Manager besteedt 10 jaar van zijn carrière aan e-mail

Uit een recente studie die de Engelse businessschool Henley uitvoerde in opdracht van Plantronics, blijkt dat de impact van e-mail op de productiviteit van managers enorm is. Uitgedrukt in cijfers besteedt een manager zowat 10 jaar van zijn carrière aan het lezen en versturen van e-mail.

Uit een recente studie die de Engelse businessschool Henley uitvoerde in opdracht van Plantronics, blijkt dat de impact van e-mail op de productiviteit van managers enorm is. Uitgedrukt in cijfers besteedt een manager zowat 10 jaar van zijn carrière aan het lezen en versturen van e-mail.

Hoewel uit de studie niet geheel onverwacht naar voor komt dat managers vrij veel tijd besteden aan telefoongesprekken en meetings, blijkt e-mail de grootste spons te zijn in het tijdverbruik. 61 procent van de ondervraagde managers uit diverse sectoren, zegt meer dan twee uur per dag bezig te zijn met het verwerken van e-mails – het equivalent van 10 jaar in een gemiddelde loopbaan. Redelijk dramatisch is dat 31 procent van de ondervraagden zegt dat meer dan de helft van de e-mails irrelevant zijn – spam nog niet eens meegerekend overigens. Ongeveer de helft van de managers beantwoordt e-mails meteen, terwijl de anderen een afweging maken naar prioriteit of relevantie.

Eén enkele e-mail genereert bovendien maar al te gauw een hele discussieflow met als resultaat vier tot zes gerelateerde extra mails in de inbox. Een senior manager bij een Amerikaanse contentprovider legt uit: “Het is niet het medium dat een probleem is, maar de manier waarop het gebruikt wordt. Sommige werknemers in ons bedrijf weten niet meer dat ze voor sommige problemen ook gewoon even kunnen telefoneren in plaats van te ‘chatten’ via e-mail. Het is zelfs al zo erg dat sommigen ingewikkelde telefonische discussies liever via e-mail voeren. Dat is gewoon bad practice.”

Kappen met e-mail dus? Toch niet: de studie toont anderzijds ook aan dat e-mail net als alle andere ict-middelen wel degelijk een positief effect op de besluitvorming en het delen van informatie kan hebben – op voorwaarde tenminste dat het medium correct gebruikt wordt en niet als een volwaardig substituut voor de telefoon. Met name voor interne aangelegenheden, stellen de onderzoekers dat het merendeel van de e-mails gewoon overbodig zijn. In hun opmerkingen formuleren heel wat ondervraagden ook dat één simpel en kort telefoontje vaak een einde maakt aan oeverloze e-maildiscussies.