Activabeheer of ‘asset management’ gaat om identificatie, opvolging en beheer van alle ict-activa; vaak vallen daar ook auditeerfuncties onder voor accounting en bedrijfsbronnenopvolging (resource auditing). Zo kunnen beheerders een rapport, grafiek of overzicht samenstellen van systeem- en bijvoorbeeld databasegebruiksgemiddelden volgens gebruiker, groep, project en gebruikskosten. Softwaredistributie en -bewaking zijn soms een onderdeel van activabeheer. Softwaredistributie verdeelt softwarepakketten vanuit een centrale locatie naar andere pc’s (werkstations of servers) in het netwerk. Dat kan gaan over applicaties, maar ook over systeemprogramma’s en zelfs complete besturingssystemen of upgrades daarvan. Voor dat laatste kan het nodig zijn een pc op afstand te laten herstarten zonder de controle te verliezen. In het licht van dat laatste zal een systeem- of netwerkbeheerder in elk geval bediening op afstand van een systeem op prijs stellen, zeker als dat zelfs op BIOS-niveau kan.

Helaas bestaan er meerdere definities voor activabeheer. Er is een definitie die zich beperkt tot accounting en auditing, maar daar kiezen wij niet voor. Wat ons betreft slaat activabeheer op alles wat maar met die activa te maken heeft, niet alleen accounting en auditing. In het kader van een netwerk zijn de activa de aangesloten hardware en de software die daarop draait. Als we even denken in termen van pc’s, dan behoort een werkstation en de software die daarop draait tot de activa, maar ook een server en de software daarop. De basis voor elk activabeheer is dus dat zo’n netwerkstation op afstand benaderd moet kunnen worden.

Daartoe steunen de beheeroplossingen meestal op softwareagenten die op elk netwerkstation draaien en communiceren met een centrale beheerconsole. De softwareagenten dienen voor een aantal taken. Ze kunnen een inventaris maken van de geïnstalleerde software en hardware op een pc, nieuwe software ontvangen en installeren (desgewenst naast applicaties ook besturingssystemen of updates daarvan) en allerlei bewakingsopdrachten uitvoeren. Zulke agenten kunnen voor meerdere besturingssystemen geschreven worden zodat u met één centrale console diverse platformen op afstand kunt beheren. Softwarebewaking en -distributie beschouwen we voor het gemak als een onderdeel van activabeheer, maar het is best mogelijk dat dit bij sommige beheerpakketten apart verkrijgbare modules zijn. Softwarebewaking slaat gewoonlijk op het in de gaten houden van de softwarelicenties: of ze wel geldig zijn, wie ze gebruikt en waarvoor (eventueel uitgesplitst per tijdseenheid). Zo zal het softwarebewakingssysteem bij een applicatie die maar door een beperkt aantal gebruikers tegelijk gebruikt kan worden, in de gaten moeten houden hoeveel gebruikers er al mee aan het werken zijn en uitmaken wie op een gegeven moment toegang krijgt en wie niet. De beheerder kan dan ook zien of er licenties bijgekocht moeten worden. Softwaredistributie is vrij duidelijk, al zitten daar ook een paar haakjes aan vast. De definitie zegt dat we software willen verdelen naar verschillende netwerkstations en die daarop installeren. Softwaredistributie bestaat uit twee luiken: de serverkant en de clientkant. De clientkant wordt verzorgd door de softwareagent, waarover zodadelijk meer. De serverkant moet de te distribueren software eerst verpakken en daarna het pakket fysiek verdelen over alle stations die het moeten hebben. Dat verpakkingsproces is noodzakelijk om de netwerkdistributie zo efficiënt mogelijk te doen verlopen. Het is dus interessant als de verpakking gebeurt met behulp van een script: een standaard scripttaal zorgt er namelijk voor dat een beheerder desgewenst zelf wijzigingen kan aanbrengen in de verpakkingsmethode en -voorwaarden. Er zou ook een methode moeten zijn om de doelsystemen te controleren zodat alleen die software die effectief bijgewerkt moet worden, ook naar hen gestuurd wordt. De fysieke verzendingsmogelijkheden verschillen ook nogal eens van product tot product. Sommige beheerpakketten laten u het besturingssysteem op een netwerkstation vervangen, maar andere laten dat niet toe. Een besturingssysteem vervangen of upgraden vereist vrijwel altijd dat het netwerkstation herstart kan worden en dat kan alleen met behulp van een softwareagent die zoiets ondersteunt. Uiteraard helpt een softwaredistributiesysteem dat alleen Windows-clients ondersteunt u niet als u ook andere platformen in uw bedrijf hebt. Voor de hardware- en software-inventaris hangt alles af van de softwareagenten die het beheersysteem voorziet. Onder een hardware-inventaris verstaan we alles wat in een bepaald netwerkstation zit: alle schijven en de capaciteit en bezettingsgraad daarvan, geïnstalleerd werkgeheugen en hoeveel daarvan op een gegeven moment nog vrij is (of een gebruiksstatistiek daarvan). Er zitten zware verschillen tussen de diverse netwerkbeheerpakketten op dit vlak. Sommige pakketten kunnen zelfs BIOS-informatie detecteren, andere weer niet. Om een hardware-inventaris zo succesvol mogelijk te maken, zouden beheerpakketten zowel DMI (Distributed Management Interface) als SNMP (Simple Network Management Protocol) moeten ondersteunen. Deze twee standaarden laten echter maar hardwaredetectie tot op een bepaald niveau toe en ze zijn dan ook meer van toepassing voor netwerkapparaten die geen pc’s zijn (al kan dat ook). Voor pc’s verdient een agent die de detectie voor zijn rekening neemt de oorkeur, omdat er dan een veel grotere detectiediepte mogelijk is.