Vrijdag is het e-mailloze vrijdag, de achtste editie intussen. Eén dag lang proberen tal van organisaties en bedrijven e-mail zoveel mogelijk te bannen van de werkvloer. “Wie actief deelneemt, ervaart zelf hoe mail de volledige werkdag heeft ingepalmd”, zegt initiatiefnemer Gunnar Michielssen.
“Dat e-mail naast alle voordelen ook perverse effecten heeft, zal niemand ontkennen”, oppert communicatieconsultant, trainer en auteur Gunnar Michielssen. “Maar in grote bedrijven ontvangt één op tien medewerkers meer dan 100 elektronische berichten per dag. Omgerekend is dat één mailtje elke 5 minuten. Voor het eigenlijke werk is nauwelijks nog tijd: dat gebeurt tussendoor, ‘s avonds en in het weekend.”
“Terwijl Outlook of Gmail ooit zijn bedacht als instrumenten om het werk efficiënter en beter georganiseerd te laten verlopen, zijn inboxen vandaag dé bottlenecks waar mensen tegenaan lopen en projecten stranden.”
Acht op tien bedrijven zou geen formele strategie hebben om het e-mailverkeer in goede banen te leiden. Michielsen: “Die bedrijven hebben geen guidelines, laat staan een formeel beleid, om het e-mailgebruik te organiseren, een houding die handenvol geld kost, zeker wanneer werknemers snel drie uur per dag met e-mail in de weer zijn. Voeg daarbij dat andere communicatiemiddelen als Skype en Sharepoint aan een snelle opmars bezig zijn, en je vraagt je af of werknemers nog tijd vinden voor het echte werk.”
De permanente onderbrekingen die het gevolg zijn van de ontspoorde communicatiecultuur, leidt volgens de communicatieconsultant tot een vreemde contradictie. “Werknemers die écht productief willen zijn, blijven liefst zoveel mogelijk thuis. Idem dito bij studenten: tijdens de blok ontvluchten die hun kot en kruipen ze samen in de bibliotheek waar het aantal afleidingen en onderbrekingen beperkt is.”
“Dankzij e-mailloze vrijdag ontdekken de deelnemers dat één dag zonder e-mail en andere vormen van elektronische communicatie erg productief kan zijn. Wie ervaart dat het e-mailloze werken de productiviteit een flinke boost geeft, springt er de andere dagen van het jaar mogelijk verstandiger mee om,” aldus Michielssen.
“De eindverantwoordelijkheid ligt bij directie en management. Als zij de productiviteit op peil willen houden, moeten ze de hand in eigen boezem steken. Te veel mailen staat niet garant voor een hoge productiviteit, maar is eerder een indicatie dat de medewerker de prioriteiten uit het oog verliest.”
