Het nut van elektronische notities is niet voor iedereen meteen duidelijk. Maar wie er een tijdje mee werkt, kan niet meer zonder. Elektronische notities kunt u immers eenvoudig sorteren, doorzoeken en delen met anderen. Toevoegen van webclips, audio-opnames, video's en allerlei documenten is evenmin een probleem. In een bedrijfsomgeving kunnen medewerkers hun privénotities delen met collega's. Op die manier kunt u met weinig inspanningen een efficiënt bedrijfsmatig informatiesysteem creëren. Het idee van elektronische 'Post-it's' is trouwens allesbehalve nieuw. Eind de jaren tachtig van de vorige eeuw was ik al een enthousiaste gebruiker van het dos-programma Instant Recall, later omgedoopt tot MemoryMate, waarmee je ongestructureerde informatie in elektronische kaartjes kon bewaren en zeer snel kon doorzoeken. MemoryMate ondersteunde toen zelfs al 'hypertext'. Het internet bestond toen natuurlijk nog niet. Dankzij de cloud zijn elektronische notities nuttiger dan ooit omdat we ze voortaan overal en altijd kunnen gebruiken en met iedereen kunnen delen.
...

Het nut van elektronische notities is niet voor iedereen meteen duidelijk. Maar wie er een tijdje mee werkt, kan niet meer zonder. Elektronische notities kunt u immers eenvoudig sorteren, doorzoeken en delen met anderen. Toevoegen van webclips, audio-opnames, video's en allerlei documenten is evenmin een probleem. In een bedrijfsomgeving kunnen medewerkers hun privénotities delen met collega's. Op die manier kunt u met weinig inspanningen een efficiënt bedrijfsmatig informatiesysteem creëren. Het idee van elektronische 'Post-it's' is trouwens allesbehalve nieuw. Eind de jaren tachtig van de vorige eeuw was ik al een enthousiaste gebruiker van het dos-programma Instant Recall, later omgedoopt tot MemoryMate, waarmee je ongestructureerde informatie in elektronische kaartjes kon bewaren en zeer snel kon doorzoeken. MemoryMate ondersteunde toen zelfs al 'hypertext'. Het internet bestond toen natuurlijk nog niet. Dankzij de cloud zijn elektronische notities nuttiger dan ooit omdat we ze voortaan overal en altijd kunnen gebruiken en met iedereen kunnen delen. Evernote startte in 2008 als een gratis notitiedienst in de cloud, maar ondertussen zijn er Evernote-apps voor alle bekende computerplatformen. De Business-versie is hetzelfde als de Premium- versie met toevoeging van een aantal groepsfuncties. Eind september introduceerde het bedrijf versie 2.0 van de Business-versie. Belangrijkste vernieuwingen zijn integratie met Active Directory en ldap-directory's en met Salesforce crm via AppExchange. EverNote gebruikt het xml-formaat voor het opslaan van notities. Notities kunt u lokaal of op de servers van Evernote bewaren. Leden voegt u manueel toe aan de hand van een met komma's afgebakende e-maillijst of uit een bedrijfs-directory. De Business Library bevat notities die anderen binnen de organisatie met u gedeeld hebben. U kunt de notities die u interesseren toevoegen aan uw verzameling. Het is uiteraard ook mogelijk om uw eigen notities met anderen te delen. Notities kunnen gesorteerd worden in notitieboeken en die kunnen op hun beurt samengevoegd worden tot 'stacks'. Verder kunt u ook een of meer tags toevoegen aan elke notitie. Tabs zoals bij MS OneNote worden echter niet ondersteund. Van sommige bestanden creëert Evernote automatisch previews in de notitie zelf. Dat werkt voor pdf's en de meeste soorten afbeeldingen, maar helaas niet voor kantoordocumenten. Vaak gebruikte notities kunt u naar uw 'Shortcuts'-lijst slepen, waardoor u ze sneller kunt openen. De tags waarmee u notities in categorieën indeelt, bestaan eveneens in persoonlijke en zakelijke uitvoeringen. Iedereen binnen de organisatie kan de zakelijke tags gebruiken. De beheerder kan een overzicht opvragen van alle toegangspogingen. U kunt gedeelde zakelijke notities voorzien van beperkte rechten: alleen-lezen, lezen en bewerken of bewerken en anderen uitnodigen. Aan elke notitie kan een herinnering worden toegevoegd. Tien jaar na Microsoft en vijf jaar na EverNote introduceerde Google begin dit jaar op zijn beurt een notitie-app in de vorm van Google Keep. De eerste versie is in vergelijking met OneNote en EverNote functioneel zeer beperkt. Alleen webbrowsers en Android worden momenteel als platform ondersteund. Notities worden bewaard in Google Drive. Gebruikersbeheer ontbreekt volledig. U kunt notities creëren met lijsten. Verder kunt u notities ordenen met kleuren. Tags, tabs, stacks of virtuele notitieboekjes zijn in tegenstelling tot bij de anderen momenteel niet beschikbaar. Google Keep werkt erg eenvoudig, maar functioneel is het een mager beestje. Bovendien heeft Google een kwalijke reputatie wat betreft de levensduur van nieuwe projecten. Keep is in feite de herlancering van Google Notebook, een notitie-app uit 2006 die Google al in 2009 stopzette en die toen meer functies bood dan Keep nu. OneNote is sinds november 2003 onderdeel van Microsoft Office, maar er is minder rond te doen dan rond Evernote, hoewel beide apps grotendeels dezelfde mogelijkheden bieden. Misschien wordt dit ondergeschoven Office-kindje populairder nu OneNote ook beschikbaar is als gratis tabletversie voor Windows 8, RT, Windows Phone, iOS en Android. Verder is er een OneNote Web App. Alle informatie wordt naar keuze lokaal, op een netwerkschijf of in de cloud bewaard. Privégebruikers die hun notities overal willen gebruiken, kunnen ze op hun SkyDrive bewaren. Bedrijven kunnen de notities op het eigen netwerk plaatsen, of in de cloud op hun SkyDrive Pro-installatie bij Office 365 of SharePoint. De mogelijkheid om gedeelde notities alleen op het eigen intranet op te slaan, is uniek voor OneNote. Tegelijk privé- en bedrijfsmatige notities gebruiken is geen probleem. Notitieblokken kunt u trouwens eenvoudig verplaatsen of kopiëren. Per virtuele notitieblok kunt u niet alleen meerdere pagina's, maar ook meerdere gekleurde tabbladen ('secties') creëren. Notities kunnen tags en herinneringen bevatten. Externe documenten kunt u als attachment of als 'print out' koppelen. In het laatste geval is de inhoud zichtbaar en kan ze worden doorzocht. OneNote ondersteunt daarbij meer previewformaten dan Evernote. Studenten en onderzoekers die op een Windows-computer werken, besparen heel wat opzoekingstijd met de zogenaamde 'Linked Notes'-modus. Notities die u in deze modus maakt, worden automatisch verbonden met de inhoud die u in Internet Explorer bekijkt. Dat gebeurt per paragraaf of per gemaakte notitie. Een miniafdruk van de bekeken informatie of een tekstweergave van bekeken Word- of PowerPoint-bestanden worden eveneens automatisch ingesloten. Het notitieblok kunt u aan de zijkant van het beeldscherm vastklikken terwijl u uw opzoekingswerk verricht. OneNote biedt niet dezelfde opmaakmogelijkheden als Word, maar als basistekstverwerker heeft het veel meer mogelijkheden dan zowel EverNote als Google Keep. Het ondersteunt bijvoorbeeld lay-outsjablonen. Jozef Schildermans