De cijfers uit de meest recente telecomenquête van Data News moeten ontnuchterend geweest zijn voor de Tandbergen en Polycoms. Heel wat Belgische bedrijven die in het verleden geïnvesteerd hebben in visuele communicatie, geven immers toe dat ze hun systemen slechts sporadisch tot helemaal niet gebruiken. Hoe komt dat eigenlijk?
...

De cijfers uit de meest recente telecomenquête van Data News moeten ontnuchterend geweest zijn voor de Tandbergen en Polycoms. Heel wat Belgische bedrijven die in het verleden geïnvesteerd hebben in visuele communicatie, geven immers toe dat ze hun systemen slechts sporadisch tot helemaal niet gebruiken. Hoe komt dat eigenlijk? "Ik vrees dat de menselijke factor een beetje over het hoofd is gezien", probeert Martijn Blokland van Talk & Vision. "Werknemers zijn bang voor videoconferentie-apparaten. Ze zijn groot, ze zijn duur, niemand die weet hoe ze werken, niemand die de toepassingen kent. Video vergt ook een nieuwe manier van communiceren. Als je dat intern niet verkocht krijgt, dan werkt het gewoon niet." Een gelijkaardig geluid horen we bij Polycom en Tandberg. "Videotools worden niet gebruikt als de bediening te moeilijk is", oppert country manager Benelux David Van den Berg. "En toegegeven, daar wrong het schoentje in het verleden. Bovendien moet het hele bedrijf video omarmen. Als je het topmanagement niet mee hebt, kan de acceptatie jaren op zich laten wachten." "Grijpen we even terug naar de situatie van enkele jaren geleden", geeft Unified Communications Product Manager Chris Barrow van Avaya een woordje uitleg. "Toen moest je veertig minuten voor de aftrap van een meeting nog nakijken of de isdn-lijnen wel werkten. En als je zo'n isdn-systeem wilde verplaatsen, kwam je al helemaal in een sukkelstraat terecht. Hoeft het dan te verbazen dat bedrijfsleiders liever in real life met elkaar praatten?" In België zou momenteel nog 70 tot zelfs 80 procent van alle videoconferentiesystemen met isdn werken. Maar dankzij de komst van high definition, ip, en vooral door de verbetering van de netwerken, zijn er toch heel wat grote bedrijven die migreren naar ip. "Video over ip is wél gebruiksvriendelijk", verdedigt Van den Berg zijn winkel. "Er is geen set up time nodig zoals bij isdn, en de manier waarop je een persoon of een team kan oproepen, is eigenlijk krak dezelfde als bij een televisietoestel. Bovendien is de kwaliteit van video-over-ip heel wat beter dan de kwaliteit van de isdn-lijnen, zeker als je voor HD opteert. Stel dat je werkt met één Mbit per endpoint op een dedicated netwerk. Wel, dan heb je een schitterende beeld- en geluidskwaliteit. Als je met idn werkt, heb je zeker vier lijnen nodig om eenzelfde niveau te bereiken." Om het gebruiksgemak van video-over-ip nog te vergemakkelijken, komen fabrikanten nu met tools zoals de One X-Communicator van Avaya op de proppen, een pc-applicatie met eenvoudige grafische interface. "Wanneer de gebruiker een telefoonnummer van één van zijn collega's draait, gaat de software automatisch nakijken of er ergens een videocamera kan gebruikt worden", legt Chris Barrow uit. "Vervolgens krijg je de vraag op je scherm of je naar video wil overschakelen of niet. Kan het nog eenvoudiger? Zulke toepassingen zullen de acceptatie van video nog flink versnellen." Hoe dan ook geeft Nicolas Collette van Tandberg toe dat er nog werk aan de winkel is. "Wat het gebruiksgemak betreft, zijn we er nog niet. Cisco zal zeggen dat videoconferencing langs de telefoon moet gaan. Microsoft zal zeggen dat je moet kunnen vertrekken van op een Instant Messaging platform. Maar misschien is een ceo wel helemaal niet mee met Instant Messaging." Dat videoconferencing bij sommige bedrijven helemaal niet tot besparingen heeft geleid, wijt Collette aan het simpele feit dat de technologie niet gebruikt werd. "De Belg is conservatief. En traag in de adoptie van nieuwigheden. Maar goed, we moeten niet arrogant zijn en zeggen dat je dankzij videoconferenties je zakenreizen met 50 procent kan reduceren. Maar als je die reisjes zelfs al maar met 10 procent kan verminderen, dan ga je als bedrijf nog heel wat geld uitsparen." Of de Belg jammerlijk traag en conservatief is in de adoptie van technologie, willen we in het midden laten. Maar Christof van Nimwegen, researcher aan het Centre for Usability Research aan de KULeuven, denkt er alvast het zijne van. "Ik heb al gebruik gemaakt van high end telepresencesystemen, en ik ben onder de indruk, maar zeker niet van alle aspecten," klinkt het. "De huidige systemen zijn veel beter dan vroeger maar echt oogcontact maken is vaak nog moeilijk tot bijna onmogelijk", aldus de onderzoeker. "Aan de KULeuven en de Universiteit van Hasselt lopen experimenten met zes camera's om oogcontact mogelijk te maken met één persoon. Pas dan heb je altijd de blik van de tegenpartij te pakken." Dat bedrijven hun peperdure systemen niet gebruiken, heeft volgens Van Nimwegen nog andere oorzaken. "We leven in een lichaam, en niet in een netwerk. Dat schijnt men wel eens te vergeten. Natuurlijk is het beter om iemand echt te ontmoeten." Bij virtuele ontmoetingen is het ook belangrijk dat het ene team goed weet waar het andere team mee bezig is. En hoe druk ze het daar mee hebben. "Ik heb al verhalen gehoord van een team dat in België zat, en een ander op een tropische locatie. Als het vanuit België even niet lukte om contact te leggen, werd er meesmuilend gezegd dat het andere team cocktails aan het drinken was op het strand. Terwijl die mensen in werkelijkheid erg druk bezig waren." "Zo ontstaat er een 'wij tegen zij'-gevoel, en dat kan erg contraproductief zijn", oppert Van Nimwegen. "Er wordt zelfs al gedacht aan systemen waarmee vituele teams de werkbelasting over en weer kunnen visualiseren, maar dat staat allemaal nog in de kinderschoenen." Frederik Tibau