Congruity360 decimeert databergen van een miljard naar duizend files

Bedrijven kijken tegen almaar grotere volumes ongestructureerde data aan, zoals opnames van videovergaderingen, presentaties en chatconversaties. Congruity360 speelt daarop in met tools voor unstructured data.

Het kantoor van Congruity360 bevindt zich in Fall River, een uur rijden van Boston, op de grens met Rhode Island. We ontmoeten COO Mark Ward in het kader van de IT Press Tour. Ward is een ancien in de sector. Hij was destijds een van de eerste medewerkers van EMC (nu Dell-EMC) en groeide er door tot chief marketing officer. Daarna werkte hij voor diverse start-ups die hij mee naar een overname begeleidde. Sinds een jaar is hij aan de slag bij Congruity360.

Kosten en compliance

De uitdaging waar zowat elke organisatie vandaag voor staat, is de ongebreidelde toename van het datavolume – en dan met name van ongestructureerde data. Grosso modo gaat bij zeven op de tien bedrijven zowat een derde van het IT-budget naar dataopslag, stelt Congruity360, dat een end-to-end oplossing voor datamanagement ontwikkelde. Het gekke daarbij is dat organisaties nauwelijks weten wat er zich in die grote volumes ongestructureerde data bevindt. Tegelijk kijken ze de komende twee jaar tegen een verdrievoudiging van het datavolume aan.

‘We focussen op de ongestructureerde bestanden’, zegt Mark Ward. ‘Niet alleen om hun impact op compliance onder controle te houden, maar evenzeer om de kosten beter te beheersen.’ Het maakt de uitdaging waar Congruity360 zijn klanten bij helpt heel helder: ze slaan beter uitsluitend de écht waardevolle data op. Maar dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan.

‘Dat is precies het inzicht dat we willen brengen’, zegt Ward. ‘Hoeveel snapshots heb je van iets? Weet je wanneer een medewerker een vijf jaar oud bestand voor het laatst heeft geopend? Al die Teams-vergaderingen die je tijdens corona hebt opgenomen, moet je die allemaal blijven bewaren?’ De meeste bedrijven kunnen dat soort vragen niet beantwoorden. ‘En dus hebben ze ook totaal geen controle. Ons uitgangspunt is: doe meer met minder. En geloof me, dat hoort de CFO graag.’ (lacht)

Geen ‘mad science’

De manier waarop Congruity360 daarvoor te werk gaat, is volgens Mark Ward geen mad science. ‘Eigenlijk is onze aanpak vrij eenvoudig’, klinkt het. ‘We gebruiken AI om alle elementen in een chaotische dataset te identificeren, te classificeren en aan elke dataklasse een workflow te koppelen. Het resultaat levert meteen een kostenbesparing op.’ Eén van de acties is het verwijderen van overbodige of achterhaalde data, maar evengoed gaat het om opslaan of encrypteren. ‘Door data bijvoorbeeld op een ander type opslag te plaatsen, kun je de kosten al terugdringen.’ Elke actie is gedocumenteerd en dus auditeerbaar, waardoor de tool ook bijdraagt aan compliance en data governance.

‘Een advocatenkantoor uit Boston wilde weten waar zijn kritische data zich bevonden en hoe het zijn klantendata beter kon beheren’, geeft Ward als voorbeeld. Het ging om 1 petabyte (1.000 terabyte, nvdr) aan gegevens. De oplossing van Congruity360 bracht onder meer alle data van zeven jaar en ouder samen: de termijn die het kantoor hanteert om gegevens als achterhaald te beschouwen. Congruity360 deed dat niet via tijdsintensieve data crawling, maar veel sneller: via native API’s die rechtstreeks naar de bron gaan van applicaties als M365, Box of Google.

Minder snapshots

Een tip die Mark Ward alvast meegeeft, is om selectiever om te gaan met de opslag van snapshots. ‘Waarom zou je een snapshot bewaren van een situatie van pakweg twee jaar geleden’, zegt hij. ‘Dat is nergens voor nodig. Hou heel secuur de snapshots bij waarmee je één of twee maanden terug in de tijd kan gaan. Alleen al daarin zit een mooie besparing op opslagkosten die tot 40 à 50 procent kan oplopen.’

Een ander belangrijk aandachtspunt in het hele dataverhaal is security. ‘Het gaat erom te weten wat je aan data in huis hebt, wat daar de waarde van is en dat correct te beheren’, zegt Ward, ‘maar vervolgens ook om de data op de juiste manier te beveiligen.’ Congruity360 omvat daarom ook een oplossing voor Data Security Posture Management (DSPM). ‘Zo begeleiden we een bedrijf van een miljard naar duizend files. Maar wel de juiste bestanden én met de passende security en data governance.’