In een logistiek proces blijft de douaneaangifte vaak een erg onvoorspelbare factor. Maar of een aangifte twee minuten duurt of twee uur, maakt voor de transporteur wel een wereld van verschil. Een AI-toepassing van Customaite neemt die stressfactor weg bij DB Schenker.
‘Douanespecialisten zijn moeilijk te vinden’, zegt Chris Clayton, hoofd Business Improvement Customs Europe bij DB Schenker. ‘En de specialisten die je hebt, zijn tot 80% van hun tijd met databeheer bezig, niet met douanezaken. Ze zijn in de weer met papier, fluostiften en rekenmachines. Ze tellen cijfers bij elkaar op en typen het resultaat in vakjes. Kortom: totaal niet het werk dat je die hoogopgeleide specialisten wil laten doen.’
AI zonder training
DB Schenker – een logistiek bedrijf met een historiek van ruim 150 jaar – ging daarom op zoek naar een AI-toepassing om zijn douanespecialisten bij te staan. Die oplossing vond het bedrijf bij Customaite, de human-assisted AI-oplossing voor douane-administratie van het Belgische AE.
Customaite haalt de juiste informatie uit douanedocumenten, ongeacht in welk formaat of met welke lay-out ze zijn opgesteld. Bij klassieke herkenningssoftware moet je de toepassing eerst trainen met alle mogelijke versies en vormen van de documenten, zodat ze die later kan herkennen. ‘Maar wij hebben duizenden eenmalige klanten per jaar’, zegt Chris Clayton. ‘Daar kun je een oplossing onmogelijk op trainen. Customaite vraagt dat ook niet. We konden direct aan de slag.’
Meer productiviteit
Intussen maakt DB Schenker gebruik van Customaite in twaalf landen. ‘Natuurlijk was er soms wat argwaan’, zegt Clayton, maar hij had een rake repliek. ‘Je kunt niet beweren dat je niet graag met een Porsche rijdt, als je dat nog nooit eerder hebt gedaan.’ Communicatie bleek de sleutel tot succes. ‘Wanneer je uitlegt hoe je erin slaagt een douanegifte van twee uur uit te voeren in enkele minuten, dan heb je de aandacht van de mensen wel meteen vast.’
‘Europa legt extra werk op, maar de klant wil daar niet extra voor betalen. AI lost dat voor ons op’
De verhoogde productiviteit die Customaite biedt, is wat de sector al langer zoekt, zo blijkt. Door de invoering van NCTS fase 5 (New Computerised Transit System) binnen de EU, neemt de werkdruk voor de douanespecialisten alleen maar toe. ‘Europa legt nieuwe regels op, waardoor we er werk bij krijgen’, legt Chris Clayton uit. ‘Maar de klant wil daar natuurlijk niet extra voor betalen.’ Het gebruik van Customaite laat DB Schenker toe de extra werklast met het bestaande team aan te kunnen.
Minder tijdsdruk, hogere kwaliteit
Concreet steunt Customaite op intelligent document processing. De extractiemodellen bouwde AE hiervoor zelf, in combinatie met NLP (Natural Language Processing) en OCR (Optical Character Recognition). ‘Er komt geen magie bij kijken’, lacht Chris Clayton. ‘Het gaat erom de juiste data uit de documenten te halen: de tariefcode, het land van oorsprong, dat soort dingen.’
Voor DB Schenker is het vooral belangrijk dat de toepassing meer voorspelbaarheid biedt. ‘We weten nu dat een aangifte twee tot tien minuten in beslag neemt, in plaats van twee minuten tot drie uur. Daardoor zijn er geen abnormale pieken meer in het werk en kunnen we de teams veel beter plannen. Er is minder tijdsdruk bij de medewerkers. Dat zorgt ervoor dat ze zich nog meer kunnen focussen op de kwaliteit van hun werk, ondersteund door technologie die automatisch mogelijke fouten signaleert.’
Snel antwoord op nieuwe wetgeving
De verwachting is dat Customaite zal helpen om flexibeler in te spelen op veranderingen in de wetgeving. ‘Tot nu toe mocht je Noorwegen binnen met je lading en moest je de douaneaangifte binnen de tien dagen afronden. Vanaf 2026 moet de aangifte aan de grens gebeuren, maar wil je natuurlijk niet dat je chauffeur daar telkens twee uur voor moet wachten. Dat soort vraagstukken lost Customaite meteen voor ons op, zonder vertraging.’