Bedrijven hebben alleen al uit juridisch oogpunt een sterke behoefte aan archivering van hun e-mail. GFI MailArchiver 6 biedt archivering voor Exchange mailservers. Eindgebruikers kunnen het archief raadplegen vanuit Outlook.

Microsoft Exchange biedt standaard geen archivering. Dat laat de markt vrij voor softwareproducenten die archiveringssoftware als aanvulling op Exchange aanbieden. Veel van deze archiveerders werken met zogenaamde ‘stubs’. De software vervangt de gearchiveerde mails in Exchange door een soort samenvatting. Die ‘stub’ bevat de hoofding plus wat data om de mail te kunnen terugvinden in de Exchange-database. Microsoft raadt deze methode af, omdat ze de server te veel belast.

GFI MailArchiver for Exchange gebruikt geen stubs, maar een eigen database. Vermits Outlook standaard alleen met Exchange kan werken, zijn de gearchiveerde mails niet langer beschikbaar voor de clients – ook niet voor zoekopdrachten. Daar moest GFI dus een oplossing voor vinden. Die oplossing bestaat uit een connector voor Outlook. Die verbindt Outlook met de MailArchiver zonder Exchange extra te belasten. GFI gebruikt standaard een Firebird-databaseservertje. Optioneel kan ook Microsoft SQL Server 2005 of hoger worden gebruikt.

Samen op dezelfde hardware

GFI MailArchiver heeft geen eigen server nodig. U mag de software op de Exchange Server installeren. Dat kan zolang die een clienttoegangsrol heeft en de IMAP-dienst actief is. IMAP is overigens alleen nodig om toegang te kunnen krijgen tot de journaliserende mailbox die opgeslagen is op een Exchange met mailboxrol. GFI voorziet daarnaast PST Exporter software om post opgeslagen in bestaande pst-bestanden in het archief te bewaren. Op die manier bent u ook veel minder afhankelijk van deze nogal problematische pst-bestanden. Verder heeft de server waarop u MailArchiver installeert ook Microsoft IIS nodig met geregistreerde ASP.NET. MailArchiver gebruikt dat voor zijn webbeheerinterface. Active Directory is eveneens een vereiste. Bij Exchange moet u de journalisering van de e-mailopslag aanzetten. U schakelt ook liefst de enveloppe-journalisering in. Dan kan MailArchive de volledige berichthoofdingen verwerken. GFI raadt aan om de indices en database van MailArchive voor betere prestaties op aparte servers te huisvesten. Gebruikers kunnen gearchiveerde e-mails bekijken, maar niet wijzigen.

GFI biedt zowel een 32-bit als een 64-bit versie van de software. Er is een rollengebaseerde softwaredistributie. Die is bedoeld voor grote bedrijven met veel e-mailverkeer. In dat geval kunt u verschillende instanties van de software op verschillende servers installeren die elk hun eigen rol spelen. De rollen die GFI voorzag zijn: centrale configuratiedienst, datavergaring, opslag, zoeken en indexeren, gebruikersinterface en beheer en ten slotte een importeerdienst voor pst-data.

Eenvoudig beheer

In de eenvoudige beheerinterface vinden we vier hoofdrubrieken: Configuratie, Auditing, Conversaties en Hulp. In Configuratie bepaalt u wat en voor wie er gearchiveerd wordt. Via reglementen bepaalt u hoe lang e-mails worden bijgehouden en hoe ze worden ingedeeld in categorieën. Verder kunt u de zoekindexering parametriseren. Omdat de licentie werkt met het aantal gearchiveerde mailboxen, kunt u ook gebruikers uitsluiten van archivering. Verder legt u in deze hoofdrubriek de beheer- of gebruiksrechten voor gebruikers vast. Wizards helpen u bij het opstellen van retentie- of categorisatiereglementen met behulp van logische OF- en EN-voorwaarden. Ook voor de hoofdrubriek Auditing zijn er wizards die helpen met het kiezen van databases en het samenstellen van auditing-regels.

Zowel beheerders als gebruikers zien de hoofdrubriek Conversaties. Daarin bevindt zich alle e-mailcorrespondentie. U kunt erin bladeren, opzoekingen doen, zoekmappen aanmaken en beheren, noem maar op. Via rapporten kunt u e-mails verzamelen op basis van ‘threads’ en categorieën. Een opgevraagde e-mail kunt u bewaren of afdrukken. Dat geldt ook voor bijlagen. Als u daar rechten toe hebt, kunt u ook als een andere gebruiker inloggen om zijn of haar berichten te bekijken of te doorzoeken. Een gebruiker kan de webinterface van MailArchiver als nieuwe folder onder Outlook aanmaken en gebruiken.

Conclusie

GFI MailArchiver is een erg gebruiksvriendelijke manier om de e-mails in uw bedrijf te archiveren en te auditeren. We zouden wel graag zien dat ook mails van andere mailservers dan Exchange gearchiveerd zouden kunnen worden.

Johan Zwiekhorst