine Gillespie en Kevin Chiu van IBM demonstreren de iPad- en iPhone Verse-client in IBM's Design Studio in Silicon Alley in New York © IBM

Eerder vroeg dan laat wordt iedere (zakeliljke) e-mailgebruiker geconfronteerd met een uitpuilende mailbox waarin een kat zijn jongen niet terugvindt. Volgens het onderzoeksbureau IDC besteden kenniswerkers bijna een derde van hun werkweek aan het beheren van e-mail. Een vijfde van de daarna nog overblijvende werktijd wordt verder besteed aan het zoeken en verzamelen van bedrijfsinformatie. Dat hier grote efficiëntiewinsten te halen zijn, ligt voor de hand.

Maar als we naar veelgebruikte e-mailsoftware kijken, lijkt er sinds de begindagen van het internet nauwelijks iets veranderd te zijn. Dergelijke software werkt nog altijd volgens basisprincipes die teruggaan op zakelijke processen die in de 19de eeuw ook al bestonden.

Documenten (e-mails) worden in mappen (folders) bewaard en volgens vrij willekeurige systemen geklasseerd. Het grote verschil met een papieren classificatiesysteem is uiteraard dat de elektronische tegenhanger ervan eenvoudiger doorzocht kan worden.

Maar dat dit niet noodzakelijkerwijze vlotter werkt dan een mappenclassificatiesysteem ondervinden gebruikers van bijvoorbeeld Google Gmail, dat in essentie een search-gebaseerde e-mailclient is, al snel.

E-mail is (niet) dood

E-mail staat trouwens niet op zichzelf in onze geconnecteerde wereld, waarin sociale netwerken ook in een zakelijke omgeving steeds belangrijker worden. De integratie van 'sociale' berichten en contacten, wikis, blogs, media, chat, webmeetings, videoconferencing en mobieltjes in de traditionele e-mailclients kan vandaag al, maar het is nog te weinig geïntegreerd en zelden een inherent element van de elektronische zakelijke communicatie.

Bovendien ontbreekt de noodzakelijke intelligentie en is de gebruiker grotendeels zelf verantwoordelijk om al die communicatiekanalen geordend en overzichtelijk te houden. Dat is misschien mogelijk als je elke werkdag een handvol "documenten" moet behandelen, maar schier onmogelijk wanneer je dagelijks honderden of misschien wel duizenden mails, sociale berichten, uitnodigingen en bestanden binnenkrijgt.

Door de geschetste problemen, roepen sommigen dat de inbox 'dood' is. Een bedrijf zoals het Franse Atos stelde in 2011 zelfs een "zero email policy" in, waarbij interne e-mails zoveel mogelijk vervangen werden door communicatie via een intern sociaal netwerk (een combinatie van MS SharePoint, MS Lync en BlueKiwi). Het programma liep af in 2014 en slaagde er op drie jaar tijd in om het totaal aantal interne e-mails met zestig procent te verminderen.

Het zelfgebouwde Atos ZEN-BlueKiwi platform zagen we zelf nooit in werking, maar afgaande op persartikels erover lijkt het ietwat op wat IBM probeert te doen met zijn nieuwe e-mailoplossing Verse: e-mailoverload milderen dankzij automatische processen die gebaseerd zijn op zakelijke analytics, met een nauwe integratie van 'sociale' communicatiemethodes zoals chat, blogs en wikis. Verse is simpel uitgedrukt een taak- in plaats van berichtgeoriënteerde e-mailclient.

IBM is trouwens niet het enige bedrijf dat een "minder vervelende inbox" tracht te ontwikkelen. Google en Microsoft proberen hetzelfde, respectievelijk met Inbox en Clutter. Maar helemaal vergelijkbaar zijn ze niet. Inbox is voorlopig alleen beschikbaar als mobiele app en momenteel nog niet standaard uitgerold voor de zakelijke variant van Gmail, terwijl Clutter een soort automatische opkuisfilter is die je expliciet moet inschakelen en op de werking waarvan de individuele gebruiker verder weinig invloed heeft.

Twee klikken

In een 'gewone' e-mailclient komen e-mails hapsnap binnen, zonder plan of structuur. We verliezen alleen al veel tijd om manueel in te schatten wat heel belangrijk, vrij belangrijk, onbelangrijk en ongewenst is. En dan hebben we nog niet gereageerd of bijvoorbeeld een binnenkomend bericht in een taak omgezet.

De ontwerpers van Verse stelden zich tot doel dat elke actie je niet méér dan twee klikken mag kosten. Het maakt niet uit of het over e-mail, chatting, video conferencing, het beheren van uw agenda of het delen van bestanden gaat.

Dat is wel te verstaan het uiteindelijke doel, dat in de eerste versie nog verre van wordt gehaald. Verse suggereert nu al zelf na een leerperiode welke afzenders belangrijk zijn voor de gebruiker. Aan de hand van pictogrammen en kleuren benadrukt het de 'belangrijke' mails méér. Niet-relevante mails waarin iemand je in cc: heeft gezet, kun je wegvinken zodat ze jouw inbox niet verstoppen.

Watson

In de nabije toekomst zal IBM's cognitieve technologie Watson geïntegreerd worden in Verse. Dit zal de e-mailclient veel intelligenter maken. Verse zal dan bijvoorbeeld in een grafische vorm kunnen tonen hoeveel e-mails je ontvangt van je bazen, collega's, klanten en anderen.

E-mails kunnen in de toekomst automatisch volgens belangrijkheid gerangschikt worden op basis van hun inhoud. Of de software zal een andere, zachtere formulering suggereren wanneer je een e-mail van een collega omwille van tijdsgebrek of stress kortaangebonden dreigt te beantwoorden.

Watson zal zelfs concrete antwoorden kunnen versturen wanneer een klant een vraag stelt aan een collega die "out of office" is. Het zal daarbij alle beschikbare bedrijfsinformatie gebruiken om het juiste antwoord te vinden.

Gesegmenteerde zoeken

Je kunt ook in Verse als je dat wenst nog altijd de "documenten en mappen"-methode gebruiken om jouw e-mails te klasseren. Maar de ontwerpers maken zich sterk dat je snel de voorkeur zult geven aan de gesegmenteerde zoekfunctie van Verse om informatie virtueel in te delen.

Dergelijke "faceted search"-indeling ken je vast al van e-commercesites zoals CoolBlue of Zalando, waarbij je naar producten zoekt op basis van een beperkt aantal parameters zoals kleur, prestaties of afmetingen.

In plaats van voor kleren of laptops doet je dat in Verse voor e-mails (en andere elektronische informatie zoals bestanden, conversaties, agenda-items etc.). Je hoeft dus niet door een ellenlange lijst van berichten te scrollen, maar kunt die vooraf beperken met zoekcriteria zoals onderwerp, afzender of datum. Maar ook bijvoorbeeld urls of attachments kun je op die manier direct terugvinden, zonder dat je eerst een omweg moet maken via de e-mail(s) waarin ze staan.

Taakgericht

Berichten kan men direct omvormen tot taken of afspraken. De interface toont onderaan trouwens een soort lint waarin je direct ziet wanneer er nog tijd vrij is in jouw agenda of de agenda van jouw groep of bedrijf (wanneer je een meeting of chat met derden wil inplannen).

Van taken die je aan anderen toewees, zie je in Verse onmiddellijk hoever het ermee staat. De software is locatiebewust en toont automatisch de tijdzone van jouw contact, zodat je weet wanneer je ten vroegste een antwoord mag verwachten (of wanneer je beter geen chat opstart).

Bijvoegsels kan men onmiddellijk binnen de organisatie delen. Ze worden dan in de IBM SmartCloud opgeslagen; anderen binnen of buiten de organisatie kunnen de bestanden daarna afhankelijk van de toegewezen rechten hergebruiken zonder dat dit extra opslagruimte vergt.

Ontvang je een e-mail met informatie die interessant is voor anderen binnen de organisatie dan kun je daarvan direct een blog of wiki publiceren zodat ook jouw collega's er hun voordeel mee kunnen doen.

Interface

In de praktijk is Verse een extensie van en alternatieve interface voor IBM Connections. Om de transitie zo soepel mogelijk te maken, blijft de bekende Connections OneUI ("Project Vulcan") 2.1 behouden.

Via een kleine link getiteld "Open IBM Verse" kan de gebruiker de nieuwe Verse UI activeren. Voorlopig werkt die alleen voor het e-mailgedeelte. Opent men andere onderdelen van Connections dan keert de 'oude' UI terug.

Klik je vandaaruit op "E-mail" dan opent eveneens de oude UI en moet men opnieuw op de "Verse"-link klikken om de nieuwe interface te gebruiken. Dat is best wel verwarrend, maar op langere termijn zal de nieuwe UI overal worden doorgevoerd.

De dubbele interface is trouwens niet voor alle gebruikers een probleem. Een en ander hangt af van welke Verse- en/of Connections-onderdelen je gebruikt. Als je bijvoorbeeld uitsluitend met de commerciële of "freemium" versies van Verse werkt, zijn er die interfaceschakelingen niet. Tenzij... tenzij je ook een maandabonnement op een add-on neemt, zoals Files, de IBM-variant van cloudopslag à la Dropbox. Want ook die gebruiken nog OneUI.

Verse is momenteel alleen beschikbaar als cloudversie voor een maandelijkse bijdrage per gebruiker. Het draait in essentie zoals alle cloudoplossingen van IBM in de SmartCloud-omgeving, ooit gestart als LotusLive. IBM is wel van plan om binnen het jaar een "on-premise" versie uit te brengen die als client kan worden gebruikt voor een eigen Domino Server.

Conclusie

Verse is inzake interface een flinke verbetering voor iNotes- of Notes-gebruikers. Je mist de oude, nogal strakke interface niet als je eenmaal Verse gebruikt hebt. Helaas werkt de nieuwe gebruikersinterface momenteel voorlopig alleen maar voor e-mail. Gebruik je een andere toepassingen zoals Contacten, Chat of Files dan keer je terug naar de vorige interface. Maar Verse is méér dan een hedendaagse Google Inbox- of Microsoft Material Design-achtige interface-update voor de zakelijke software van IBM. De eerste versie is slechts een magere glimp van de ambitieuze plannen die IBM heeft om de inbox in het bijzonder en zakelijke software in het algemeen te herdefiniëren. Via het analyseren van gebruikersgewoontes en het integreren van cognitieve software (Watson) wil IBM routinematige taken zoveel mogelijk uit handen van de gebruiker nemen. Die kan zich dan concentreren op wat echt belangrijk is. Of Verse de gevreesde "information overload" echt zal kunnen verzachten, valt af te wachten. Maar de eerste, nog prille versie ziet er in elk geval heel beloftevol uit. En de IBM "road map" voor Verse heeft een agressieve timing waarbij voortdurend nieuwe features uitgerold worden zodra die voldoende getest zijn.

Prijzen

Verse only: $5 person/maand met 50GB mail, 30GB persoonlijke bestanden, profielen, bestands-viewers, dashboard, text chat en mobiele apps.

Connections Cloud S1: $10 met 50GB mail, 1TB persoonlijke bestanden, bestands-viewers, profielen, activiteiten, communities, wikis, blogs, media galerij, surveys, sociale contacten, activiteitsoverzicht ("stream"), status updates, dashboard, video chat, meetings en mobiele apps.

Cloud S2: $8 zoals S1 maar zonder ingebouwde mailclient (te gebruiken met bv. IBM Connections Plug-in for Microsoft Outlook).

De functionaliteit van Verse kan ook worden uitgebreid met "stand-alone services", bv. "Files" ($4) met 1TB persoonlijke opslag, synchronisatie, bestands-viewers, profielen en mobiele apps, of "Chat" ($2) met een rijke webclient en mobiele chat, audio-video oproepen, bestandsoverdracht, screen capture en contactenbeheer.

Bron: www.diskidee.be

Onze partners