De Corona-pandemie verspreidde zich de voorbije maanden over Europa. Het eerste en hardst getroffen waren de ondernemers die van de ene op de andere dag hun zaak moesten sluiten. Voor hen moest er snel hulp komen. Binnen 10 werkdagen ontwikkelde DXC Technology een performante webapplicatie om de Corona hinderpremie aan te vragen.
De Corona hinderpremie is een bijdrage van 4000 euro om deze zeer grote groep ondernemers tegemoet te komen. Het Agentschap Innoveren & Ondernemen zette alles op alles om de ondernemers zo snel als mogelijk uit te kunnen betalen. Twee weken na bekendmaking van de maatregel door de Vlaamse regering was de applicatie beschikbaar voor de Vlaamse ondernemers.
Geen klant, maar partner
“We zijn een tevreden klant”, had Mark Andries, administrateurgeneraal van VLAIO, dan ook gecommuniceerd naar het team van DXC Technology dat de applicatie ontwikkeld heeft. Maar tijdens een digitale borrel om het snelle succes van de omzetting te vieren, komt hij daarop terug: hij voelt zich steeds minder klant. Dan zegt hij: “VLAIO is niet zomaar een agentschap voor DXC, maar een echte partner. Dat is denk ik, het gevoel dat bij ons overheerst.” Hij heeft het zelf ervaren door de dagelijkse digitale status briefings om halfzeven ‘s avonds. Zijn medewerkers hadden veel vaker per dag contact met DXC. Andries: “Eigenlijk is dit vrijwel geheel in cocreatie gebeurd. En ik denk ook dat dit, gezien de omstandigheden, de enige manier was.”
Crisissituatie leidt tot snelheid
Op vrijdag 13 maart had de Vlaamse overheid besloten tot het instellen van een corona hinderpremie. Diezelfde middag wendde VLAIO zich tot zijn vaste toeleverancier DXC. Door de raamovereenkomst tussen de overheid en DXC kon dat zonder bijkomende aanbestedingsprocedure. Maar, benadrukt Mark Andries: “Wij zouden toch andere manieren gezocht hebben als DXC ons niet had overtuigd, dat ze dit aankonden.” De applicatie moest er heel snel komen, ze moest eenvoudig en laagdrempelig zijn, ook voor kleine ondernemers, en vooral: de rechthebbenden moesten het geld snel op hun rekening krijgen. Normaal gezien kost het ontwikkelen van zo’n nieuwe applicatie maanden. Nu was het een kwestie van 10 dagen.
Herbruikbare bouwstenen
De lange ervaring die de Vlaamse overheid met DXC heeft, hielp. Eerder bouwde DXC het succesvolle platform MAGDA, waardoor Vlaamse burgers maar éénmaal hun gegevens hoeven in te voeren voor alle overheidsdiensten. Ook tekende DXC voor de web toepassing bij een eerdere hinderpremie van de Vlaamse overheid. Toen ging het om de premie die ondernemers krijgen als hun zaak moet sluiten, bv. door openbare werken in hun straat. Het waren herbruikbare bouwstenen die opnieuw konden worden ingezet. Andries: “We zijn ondertussen over de kaap van 100.000 aanvragen. Die kunnen we niet allemaal individueel gaan bekijken. Het was duidelijk dat we ook nu een verregaand geautomatiseerd systeem nodig hadden. En dat was er.”
Maatschappelijke druk
Zelden was de maatschappelijke druk, waaronder VLAIO moest leveren, zo groot. Voor veel ondernemers- zeker de kleine zelfstandigen, die geen financiële buffers hebben- was het een kwestie van overleven of ten onder gaan. Het grote risico voor het systeem was een ‘overload’, vooral in de eerste uren nadat de applicatie live was. Hiervoor werd een wachtrij-mechanisme geïmplementeerd dat ook bij grote evenementen de toestroom naar hun applicatie regelt (Netacea) en vermijdt dat de toepassing wordt overbelast Op piekmomenten waren er tot 1000 simultane gebruikers op het systeem. Tevens hadden aanvragers van tevoren gelegenheid gekregen zich aan te melden via de VLAIO-website. In eerste instantie kregen deze ondernemers – het waren er inmiddels al meer dan 80.000 – een dag voor de lancering reeds toegang tot de applicatie. Dat ging goed. Het moment van de waarheid kwam op vrijdag 27 maart. De applicatie ging online voor alle aanvragers. Het functioneerde.
Grotere bekendheid
Mark Andries: “Het was een mooi moment, waarop we ook veel appreciatie hebben gekregen van onze klanten. De coronacrisis is natuurlijk verschrikkelijk, voor het persoonlijk leven van burgers en voor de economie. Maar de manier waarop we hier met VLAIO op hebben kunnen inspelen is positief beoordeeld. Ook Hilde Crevits, Vlaams minister van Economie en Innovatie prees het VLAIO meermaals.”
Bijkomend voordeel voor VLAIO was, dat nieuwe klanten hun weg vonden naar het agentschap. VLAIO was wel bekend bij start-ups en bedrijven die willen innoveren, maar minder goed gekend bij bijvoorbeeld retail en horeca. De kans is groot dat deze ondernemers ook in de toekomst gebruik zullen maken van het instrumentarium van het agentschap.
De genoemde applicatie kwam tot stand door samenwerking tussen VLAIO DXC Technology (Applicatieontwikkeling en support), AWS (Cloud), Dynatrace (Applicatiemonitoring) en Proximus (Netwerk)