Wie ooit een bouwaanvraag indiende, weet hoe groot de hoeveelheid papier is die daarbij kwam kijken. Maar sinds 1 januari 2018 is in het Vlaams gewest het Omgevingsloket dé digitale tool voor alle omgevingsvergunningsaanvragen. Zowel burgers, de overheid als adviesinstanties zoals studiebureaus werken nu digitaal rechtsreeks via het loket of via webdiensten die communiceren vanuit hun eigen IT-architectuur. De maatschappelijke meerwaarde kan moeilijk overschat worden. De volledige procedure van het samenstellen van een projectaanvraag tot en met de finale beslissing wordt helemaal digitaal afgehandeld, en ook alle communicatie tussen burgers, bedrijven, overheid en adviesinstanties verloopt digitaal. De projectaanvrager heeft permanent zicht op de status van de behandeling van zijn aanvraag, en heeft ook toegang tot de uitgebrachte adviezen.

Paul Van Lindt: "Het verschil met hoe we vroeger werkten is enorm. Toen moest de burger of een bedrijf eenzelfde dossier in meerdere kopieën analoog indienen, soms tot twintig papieren exemplaren! Bovendien moest je een aparte aanvraag indienen voor een milieuvergunning, een stedenbouwkundige vergunning en een socio-economische vergunning. Dankzij het Omgevingsloket volstaat één digitale, uniform gestructureerde projectaanvraag voor de omgevingsvergunning, die leidt tot een eenduidige beslissing. Fysieke sporen van een project zijn er niet meer. Alle partijen, van overheid tot adviesinstanties, werken met dezelfde digitale informatie en hebben inzage in het procedureverloop. Dat is de grote meerwaarde. Terwijl je vroeger met meerdere exemplaren van een grondplan zat waarop manueel aanpassingen gebeurden, beschikken we nu permanent over digitaal geüpdate informatie, van de conceptie tot de uitvoering. Dat werkt natuurlijk veel efficiënter. Tegelijk is het veel makkelijker dan vroeger om info terug te vinden via metadata. Alle actoren meekrijgen in die volledig digitale omgeving is een uitdaging. Wie jarenlang met papieren exemplaren van een bouwplan werkte moet toch even een klik maken. Maar de administratieve winst is gigantisch. KPMG raamde in het kader van de Digitale Bouwaanvraag het financiële voordeel, enkel voor de behandeling van stedenbouwkundige handelingen in eerste aanleg, op 12 miljoen euro voor de lokale besturen, en 100 miljoen euro voor de architectenbureaus."

Performant IT-systeem

Om het Omgevingsloket technologisch op poten te zetten werkte de digitale overheid samen met DXC Technology.

Paul Van Lindt: "Ik ben zeer tevreden over wat we samen hebben gerealiseerd. De omgevingsvergunning is sowieso technisch complex. Je moet bijvoorbeeld een vergunning aanvragen voor een groot project als de Oosterweelverbinding, maar net zo goed als particulier voor een brievenbus die op een bepaalde afstand van je huis staat. De ingediende informatie is vaak totaal verschillend. Al die mogelijkheden, parameters en keuzes in één performant IT-systeem verwerken was niet evident. Bovendien fungeert het Omgevingsloket ook als een communicatieplatform tussen de aanvragers en diverse overheden. We moesten het dus koppelen aan verschillende IT-systemen, zodat de informatie probleemloos kan doorstromen naar elke overheidsdienst. Daarnaast moesten de toepassingen enorm uitgebreid worden. We werken al met DXC Technology sinds we samen van nul de digitale bouwaanvraag ontwikkelden. Voor het Omgevingsloket gebruikten we dezelfde basis IT-architectuur. Het Omgevingsloket is een evoluerend project, dat constant in ontwikkeling is en dat permanent bijgestuurd wordt. Vandaar dat we maandelijks samenzitten met een werkgroep van IT-dienstenleveranciers van de overheid en van de organisaties die gebruik maken van de webdiensten."

200 000 projecten

Vanaf 2020 heeft de Vlaamse overheid zich tot doel gesteld om voor de omgevingsvergunning nog intenser samen te werken met de initiatiefnemer van het project. Zo zal hij of zij tijdens de digitale behandeling zijn ontwerp permanent kunnen bijsturen, om zo in te spelen op technische bezwaren zoals het volume van het gebouw. De meerwaarde van het Omgevingsloket neemt dus elk jaar toe.

Paul Van Lindt: "Digitalisering staat bij de omgevingsvergunning niet 100% gelijk aan automatisering. Het zijn nog altijd ambtenaren die de beslissing nemen om een omgevingsvergunning al of niet toe te kennen. Er bestaat nog geen AI-systeem dat kan bepalen of een project beantwoordt aan goede ruimtelijke ordening. Toch denk ik dat we met dit Omgevingsloket sowieso een pionier zijn. In België zijn we het enige vergunningenloket dat als communicatieplatform met andere softwaresystemen communiceert. Op twee jaar tijd zijn er zo'n 200.000 projecten succesvol ingediend en verwerkt via het Omgevingsloket, en daar zijn we best fier op."

Peter Cabus, de leidend ambtenaar van dit project, besluit: "Voor het loket op 1 januari 2018, na een klein jaar uitstel, operationeel werd, werden er in de pers en in het parlement constant kritische vragen gesteld over dit project. Sinds de lancering op 1 januari 2018, blijft het oorverdovend stil: ik beschouw het als een grote verdienste dat dergelijk complex project zo geruisloos functioneert."

Omgevingsloket kort

-elke dag circa 7.000 gebruikers

-totale investering: 11 miljoen euro

-administratieve besparing voor architecten: 100 miljoen euro/jaar

-besparing voor lokale besturen: 12 miljoen euro/jaar

-200.000 dossiers behandeld tot nu toe

www.omgevingsloketvlaanderen.be

logo © be

Wie ooit een bouwaanvraag indiende, weet hoe groot de hoeveelheid papier is die daarbij kwam kijken. Maar sinds 1 januari 2018 is in het Vlaams gewest het Omgevingsloket dé digitale tool voor alle omgevingsvergunningsaanvragen. Zowel burgers, de overheid als adviesinstanties zoals studiebureaus werken nu digitaal rechtsreeks via het loket of via webdiensten die communiceren vanuit hun eigen IT-architectuur. De maatschappelijke meerwaarde kan moeilijk overschat worden. De volledige procedure van het samenstellen van een projectaanvraag tot en met de finale beslissing wordt helemaal digitaal afgehandeld, en ook alle communicatie tussen burgers, bedrijven, overheid en adviesinstanties verloopt digitaal. De projectaanvrager heeft permanent zicht op de status van de behandeling van zijn aanvraag, en heeft ook toegang tot de uitgebrachte adviezen.Paul Van Lindt: "Het verschil met hoe we vroeger werkten is enorm. Toen moest de burger of een bedrijf eenzelfde dossier in meerdere kopieën analoog indienen, soms tot twintig papieren exemplaren! Bovendien moest je een aparte aanvraag indienen voor een milieuvergunning, een stedenbouwkundige vergunning en een socio-economische vergunning. Dankzij het Omgevingsloket volstaat één digitale, uniform gestructureerde projectaanvraag voor de omgevingsvergunning, die leidt tot een eenduidige beslissing. Fysieke sporen van een project zijn er niet meer. Alle partijen, van overheid tot adviesinstanties, werken met dezelfde digitale informatie en hebben inzage in het procedureverloop. Dat is de grote meerwaarde. Terwijl je vroeger met meerdere exemplaren van een grondplan zat waarop manueel aanpassingen gebeurden, beschikken we nu permanent over digitaal geüpdate informatie, van de conceptie tot de uitvoering. Dat werkt natuurlijk veel efficiënter. Tegelijk is het veel makkelijker dan vroeger om info terug te vinden via metadata. Alle actoren meekrijgen in die volledig digitale omgeving is een uitdaging. Wie jarenlang met papieren exemplaren van een bouwplan werkte moet toch even een klik maken. Maar de administratieve winst is gigantisch. KPMG raamde in het kader van de Digitale Bouwaanvraag het financiële voordeel, enkel voor de behandeling van stedenbouwkundige handelingen in eerste aanleg, op 12 miljoen euro voor de lokale besturen, en 100 miljoen euro voor de architectenbureaus."Om het Omgevingsloket technologisch op poten te zetten werkte de digitale overheid samen met DXC Technology.Paul Van Lindt: "Ik ben zeer tevreden over wat we samen hebben gerealiseerd. De omgevingsvergunning is sowieso technisch complex. Je moet bijvoorbeeld een vergunning aanvragen voor een groot project als de Oosterweelverbinding, maar net zo goed als particulier voor een brievenbus die op een bepaalde afstand van je huis staat. De ingediende informatie is vaak totaal verschillend. Al die mogelijkheden, parameters en keuzes in één performant IT-systeem verwerken was niet evident. Bovendien fungeert het Omgevingsloket ook als een communicatieplatform tussen de aanvragers en diverse overheden. We moesten het dus koppelen aan verschillende IT-systemen, zodat de informatie probleemloos kan doorstromen naar elke overheidsdienst. Daarnaast moesten de toepassingen enorm uitgebreid worden. We werken al met DXC Technology sinds we samen van nul de digitale bouwaanvraag ontwikkelden. Voor het Omgevingsloket gebruikten we dezelfde basis IT-architectuur. Het Omgevingsloket is een evoluerend project, dat constant in ontwikkeling is en dat permanent bijgestuurd wordt. Vandaar dat we maandelijks samenzitten met een werkgroep van IT-dienstenleveranciers van de overheid en van de organisaties die gebruik maken van de webdiensten."Vanaf 2020 heeft de Vlaamse overheid zich tot doel gesteld om voor de omgevingsvergunning nog intenser samen te werken met de initiatiefnemer van het project. Zo zal hij of zij tijdens de digitale behandeling zijn ontwerp permanent kunnen bijsturen, om zo in te spelen op technische bezwaren zoals het volume van het gebouw. De meerwaarde van het Omgevingsloket neemt dus elk jaar toe.Paul Van Lindt: "Digitalisering staat bij de omgevingsvergunning niet 100% gelijk aan automatisering. Het zijn nog altijd ambtenaren die de beslissing nemen om een omgevingsvergunning al of niet toe te kennen. Er bestaat nog geen AI-systeem dat kan bepalen of een project beantwoordt aan goede ruimtelijke ordening. Toch denk ik dat we met dit Omgevingsloket sowieso een pionier zijn. In België zijn we het enige vergunningenloket dat als communicatieplatform met andere softwaresystemen communiceert. Op twee jaar tijd zijn er zo'n 200.000 projecten succesvol ingediend en verwerkt via het Omgevingsloket, en daar zijn we best fier op."Peter Cabus, de leidend ambtenaar van dit project, besluit: "Voor het loket op 1 januari 2018, na een klein jaar uitstel, operationeel werd, werden er in de pers en in het parlement constant kritische vragen gesteld over dit project. Sinds de lancering op 1 januari 2018, blijft het oorverdovend stil: ik beschouw het als een grote verdienste dat dergelijk complex project zo geruisloos functioneert."