SAP-specialist Flexso stroomlijnt zijn commerciële processen. Met de AI-tool van uman verzamelen consultants sneller klantinformatie, spelen ze beter in op de behoeften van de klant en onboarden ze vlotter nieuwe medewerkers.
In de sterk concurrentiële markt van IT-consultancy en software-integratie is het voor dienstverleners van cruciaal belang om zowel hun interne processen als hun interacties met klanten continu te verbeteren. Flexso, gespecialiseerd in SAP-implementaties en werkgever van 600 SAP-consultants, kwam daarbij voor een uitdaging te staan.
‘We zijn in de eerste plaats een kennisbedrijf’, zegt oprichter en managing partner Raf Alexander. ‘Onze consultants moeten toegang hebben tot de volledige expertise die we in de voorbije twintig jaar hebben opgebouwd. We gebruikten al tools zoals SharePoint, maar we kregen het almaar moeilijker om het overzicht te bewaren. Consultants verloren veel tijd met het zoeken naar relevante klantcases en expertise.’
Een extra collega
Om die uitdaging aan te pakken, begon Flexso drie jaar geleden met de implementatie van uman AI. In eerste instantie bleef het gebruik beperkt tot de zoekfunctionaliteit van de tool, om zo de kennisdatabase efficiënter te doorzoeken. Later kwam daar een portfolio manager bij. ‘Die helpt bij het structureren en up-to-date houden van klantcases en best practices, zonder manuele inspanning.’
Medio 2024 nam Flexso ook de AI-agent in gebruik. ‘Dankzij uman kunnen onze salesmedewerkers zich concentreren op de interactie met de klant, in plaats van tijd te verliezen met administratief zoekwerk’, zegt Alexander. Voor de ingebruikname van uman moesten consultants en salescollega’s handmatig klantcases zoeken en relevante informatie verzamelen. ‘Een tijdrovend proces, waarbij ze waardevolle inzichten soms over het hoofd zagen. Met de hulp van de AI-agent is het alsof je een extra collega hebt die je ondersteunt met relevante inzichten. Daardoor kunnen onze medewerkers zich nu sneller en beter voorbereiden op een gesprek.’
Met de hulp van de AI-agent is het alsof je een extra collega hebt die je ondersteunt met relevante inzichten
De tool verzamelt automatisch informatie uit LinkedIn-profielen, jaarrapporten en eerdere interacties met klanten. Door die data te combineren met interne kennis, krijgen salesmedewerkers en consultants niet alleen een beter beeld van de behoeften van de klant, maar ook hoe ze daarop kunnen inspelen vanuit de Flexso-portfolio. ‘De impact is enorm’, zegt Alexander. ‘Negen op de tien medewerkers gebruiken uman dagelijks, als een soort van ‘portfolio GPT’.’
Efficiëntere onboarding
Naast de optimalisering van het verkoopproces en de dienstverlening, biedt uman ook een voordeel voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Nieuwe consultants kunnen vlotter aan de slag dankzij de gestructureerde toegang tot alle relevante bedrijfsinformatie. Ze vinden zo sneller hun spreekwoordelijke draai. ‘Vroeger nam dat proces enkele jaren in beslag, nu nauwelijks enkele maanden. De productiviteit ligt hoger vanaf dag één.’
Een concreet voorbeeld hiervan is de expansie van Flexso in Nederland. Hoewel het team daar niet kan bogen op twintig jaar ervaring, moet het wel hetzelfde uitgebreide portfolio presenteren bij klanten. ‘Voor die medewerkers is de tool van onschatbare waarde, omdat hij hen helpt snel op één lijn te komen met de collega’s in België.’
Geen blind gebruik
Hoewel de adoptie van uman soepel verliep, benadrukt Raf Alexander het belang van governance en training. ‘Je kan AI niet zomaar loslaten op een ongestructureerde database. Daarom hebben we content owners aangesteld die ervoor zorgen dat ons portfolio scherp blijft. Tegelijk moet je de medewerkers begeleiden in het effectieve gebruik van de tool. We zijn ervan overtuigd dat AI een cruciale rol zal blijven spelen in de toekomst van onze sector. Het vertrouwen in de tool groeit met de tijd, en naarmate onze AI slimmer wordt, kunnen we onze klanten nog beter ondersteunen.’