De term is brandend actueel: de moderne werkplek, ook wel bekend als de digital workplace. Maar wat is het en wie heeft er nood aan?
“Eigenlijk is het heel simpel”, zegt Patrick Viaene, Microsoft 365 Business Group Lead. “De moderne werkplek is wat de medewerker wil om resultaten te behalen op de manier die hij of zij wil.” Anders gezegd: voor iedere medewerker ziet de ideale oplossing er mogelijk net iets anders uit, al zijn er natuurlijk ook heel wat gelijklopende behoeften. Communicatie is een heel belangrijk punt, naast toegang tot documenten en de mogelijkheid om die documenten op een efficiënte manier te raadplegen, te bewerken en te delen. Daar bovenop komt voor de medewerkers nog een overkoepelende behoefte, namelijk dat ze kunnen communiceren en samenwerken op een veilige en mobiele manier.
De moderne werkplek is wat de medewerker wil.
Inzicht in behoeften
Microsoft biedt een efficiënte manier om het werkgedrag van de medewerker – en dus de noden die daaraan zijn verbonden – in kaart te brengen. “De functie ‘My Analytics’ in Office 365 houdt precies bij hoe je je dag doorbrengt”, zegt Patrick Viaene. “In zo’n rapport zie je hoeveel tijd je in vergaderingen spendeerde, hoeveel e-mails je uitstuurde, hoeveel tijd je na de kantooruren werkte, enzovoort.”
Door die informatie over de medewerkers van een afdeling of een bedrijf anoniem te aggregeren, ontstaat er via een rapport in ‘My Workforce’ een goed beeld van de globale behoeften van het hele team. “Dat biedt de mogelijkheid om vanuit de IT-afdeling heel gericht oplossingen aan te bieden”, legt Patrick Viaene uit. “Het is een aanpak die de gebruiker centraal stelt, waardoor de IT-afdeling zich perfect kan concentreren op die zaken die de medewerker echt nodig heeft.”
Meer dan e-mail
“Die analyse is de fase waarin we ons momenteel bevinden”, zegt Ruben Maddens, hoofd GIS & IT bij Stad Oostende. “In de periode 2019-2020 plannen we om de stap naar de cloud te zetten.” De bedoeling is de 700 medewerkers van de stadsdiensten en de 350 collega’s bij het OCMW te migreren naar Office 365 voor e-mail, maar daarnaast ook andere mogelijkheden van de oplossing te benutten.
“Er lopen intussen al wat testen met OneDrive”, zegt Ruben Maddens. “We bekijken nu onder meer op welke manier we die toepassing kunnen combineren met SharePoint.”
We bereiden ons voor op de stap naar Office 365.
Microsoft bundelt zijn hele aanbod voor de moderne werkplek intussen in Microsoft 365, dat naast Office 365 ook Windows 10 en EMS (Enterprise Mobility & Security) omvat. Wie in dat brede pakket door de bomen het bos niet meer ziet, doet er goed aan online de Office 365 Service Descriptions te raadplegen. Daar vind je voor iedere functie en features alle nodige uitleg.