Eén dag zonder e-mail

Vandaag is het voor de derde keer E-mailloze Vrijdag. Met dit initiatief wil ik zoveel mogelijk e-mailgebruikers overtuigen om het één dag zonder e-mail te stellen.

Vandaag is het voor de derde keer E-mailloze Vrijdag. Met dit initiatief wil ik zoveel mogelijk e-mailgebruikers overtuigen om het één dag zonder e-mail te stellen.

Naast alle voordelen zorgt de aanzwellende stroom e-mails voor alsmaar meer problemen op de werkvloer. Eén dag zonder e-mail is natuurlijk niet de oplossing, maar sensibiliseert mensen om opnieuw de voordelen van andere communicatiemiddelen te ervaren.

Dagelijks worden wereldwijd ongeveer 200 miljard e-mails verstuurd. En de e-mailstroom blijft maar aanzwellen. Volgens een onderzoek van de Radacati Group gaan er in 2012 dagelijks zo’n 400 miljard mails de wereld rond. Dat wordt stilaan een onhoudbare situatie, die zich nu al vertaalt in uitpuilende inboxen bij grote groepen managers.

Natuurlijk is e-mail een buitengewoon communicatiemiddel, dat het samenwerken tussen collega’s kan versnellen en vereenvoudigen. Toch duiken alsmaar vaker problemen op. In veel organisaties is e-mail de hoofdbrok van het werk gaan uitmaken. De elektronische communicatie is op zich waardevol, maar als het escaleert, houdt de constante stroom mails collega’s af van hun échte werk. Steeds meer mensen ontvangen een onredelijke massa e-mails. Zo ontmoet ik tijdens mijn seminars vrijwel altijd adepten die dagelijks meer dan 100 berichtjes in de inbox krijgen. Reken even uit: dat is één mail om de vijf minuten, van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat. Niemand kan in zo’n communicatiebombardement nog effectief werken.

Niet alleen wordt werken onmogelijk wanneer e-mail de bovenhand haalt, bovendien verliezen collega’s het contact met elkaar. Conflicten worden regelmatig via de e-mail beslecht. De botte teksten zetten de verhoudingen vaak nog eens op scherp. E-mail ontneemt communicatie immers van haar non-verbale elementen. Professionele problemen worden, aldus de Wall Street Journal, via e-mail niet opgelost, maar met ellenlange berichten als een hete aardappel heen en weer geschoven. Ze worden dus niet opgelost, maar blijven sudderen en verpesten zo de goede sfeer in bedrijven.

Zelfs wie vindt dat de e-mailoverload nog geen dramatische proporties heeft aangenomen, moet erkennen dat de trend zich niet meer té lang mag verderzetten. Trouwens, de eerste gevallen van burn-out door e-mailstress zijn al gesignaleerd. Naast de verslechterde verhoudingen op de werkvloer levert de niet aflatende stroom aan e-mails flink wat stress op. Uit onderzoek van twee Schotse universiteiten, bleek dat een derde van de ondervraagden geregeld last heeft van stress door overvolle inboxen en de niet-aflatende e-mailstroom.

Net zoals de Dag tegen de Armoede het armoedeprobleem niet uit de wereld helpt, lost een E-mailloze Vrijdag het e-mailprobleem niet op. De bedoeling is echter niet om e-mail voorgoed uit de wereld te bannen, wel om mensen uit te nodigen na te denken over hun e-mailgedrag. Als voor- en tegenstanders van zo’n dagje zonder e-mail met elkaar in dialoog treden, dan is voor mij het doel van dit initiatief al bereikt. En wie één dag lang zelf probeert om geen of zo weinig mogelijk mails te lezen en te beantwoorden, zal bovendien ontdekken dat hij die dag niet minder maar méér werk verzet dan gewoonlijk. En daarmee is het opzet helemaal geslaagd
Gunnar Michielssen