Wordt printbeveiliging door de financiële sector over het hoofd gezien?
Advertorial verbindt organisaties met de lezers van en doet een beroep op de specialisten van Roularta Brand Studio voor tekst en illustraties. De inhoud wordt eventueel aangebracht door de partner en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.
De pandemie heeft de digitale transformatie van bedrijven in een stroomversnelling gebracht. Nu we onderweg zijn naar het nieuwe normaal, is het de uitdaging om grip te krijgen op de tweede golf van transformatie. Naarmate gedrag verandert, zullen we kantoren zien mee veranderen om werknemers te ondersteunen bij deze hybride vorm van werken.
Hoewel de veranderingen ook kansen met zich meebrengen, zijn sommige bedrijven – en met name de financiële sector – trager met het omarmen van nieuwe technologieën. Forrester omschrijft de financiële sector als ‘achterblijvend’ en noemt voorbeelden van banken die het afgelopen jaar pas de onboarding van klanten hebben gedigitaliseerd of zakelijke klanten toegang hebben gegeven tot mobiele diensten.
Voor iedereen die processen binnen een financiële afdeling of een financieel bedrijf transformeert, is het goed om na te denken over hoe dit op een strategische en impactvolle wijze aangepakt kan worden voor het bedrijf.
Veiligheid gaat voor
De uitdaging bij het bouwen van een veilige IT-omgeving die zowel klanten als gevoelige gegevens van financiële organisaties beschermt, is de onzekerheid over hoe de toekomst eruitziet. Velen hebben het over hybride werken, maar die realiteit kan van bedrijf tot bedrijf sterk verschillen.
De CEO van Goldman Sachs heeft zich bijvoorbeeld openlijk uitgesproken tegen thuiswerken, terwijl de chief executive van JP Morgan het afgelopen jaar zijn bezorgdheid heeft geuit over het effect van deze trend op de productiviteit. Ongeacht of thuiswerken binnen een bedrijf is toegestaan, heeft de pandemie aangetoond dat we over de technologische veerkracht moeten beschikken om de bedrijfscontinuïteit in de toekomst te waarborgen.
Voor printleveranciers zoals Lexmark betekent dit dat bedrijven moeten plannen hoe ze hardware thuis en op kantoor kunnen beveiligen. Het afgelopen jaar zijn veel printapparaten te weinig gebruikt, met als gevolg dat gepland onderhoud werd uitgesteld of niet werd uitgevoerd. Netwerkapparaten kunnen hierdoor kwetsbaar worden voor aanvallen. Onderzoek dat we samen metIDC hebben uitgevoerd, toont aan dat beveiliging de grootste zorg is voor organisaties die hun printinfrastructuur willen moderniseren – de meeste bedrijven “onderkennen niet de kwetsbaarheden in de beveiliging van hun bestaande print- en documentomgeving”.
De rol van slimme printapparaten, die steeds meer informatie opslaan, staat hierbij centraal. Bij oudere apparaten worden gegevens op de printer opgeslagen, bij nieuwere op het netwerk. Maar als deze apparaten niet goed worden beschermd met regelmatige firmware-updates en instellingen voor toegangscontrole om te voorkomen dat documenten in verkeerde handen vallen, stellen organisaties die ze gebruiken zichzelf bloot aan aanzienlijke risico’s.
Organisaties die apparaten thuis ter beschikking stellen lopen tegen hetzelfde probleem aan. Het controleren van informatie op een apparaat dat niet op kantoor staat, is moeilijk en vereist een intelligente aanpak. Als apparaten niet doeltreffend worden beschermd en gecontroleerd, worden ze een bedreiging voor de gegevensbeveiliging van een organisatie.
Dit gezegd hebbende, is afgedrukte informatie in veel bedrijven – en met name in de financiële sector – nog steeds van cruciaal belang, zowel met het oog op de workflow als de regelgeving. Uit onderzoek van IDC blijkt dat bij 53% van de financiële workflow-processen printen een rol speelt.
Cloud
De cloud kan veel van deze problemen oplossen door een netwerk van apparaten centraal vanuit één plaats te beheren. Firmware-updates kunnen worden geautomatiseerd om apparaten op elke locatie veilig en up-to-date te houden. De toegang tot apparaten kan worden geregeld via een print release-systeem. Hierbij moeten gebruikers een kaart scannen of op een veilige manier inloggen op een apparaat om hun documenten vrij te geven en af te drukken – zodat niets in verkeerde handen terecht kan komen.
Het gebruik van een cloud print management-oplossing kan ook een extra laag van toezicht op documenten toevoegen. Dit gebeurt door ervoor te zorgen dat alles wat wordt afgedrukt automatisch wordt gescand op gevoelige informatie zoals trefwoorden of patronen. Zo kan men achterhalen of een personeelslid iets belangrijks afdrukt dat niet relevant is voor zijn of haar functie.
Een gekoppelde aanpak van documentbeheer kan ook voorkomen dat gevoelige documenten in verkeerde handen vallen door medewerkers te dwingen informatie te digitaliseren en brondocumenten te vernietigen (voor zover de regelgeving dit toestaat). Gegevens worden zo beschermd door zeer veilige cloudomgevingen waar de toegang kan worden gecontroleerd.
De pandemie heeft de transformatie in de financiële sector in een stroomversnelling gebracht. Naarmate we overgaan op een nieuwe norm en hybride werken omarmen, moet printbeveiliging een cruciaal onderdeel worden van digitale transformatiestrategieën.