Gedroomde efficiëntieslag bij Febelco dankzij Microsoft 365

Wie farmaceutische groothandel zegt, denkt meteen aan Febelco, de Federatie van Belgische farmaceutische coöperatieven. Als Belgisch marktleider met maar liefst 43 procent marktaandeel kan het ook niet anders. “Onze grenzeloze klantenservice maakt het verschil”, vertelt Alexander Severyns, “en dankzij interne en externe digitalisatie verwachten we onze voorsprong te behouden.”

Het afgelopen jaar lagen de Febelco kantoren er akelig verlaten bij. Verplicht thuiswerk sloeg een gigantische kloof tussen de werknemers, die plots aangewezen waren op digitaal samenwerken. Telewerk- en collaboratietools waren er gelukkig wel. De geïmplementeerde Microsoft 365-omgeving zou de oplossing gaan bieden, maar dat liep anders dan verwacht. Intensiever gebruik van het softwarepakket bracht meer vragen dan antwoorden. Hoe neem je Microsoft 365 efficiënt in gebruik? Hoe ondersteun je jouw werknemers daarin? Welke spelregels komen daarbij kijken? Na vergelijking van verschillende partijen werd naar Broad Horizon gekeken voor de antwoorden.

We blikken terug op een succesvolle samenwerking met Alexander Severyns, IT-directeur Febelco en Hanne Nollet, HR Business Partner Febelco en Wim De Schepper, Modern Workplace Manager Broad Horizon.

Waarom digitale ondersteuning cruciaal is

De coronapandemie zorgde wereldwijd voor een razendsnelle omarming van Microsoft 365. Zo ook bij Febelco waar het personeel al enige tijd toegang tot Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint had. De mogelijkheid tot efficiënte digitale samenwerking was aanwezig, maar werd niet ten volle benut door het personeel. Dat valt volgens Hanne en Alexander eenvoudig te verklaren: een gebrek aan governance en de nood aan training. Oftewel, een gebrek aan praktijkervaring toen het nieuwe softwarepakket werd geïmplementeerd.

Alexander: “We beseffen maar al te goed dat onze eigen mensen geen experts zijn op het domein. We ontbraken niet enkel kennis van de tools, maar even goed wat knowhow rond adoptie- en implementatietrajecten. Vragen rond de inrichting van de omgeving staken de kop op. Waar wil je Teams positioneren binnen de organisatie? Welke teams ga je publiek positioneren en welke privé? Wil je als organisatie ook externe partijen toelaten in Teams? Hoe richt je dat in?”

Hanne: “Digitaliseren doe je niet zomaar. Je gaat anders werken, met andere systemen aan een ander tempo. Dat vraagt ondersteuning. Vanuit mijn vakgebied (HR) keken we naar Broad Horizon voor de vorming van die ondersteuning. Hoe pak je opleidingsmogelijkheden aan en hoe maak je ze tastbaar binnen de reorganisatie?”

Gefaseerde aanpak loont

Bij de initiële implementatie van Microsoft 365 werd er weinig aandacht besteed aan de inrichting en het juiste gebruik van het pakket. Tijdens de samenwerking met Broad Horizon werden die stappen alsnog gezet.

Wim: “Op aansturen van Febelco kozen we voor een projectmatige aanpak op basis van voortschrijdend inzicht. De aftrap werd gegeven met een voortraject waarin we een kernteam samenstelden. Via verschillende workshops gingen we op zoek naar het ‘waarom’ van Microsoft 365 binnen Febelco. We bepaalden de ambities en legden de doelstellingen vast in KPI’s. Op basis daarvan stelden we een gedetailleerd plan van aanpak op, vergezeld van een onderbouwde offerte.”

Wim: “Vervolgens volgde het echte werk. In de pilootfase toetsten we op kleine schaal of het plan van aanpak overeind bleef. We namen uitgebreid de tijd om na te gaan of onze aannames klopten, stuurden hier en daar wat kleine zaken bij en stelden een leerpakket samen. Op maat gemaakt in twee talen. Vervolgens waren de Champions aan de beurt. Dat zijn de early adopters van Febelco, de enthousiastelingen rond nieuwe technologie. Hen leiden we als eersten op in het kader van promotie naar de andere werknemers toe. Via hun tomeloze inzet en het goede voorbeeld van het lijnmanagement trachtten we de hele organisatie mee te krijgen. En dat is iedere keer gelukt. Ook deze keer.”

Dankzij doorloop van vier verschillende fases – voortraject, piloottraject, champions en volledige uitrol – werd de situatie opnieuw beheersbaar en toonde Microsoft 365 haar toegevoegde waarde. Wie in de cijfers duikt, ziet enkel stijgende curves. Het gebruik van Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint door Febelco-werknemers is haast verdubbeld.

Onbetaalbare meerwaarde

Volgens een Engels gezegde is nabootsing het grootste compliment. Het is dan ook een eer te kunnen optekenen dat Broad Horizon bepaalde hervormingen binnen Febelco onbewust richting gaf.

Hanne: “Toevallig liep het traject van Broad Horizon samen met het verandertraject binnen het opleidingsaanbod van Febelco. We stelden onszelf in vraag en hebben bij de reorganisatie enorm veel inspiratie kunnen putten uit de manier waarop Broad Horizon leren en leervormen aanpakte”, vertelt ze. ” Hoe pak je opleidingsmogelijkheden aan? Hoe maak je dat tastbaar binnen de reorganisatie? We hebben bijvoorbeeld het projectleiderschap binnen het Broad Horizon-traject doorgetrokken en werken sinds kort met inspiratieplatformen, filmpjes, ask me anything sessies, enzovoort. Dus hoewel het traject rond digitale samenwerking via Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint zeer waardevol is geweest, heb ik vooral genoten van het extra laagje rond e-learning.”

Maar ook Alexander blikt tevreden terug op het afgelegde parcours.

Alexander: “Ingegeven door een gelijkaardige oefening bij een vorige werkgever vreesde ik voor aanvang van het traject dat het te theoretisch zou blijven. Een ver-van-mijn-bed-show. In de offertefase zijn we daar een aantal keer op teruggekomen en kozen we, zoals Wim reeds vertelde, voor een projectmatige aanpak met focus op het behoud van de pragmatiek. Eens we het juiste projectplan te pakken hadden, merkten we al snel op dat de rest van een leien dakje liep. Tijdens de workshops, de champions training en de pilootfase kon het plan van aanpak makkelijk gevolgd worden, gesteund door de juiste feedback op het juiste moment vanuit Broad Horizon. Met andere woorden hebben we in het begin misschien iets meer tijd nodig gehad om elkaar perfect te begrijpen, maar die moeite heeft achteraf dubbel en dik geloond. Ik zie nu een aantal teams die er veel verder mee gaan dan ik ooit had durven hopen. En dat doet enorm veel plezier. Er zijn uiteraard een aantal teams die het bij de basis houden, maar de grootste verdienste is dat heel de firma in het algemeen geen schrik meer heeft om digitaal samen te werken. Iedereen voelt zich er op zijn of haar niveau comfortabel bij.”

Wat nu?

Hoewel corona de digitale transformatie onvermijdelijk maakte, kan je ervan uitgaan dat het nieuwe normaal er is om te blijven. Ook bij Febelco zal thuiswerk, afdelings- en vestigingsoverschrijdend werken belangrijk blijven. Eén van de grootste uitdagingen daarbij wordt het bewaken van de grenzen. Hoe zorg je ervoor dat het personeel niet terugvalt in oude gewoontes?

Wim: “Dit is inderdaad geen eindig verhaal. Bij een organisatie zoals Febelco is het werk nooit klaar. Er zullen steeds nieuwe vraagstukken rond Governance of opleiding de kop opsteken, zeker gezien het product zelf ook blijft evolueren en er nieuwe toepassingen bijkomen. Maar vanuit Broad Horizon focussen we sterk op de zelfredzaamheid van onze klanten. Tot eind dit jaar staan er bijvoorbeeld Champion rally’s gepland. Dat zijn extra opleidingen voor de Champions, waardoor we de community levendig houden en waar wij zelf een minder actieve rol in spelen. Al houden we altijd wel ergens een vinger aan de pols.”