Crop’s is als internationale speler actief rond diepvriesgroenten en -fruit en kant-en-klare maaltijden. Dankzij een op maat gemaakte digitale flow verlopen de communicatie en bedrijfsprocessen binnen het bedrijf flexibeler en efficiënter.
Crop’s ontwikkelt jaarlijks zo’n driehonderd producten. Door de vele locaties en betrokken rollen ontstaat daarbij telkens een complexe stroom van communicatie, beslissingen en vervolgacties. De complexiteit van de ontwikkeling van nieuwe producten schuilt volgens Crop’s in de processen. Sven Nys, CIO bij Crop’s, licht toe: ‘Crop’s beschikt wereldwijd over verschillende verkoopkantoren en productiefaciliteiten, naast een centraal coördinatiepunt. Binnen elk proces zijn afdelingen als R&D, finance en supply chain betrokken. Tot voor kort verliep de communicatie hoofdzakelijk via e-mails en Excel-bestanden. Maar we voelden meer en meer een behoefte aan centralisatie, transparantie en structuur.’
Bedrijfsanalist Boris Van de Loock wijst op het belang van integratie: ‘Ons doel bestond erin om de data rond elk project samen te brengen en op het juiste moment aan de juiste personen ter beschikking te stellen. Een centraal dashboard biedt de nodige flexibiliteit en maakt ook een eenvoudige onboarding mogelijk.’
Stoplichtsysteem
Crop’s zette samen met softwarepartner Ometa een NPI-portaal op (New Product Introduction). Alles start er met dataverzameling. ‘Medewerkers noteren hun ideeën digitaal. Daarnaast haalt het portaal bestaande data op uit bronnen als SharePoint en SAP. Onze experts valideren die data: willen en kunnen we een bepaald product realiseren, en waar gaan we dat doen? We definieerden daarbij zeven poorten, zoals receptscreening en capaciteitsscreening. Elke poort heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en goedkeuringen.’
‘Met een stoplichtsysteem ziet iedereen in één oogopslag welke stappen en poorten al dan niet gevalideerd zijn’, stelt Boris Van de Loock. ‘Daarnaast beschikken we over een gedetailleerd dashboard dat een fijnmaziger overzicht biedt, inclusief links naar alle documenten en bevindingen.’ Het portaal bevat een chatfunctie. ‘Dat helpt om het mailverkeer te verminderen. Wie als back-up fungeert voor een teamlid, ontvangt zo toch ook alle relevante informatie.’
Integratie met SAP
Op basis van de samenwerking en goedkeuringen in de voorafgaande fasen, volgt de creatie van een MAF (Material Acceptance Form). Dat toetst het product aan de vooropgestelde specificaties en kwaliteitseisen. ‘De MAF-flow is rigider dan de voorafgaande fasen. Alle samenwerkingsgegevens stromen automatisch door naar SAP, zonder dat de medewerkers SAP handmatig moeten openen. Die automatisering garandeert correcte, actuele data, zonder extra werkdruk voor de medewerkers.’
Volgens Boris Van de Loock blijkt de gedigitaliseerde aanpak veel effectiever. ‘Ze zorgt ervoor dat we alle fasen binnen het ontwikkelingsproces gestructureerd doorlopen. Dankzij de automatische aansturing voeren alle medewerkers hun taken op het juiste moment uit: niet te laat, maar ook niet te vroeg. Voorheen circuleerden er herinneringsmails, omdat de ene afdeling niet kon starten, bijvoorbeeld omdat een andere divisie de nodige data nog niet had aangeleverd. Nu lanceren we taken pas wanneer alle benodigde data beschikbaar zijn.’
De gestructureerde aanpak biedt ook voordelen op het vlak van traceerbaarheid. ‘Elke fase is gedocumenteerd op één centrale locatie. We kunnen dus snel bottlenecks opsporen of bij een volgende productontwikkeling bepaalde stappen onmiddellijk oproepen. We slaagden erin om de efficiëntie te verhogen: onze mensen besteden minder tijd aan registraties, mailkettingen met vragen of opzoekwerk. Iedereen heeft toegang tot de relevante informatie, terwijl we niemand nodeloos bij een fase betrekken.’