Het beheer van documenten als facturen, betalingsbewijzen en loonfiches is en blijft wel een uitdaging, zeker als je een document net niet terugvindt wanneer dringend nodig. Of hoe je persoonlijke administratie wel eens lijdt onder de beperkingen van papier. Daarnaast zijn ook bedrijven al een hele poos vragende partij voor een ruimer gebruik van elektronische documenten naar klanten toe, ook gewone consumenten, onder meer met het oog op lagere kosten. Maar elektronisch documentverkeer en -uitwisseling met consumenten blijft nog steeds marginaal.
...

Het beheer van documenten als facturen, betalingsbewijzen en loonfiches is en blijft wel een uitdaging, zeker als je een document net niet terugvindt wanneer dringend nodig. Of hoe je persoonlijke administratie wel eens lijdt onder de beperkingen van papier. Daarnaast zijn ook bedrijven al een hele poos vragende partij voor een ruimer gebruik van elektronische documenten naar klanten toe, ook gewone consumenten, onder meer met het oog op lagere kosten. Maar elektronisch documentverkeer en -uitwisseling met consumenten blijft nog steeds marginaal. Met Doccle werd nu een coöperatief platform gebouwd voor zo'n uitwisseling van documenten, waarbij het voortouw werd genomen door sociaal secretariaat en hr-specialist Acerta, stelt Philemon Raps, directeur operations bij Acerta. Daarnaast stapten ook de Christelijke Mutualiteiten (CM) en Telenet in het project, dat resulteerde in Doccle - een organisatie waar naast de initiatiefnemers nu ook Water-link, De Watergroep, Familiehulp, ACV en KBC lid zijn (of aangekondigd). Samen vertegenwoordigen ze zeven sectoren, met van bij de aanvang een volume van ca. 120 miljoen documenten en 38 miljoen facturen voor 5,5 miljoen potentiële gebruikers, wordt er voorgerekend. Aan het project werd door teams van de drie initiatiefnemers gewerkt, met meer dan 80 experten en aandacht voor juridische (onder meer voor 'governance' eisen), financiële en 'usability'-aspecten. Ook moest alles operationeel passen voor de organisaties en werd samengewerkt met een rist leveranciers. Met een doorlooptijd van 2,5 jaar vertegenwoordigt Doccle vandaag een investering van 3,1 miljard euro en zo'n 3.700 mandagen. "De ultieme doelstelling is dan ook om zonder compromissen naar de eindgebruiker te gaan", stelt Philemon Raps. "We behouden de documenten voor de gebruiker, zodat die er geen zoektocht meer moet naar doen." Dat vereist tevens een bijzondere gebruiksvriendelijkheid en een intuïtief gebruik. Tegelijk moest het ook een state of the art toepassing worden, die de nodige doorgroeimogelijkheden verzekerde met een behoud van lage kosten - ook wanneer de volumes sterk zouden toenemen. Een en ander resulteerde in de ontwik eling van verschillende componenten (betaling, berichten, archivering), met onder meer grid-opslag, Java en html5. Voor de ontwikkeling van de 'front end' werd een 'agile' ontwikkelingsmethodologie gevolgd, terwijl de backend met een meer klassieke 'waterfall' aanpak werd uitgevoerd. Er werd uitdrukkelijk aandacht besteed om Doccle sector- en bank-onafhankelijk te houden, zodat het platform aantrekkelijk is voor alle organisaties en bedrijven die te maken hebben met de persoonlijke levenssfeer van de consument. Alle kostenvoordelen door de schaalvoordelen en technologische evoluties zullen ook naar de leden van het platform terugvloeien. In de business case wordt verwezen naar een besparing tot 50 procent per document (archivering en distributie) en goedkopere online betalingstransacties (tot -30 %) en domiciliëring (tot 25 % besparing). Doccle bewaart het document - minstens 7 jaar, of zolang als wettelijk bepaald - maar consumenten kunnen ook beslissen om het gebruik van Doccle te staken. "Op elk ogenblik kan de gebruiker de documenten ook op de eigen harde schijf opslaan", klinkt het, terwijl een 'bulkprinting'-mogelijkheid kan worden voorzien bij een eventueel vertrek. Voorts wordt ook de privacy gegarandeerd en kunnen de betrokken leden (bedrijven en organisaties) niet de bewaarde informatie van andere bedrijven lezen. "De gebruiker is de enige die over de verschillende silo's heen kan zien!" Dit project werd geselecteerd als deelnemer aan de Data News 'ICT Project of the Year 2013' contest.Guy Kindermans