Een blik achter de IT-schermen van de ‘meest digitale Olympische Spelen ooit’

Ruim 4,5 jaar naar dat ene moment toewerken waarop ineens 20 miljoen gebruikers rekenen op je IT-infrastructuur: zo zien de Olympische Spelen van de IT-afdeling er uit.

Al meer dan 35 jaar is Atos een belangrijke partner van de Olympische Spelen. Maar 7 augustus 2024 blijkt wel de eerste keer dat de IT-integrator het aandurft om de pers uit te nodigen om het Technology Operations Center (TOC) ‘live’ te komen bewonderen, terwijl de laatste dagen van de Spelen aanbreken. Maar Patrick Adiba, CEO Major Events bij Atos, lijkt er gerust in wanneer hij de deuren van ‘zijn’ Technology Operations Center in Parijs opengooit. ‘Sinds 1992 – toen we de IT-partner van de Olympische Spelen in Barcelona werden – hebben we binnen Atos een Major Events afdeling. Daar in Barcelona is ons Central Technology Operations Center. Ondertussen zijn daar Madrid en dus ook Parijs bij gekomen’, zegt Adiba.

‘We gebruiken voor elk sportevenement altijd alle technologie die op dat moment beschikbaar is. Uiteraard is de evolutie enorm geweest. In 1992 waren het zowat enkel pc’s, kabel en lokale servers die we moesten voorzien. Die scope is alleen maar uitgebreid tot de fully connected Spelen zoals we ze nu meemaken,’ klinkt het met enige trots in zijn stem. Die ‘Major Events’ omvatten trouwens naast de Olympische en Paralympische Spelen – die komen er de komende weken nog aan – ook de European Games en de UEFA-competities zoals eerder in deze sportzomer nog het Europese voetbalkampioenschap.

Complexiteit

Het valt ons meteen op hoe geroutineerd – of misschien beter geformuleerd: hoe matuur – de IT-organisatie achter de Spelen overkomt. Allicht niet toevallig: heel wat mensen draaien ondertussen ook al heel lang mee én werken al jaren nauw samen. Adiba zelf, maar ook zijn ‘rechterhand’ bij het International Olympic Committee: John Giancarlo, met als ronkende jobtitel Associate Director Olympic Games Technology & Energy. Zeg maar de ‘liaison’ van Atos bij het IOC. ‘Ik werk al sinds 2004 met Patrick samen’, zegt Giancarlo. ‘We weten bij het IOC ondertussen dat ze alle stakeholders – van atleten, media, sponsors en partners tot bezoekers, technische crew en allerlei logistieke leveranciers toe – perfect kunnen bedienen. Dat klinkt misschien logisch, maar dat is het absoluut niét. De complexiteit van dit evenement is zo hoog: van registratie en accreditatie tot tijdsmetingen, en dat voor zoveel verschillende stakeholders en doelgroepen. Dit gaat niet meer om business as usual of ‘gewone’ bedrijfstoepassingen. Het is één groot project management’, aldus de technologieverantwoordelijke bij het IOC. ‘En met 20.000 geregistreerde journalisten staan de kranten meteen vol van zodra er iets foutloopt’, lacht Adiba.

Centrale hub

Die complexiteit van verschillende stakeholders vertaalt zich ook in de eigenlijke IT-architectuur. Atos neemt als ‘exclusieve IT-partner’ de rol van IT-dienstenleverancier en – vooral – integrator op zich. ‘We brengen mensen, processen en technologie samen in een systeem waarin alles op elkaar inspeelt: een echte centrale IT-hub voor alles’, vertelt Nacho Moros, COO van Major Events bij Atos, ons. In totaal goed voor meer dan 150 kritische IT-applicaties. Een belangrijk deel is het zogeheten ODS, wat staat voor Olympic Diffusion System. Dat omvat onder meer alle resultaten van de atleten en competities. Voor de eigenlijke ‘chronometer’ en alle tijdsregistraties is Omega verantwoordelijk. Die data worden continu in het platform van Atos geïnjecteerd. ‘In welgeteld 0,35 seconden worden alle tijdsregistraties en verwante gegevens vanuit ons platform doorgegeven aan het CIS: het Commentator Information System oftewel het systeem waarmee alle live commentatoren van de verschillende omroepen aan de slag gaan’, zegt Christophe Thivet, de Chief Integrator Officer voor Parijs 2024. Dat gaat toch om in totaal 1.900 systemen verspreid over verschillende locaties.

‘Alle andere datadiensten – bijvoorbeeld datafeeds voor media zoals France TV, Reuters of NBC – krijgen die info pas na 2,35 seconden doorgestuurd’, klinkt het. Dat geldt ook voor de webapplicaties, en diensten zoals My Info en de apps van de Spelen. ‘De surfcompetitie in Tahiti was op dat vlak wel een speciale uitdaging’, lacht Thivet, ‘gezien het tijdsverschil (12 uur tijdverschil met Parijs, nvdr.), de latency van maar liefst 240 ms en natuurlijk ook de afstand (15.720 km in vogelvlucht, nvdr.).

Een IT-hub voor de Olympische Spelen

Meer dan alleen maar tijdsopnames en resultaten

Maar voor we aan tijdsopnames toe zijn, gaan er heel wat meer processen vooraf. Accreditatie bijvoorbeeld. ‘In totaal gaat het voor Parijs 2024 over 600.000 accreditaties’ zegt Nacho Moros. ‘Die accreditatie is gelinkt aan alles, aan fysieke security uiteraard maar ook aan alle IT-systemen. Wanneer een atleet zich kwalificeert voor een volgende ronde, moet een accreditatie aangepast worden, om maar een voorbeeld te geven. Maar uiteraard bepaalt de accreditatie ook de toegangsniveaus van alle andere stakeholders: complexiteit dus’, aldus Moros.

‘Daarnaast is de inplanning van vrijwilligers ook een zeer belangrijk en niet te onderschatten aspect’, gaat Moros verder. De Spelen draaien immers voor 90% op vrijwilligers, horen we van de CEO. Atos ontwikkelt de nodige applicaties zelf, maar doet wel beroep op externe partijen. Dat zijn uiteraard om te beginnen de veertien andere (technologie)partners – Panasonic, Intel, Samsung, Deloitte en Omega om er enkele te noemen, waarbij Atos de orchestratie en integratie verzorgt.

Maar onder de radar wordt er met veel meer externe partijen samengewerkt. En ja, daar horen hier en daar ook Belgische start-ups bij. Om een voorbeeld te geven grijpen we even terug naar die vrijwilligers. OnShift – een personeelsplanning-API op basis van AI van de Gentse software startup Solvice – wordt door Atos ingezet om de werkroosters van 45.000 vrijwilligers te beheren. De applicatie gebruikt data over elke vrijwilliger, zoals hun taal, locatie en geslacht, maar ook de functies die ze moeten vervullen. OnShift verwerkt deze gegevens en stuurt een optimaal rooster terug naar de applicatie. Die 45.000 vrijwilligers onderbrengen bij maar liefst 150.000 evenementen is een waar huzarenstuk volgens Bert Van Wassenhove, CEO van Solvice. ‘Onze oplossing heeft goed gepresteerd. Alle vrijwilligers werden naar tevredenheid ingepland’, klinkt het. Een typische planning met OnShift duurt een paar minuten waar het berekenen van de optimale planning voor hetzelfde aantal mensen meer dan… vijf dagen duurt als het door een mens zou gedaan worden. Ondanks de complexiteit van het roosterprobleem was er wel nog ruimte voor aanpassingen en beleidswijzigingen nadat de eerste versie van het rooster was gemaakt. ‘De uitdaging is enerzijds wiskundig, maar anderzijds ook om de vrijwilligers een rooster aan te bieden dat haalbaar en praktisch is en in lijn met het beleid van de organisatie. Je wilt niet iemand die in de buurt van Parijs woont naar een evenement in Marseille sturen. Het was ook een expliciet verzoek van de organisatie om teams te hebben die evenwichtig zijn samengesteld uit mannen en vrouwen’, aldus Van Wassenhove.

Digitaal maar ook inclusief

Dat horen we ook van Christophe Thivet. ‘Diversiteit, sustainability, toegankelijkheid én veel meer aandacht voor het digitale en de mobiele apps: dat waren de speciale eisen die Parijs voor ons had.’ De digitale opdracht lijkt alvast geslaagd. ‘Definitieve cijfers volgen later nog, maar het gebruik van digitale kanalen is ronduit fenomenaal gebleken. Maar liefst 200 miljoen mensen gebruiken momenteel de digitale applicaties’, zegt Thivet. Voor de toegangstickets is er zelfs een aparte app.

‘Al onze applicaties draaien ondertussen ook volledig in de cloud. Dat was vroeger wel wat anders toen we grote server rooms nodig hadden om applicaties in de lucht te houden. Dat is ook een stukje sustainability’, voegt John Giancarlo van het IOC toe.

Thivet heeft het verder ook over de extra uitdaging waar de IT-teams mee te kampen. ‘Het uitstel van de vorige Spelen heeft ons parten gespeeld. Dat maakte dat we minder tijd over hadden om deze Spelen voor te bereiden op technisch vlak.’ Maar liefst 4,5 jaar voor elke editie wordt het hele IT-traject al opgestart, te beginnen met het opzetten van een testlab voor alle systeeminfrastructuur. ‘We doen enorm veel testing. Je wil uiteraard niet dat een competitie niet kan plaatsvinden of dat er gewoonweg fouten gebeuren. Voornamelijk in Spanje doen we die testing. Belangrijk aandachtspunt is dat we zoveel verschillende sportsessies in parallel moeten verwerken. Tot op vandaag (7 augustus, 15u nvdr.) hebben we al ruim 600 sessies verwerkt. Dat zijn er ongeveer 60 per dag, waarbij dus veel simultaan gebeurt. Dat is toch wat ons onderscheidt van andere grote sportevenementen’, meent Thivet. ‘En waarom we de IT van de Spelen verder ook niet business as usual noemen? Omdat we 4,5 jaar lang opbouwen naar iets wat van bij de opening ineens 20 miljoen gebruikers aantrekt. Dat is uniek in IT. Meestal bouw je iets, voeg je langzaamaan gebruikers toe en schaal je nadien je infrastructuur op naarmate het gebruik toeneemt. Wij hebben 4,5 jaar lang géén gebruik en dan vanaf dag 1 moet alles er ineens staan’, aldus nog Thivet.

Loopt er dan nooit iets mis?

‘Tuurlijk zijn er soms problemen’, zegt de CEO zelf. ‘Er zijn altijd wel wat problemen die plotseling opduiken. Vaak is dat bij wat wij key dependencies noemen zoals stroomvoorziening of soms ook technologie. Belangrijker voor mij is hoe snel we het oplossen’, zegt Adiba.

‘Wat we deze Spelen al meegemaakt hebben zijn wezels en konijnen die knagen aan knabbels. En overlast door mieren’, lacht Thivet. ‘Maar er is ook altijd een risico op IT-pannes. De fameuze Crowdstrike-panne heeft ons ook getroffen. Plotseling werkten op enkele dagen voor de start van de Spelen de pc’s van het ‘Commentator Information System’ niet meer. We hebben direct actie ondernomen en konden het probleem ook snel weer oplossen.’

Eén invulveld te veel veroorzaakte de Crowdstrike-panne

24/7 monitoring

Thivet neemt ons op sleeptouw naar het eigenlijke TOC, het Technology Operations Center: een ruimte vol pc’s en vooral schermen vol statistieken en waarschuwingen. Zelf foto’s maken mogen we niet. Maar we kunnen wel meekijken naar de ‘alerts’ en ‘notifications’ waar de medewerkers op dat moment naar kijken. Dat zijn enkele honderden Atos-mensen, maar ook de andere technologiepartners die de analyses doen. In shiften trouwens: 24/7 wordt alles in het oog gehouden.

Op de schermen monitort het team in real time de meest kritieke gebeurtenissen die zich op een wedstrijdlocatie kunnen voordoen. Dit omvat ook het monitoren van IT-incidenten, die op ernst worden ingedeeld. Vooral incidenten van ernst één en twee worden in de gaten gehouden om ervoor te zorgen dat alles tijdens de wedstrijden soepel verloopt.

Ons oog valt op twee incidenten, maar Thivet is er gerust in. ‘Er is een speaker defect in de locatie in Rijsel, die vervangen we tegen morgen.’ En dat tweede incident? ‘Verlies van redundantie op een systeem. Dit heeft geen impact op het verloop van de wedstrijd, maar moet wel hersteld worden meteen na de wedstrijd. Kijk, dit is IT. Dit is vergelijkbaar met problemen die zich kunnen voordoen op gewone werkstations, zoals kleine stroom- of hardwareproblemen.’

Hoe zit dat met cybersecurity?

Wat we bewust niét te zien krijgen is het achterste deel van de zaal: het Security Operations Center. Dezelfde opstelling, maar dan volledig toegespitst op cybersecurity. Met zoveel data en technologie die non-stop circuleert om de Spelen te kunnen realiseren, stel je je wel de vraag hoe die beschermd worden. Maar Benoit Delpierre, Deputy Chief Technology Officer van het Paris 2024 project bij Eviden laat niet bepaald in zijn kaarten kijken. Zijn er bijvoorbeeld extra veel aanvallen? Al dan niet geopolitiek geïnspireerd? ‘Cijfers of trends over incidenten, daar wachten we liever mee tot het einde van de Spelen. Wel hebben we veel DDoS-aanvallen gezien, maar dat hadden we ook wel verwacht. Onze prioriteit is hoe dan ook het onmiddellijk lam leggen van aanvallen. Het analyseren doen we achteraf wel. Zorgen dat de Spelen kunnen blijven doorgaan en de operations niet stilvallen: dat is sowieso dé grote focus van het cybersecuritybeleid’, zegt Delpierre. Met opvallend kleine, rode oogjes trouwens: ‘Sorry, ik heb net een nachtshift achter de rug’. Het zegt wel iets over de betrokkenheid en gedrevenheid van het hele team – tot aan de top toe – om dit project te doen slagen.

Goud voor IT?

Heeft IT dan uiteindelijk recht op een extra gouden medaille? Met de laatste speeldagen in het verschiet, durft CEO Patrick Adiba toch al even terugblikken ook. ‘Dit is geen oefening in technologie, dit is een zoektocht naar de perfecte balans tussen de juiste mensen, de tech die we gebruiken en de processen. Onze teams hebben zoveel toewijding en passie getoond om de technologie voor de Parijse Olympische en Paralympische Spelen van 2024 vlekkeloos op te leveren. We kunnen ons geen betere omgeving voorstellen om onze expertise in digitale transformatie te laten zien’, klinkt het in lovende woorden. Meteen krijgen we ook het antwoord op de vraag waarom Atos hier zo hard op inzet. ‘Voor ons is dit een business accelerator. Als klanten dit zien, weten ze dat je het ook voor hen kan uitvoeren. Heel simpel, het verlaagt de salescyclus’, vat Adiba de zakelijke logica achter de grootschalige sportondersteuning samen.

Een digitale blik achter de schermen van Euro 2024