Boekhouders die nog op de klassieke manier een schoendoos met bonnetjes in een spreadsheet gaan steken, verdwijnen in sneltempo. Nu klanten zelf de nodige spreadsheets per mail doorsturen, evolueert de taak van boekhouders en accountants mee. Het Belgische VGD gebruikt zijn digitaliseringstraject om resoluut de kaart te trekken van adviseur en business coach.
Accountancykantoor VGD begon in 2013 met zijn digitaliseringsproces. In die vier jaar werd het volledige boekhoud- en rapportageproces in een nieuw digitaal jasje gestoken. Verwerking van gegevens wordt nu volledig gedaan op het platform van Exact software, met enkele aangepaste rapporteringsfuncties die geleverd worden door Silverfin.
Dat hoort in een bredere tendens, zegt Charlotte Pille, vennote bij VGD: “We zien toch dat veel boekhouders en accountants wat van de meer arbeidsintensieve taken gaan automatiseren. De klant wil bij voorkeur zoveel mogelijk advies ontvangen. Een boekhouder die bij het afsluiten van een boekjaar zaken in Excel gaan overtikken, dat is nog van weinig meerwaarde. Daarom hebben we besloten een aantal processen te digitaliseren, zonder daarbij het contact met klant uit het oog te verliezen.”
VGD ging daarvoor in zee met het Nederlandse Exact. “De digitalisering is begonnen vanuit het idee om alles in één softwareplatform af te dekken, ” vertelt Philippe Kimpe, it manager van VGD. “Ik kan je vertellen: dat is niet mogelijk. Als je professioneel iets wilt betekenen, dan moet je toch nicheproducten hebben. Daarom zijn we begonnen met vraagstelling in kaart te brengen. Ons belangrijkste aandachtspunt was om waarde te creëren.”
De uiteindelijke oplossing waartoe het bedrijf kwam, was een combinatie van twee boekhoudplatformen, die netjes geïntegreerd werden. “Exact is de boekhoudtool waarmee we de verwerking doen, ” legt Charlotte Pille uit. “Daarnaast is er ook het luik Silverfin. Dat is een software die we gebruiken voor de jaarafsluiting van een dossier. Het is niet omdat je boekhouding in orde is, dat je met een gestaafd dossier zit waarmee je naar de overheid kan gaan. Dat is vaak een uitgangspunt waar nog geen concrete onderbouw in zit. Daar is nog veel werk aan, en het is ook vanuit een soort frustratie, om zo’n werkdossier te onderbouwen, dat we met de automatisering begonnen zijn. Je kan veel meer maatwerk bieden met Silverfin, je kan alle loonrekeningen samenbrengen bijvoorbeeld. Die worden automatisch uit het Exact-platform doorgestuurd en dan kan je er in Silverfin mee aan de slag om bijvoorbeeld te berekenen hoeveel loonkost je per uur hebt. Die twee partijen werken vlot samen.”
Meer advies, minder tikwerk
“Nu zijn we aan het werken aan het sluitstuk, een eigen portaal als verlengstuk van de dienstverlening, ” zegt Charlotte Pille. Daarvoor maakt VGD gebruik van de ingebouwde API in het Exact platform. “Ons platform is cloud software, ” legt Jan Lamaire, managing director van Exact, uit. “Via API kan je daar à la tête du client allerlei applicaties en andere pakketten aan gaan koppelen, zodat je een soort mini-erp krijgt.”
Dat heeft VGD dan ook gedaan. “We zijn op die manier een heel ecosysteem aan het bouwen, ” zegt Philippe Kimpe. “Als we een klantenrelatie aanmaken, wordt dat een keer gedaan, automatisch doorgestuurd naar andere omgevingen binnen het bedrijf.” Uiteindelijke bedoeling is om de klant administratief volledig te ontsluiten. Charlotte Pille: “Een klant kan in zijn profiel zijn deadlines zien, of documenten achterlaten en bewerken. Je krijgt er ook een dashboard met statistieken, bijvoorbeeld.” Daar komt bij dat VGD tussentijdse rapporten kan opstellen of analyses maken, die dan naar de klant gestuurd worden. “Via Silverfin gaan we interactief met klanten communiceren”, zegt Charlotte Pille. “We kunnen bijvoorbeeld voorspellen dat ze op een bepaald moment met een cashprobleem gaan zitten, en dan kunnen we een afspraak maken om dat te bespreken.”
Uiteindelijke bedoeling is om zo actief met de klant mee te denken. Het is een nieuwe manier van werken, en het heeft er zelfs voor gezorgd dat VGD anders gaat rekruteren; ze zoeken creatieve boekhouders die buiten de lijnen durven kleuren, en het digitale omarmen.
Els Bellens
“We zijn een heel ecosysteem aan het bouwen”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier