Binnen steeds meer ondernemingen wordt afgestapt van de traditionele werkwijze waarbij voor alle werknemers binnen de onderneming hetzelfde type van mobiele telefoon, laptop, enz. wordt besteld. Gezien de enorme diversiteit in het huidige aanbod van toestellen, is het immers zo goed als onmogelijk om één bepaald type te vinden dat voldoet aan de wensen van alle werknemers. Zeker voor werkgevers binnen de it-sector, is de druk om een op maat van de werknemer aangepaste it-infrastructuur ter beschikking te stellen groot.

De werkgever heeft overeenkomstig artikel 20 van de Arbeidsovereenkomstenwet de verplichting om “behoudens strijdige bepaling, de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking stellen”. In principe moet de werkgever dus de nodige it-infrastructuur ter beschikking stellen, maar dit is een van de weinige bepalingen uit de arbeidsovereenkomstenwet waar de partijen het anders kunnen overeenkomen. Een ‘bring your own device’ policy, kan er zich dus toe beperken te voorzien dat in principe de werkgever het nodige materiaal ter beschikking stelt, en dat een werknemer die absoluut een ander toestel wil dan hetgeen door de werkgever gekozen werd, dan maar zelf dit toestel dient aan te schaffen en te betalen. Om discussie achteraf te vermijden, is het dan uiteraard ten zeerste aanbevolen om dit zeer duidelijk in de policy te voorzien, zodat een werknemer niet kan beweren dat hij een toestel gekocht zou hebben in de overtuiging dat de werkgever dit hem zou terugbetalen.

Uiteraard is het meestal de bedoeling dat de werkgever de kost draagt. De meest eenvoudige manier om dit te doen, bestaat er in om voor elke functie een bepaald budget vast te leggen waarbinnen de werknemers dan kunnen kiezen welke werkmiddelen zij wensen te gebruiken. Eens de keuze gemaakt, worden de toestellen in kwestie dan door de werkgever gekocht, of door de werknemer op naam en voor rekening van de werkgever. Een alternatief bestaat erin dat de werknemer de toestellen zelf aankoopt, en dus betaalt, maar mits voorlegging van de factuur of het kasticket de terugbetaling kan bekomen. In dit geval dient de policy dan wel duidelijk te voorzien dat door de terugbetaling te vragen, de werknemer erkent dat de werkgever eigenaar wordt van het toestel. In het andere geval zou er immers een voordeel van alle aard ontstaan.

Een van de belangrijkste aandachtspunten bij een invoeren van flexibiliteit op it-gebied, bestaat er namelijk in dat men moet vermijden dat, direct of indirect, een voordeel van alle aard ontstaat. Het “loon” waarop de gebruikelijke werknemersbijdrage (13,07%) en werkgeversbijdrage (ongeveer 35% voor bedienden) en bedrijfsvoorheffing moet betaald worden, bestaat immers niet alleen uit het vast maandloon, maar ook uit de voordelen waarop de werknemer recht heeft krachtens de arbeidsovereenkomst. Het feit dat de werkgever de werknemer de arbeidsmiddelen die hij of zij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn of haar taken ter beschikking stelt, maakt geen voordeel voor de werknemer uit. Indien de werkgever echter de toestellen ter beschikking zou stellen die de werknemer ook of zelfs louter voor privé-doeleinden zou gebruiken, dan is er wel sprake van een “voordeel” voor de werknemer en dienen er dan ook sociale zekerheidsbijdragen betaald te worden op de waarde van dit voordeel.

Indien een policy de werknemers de mogelijkheid zou laten om binnen een bepaald budget it-infrastructuur naar keuze aan te schaffen, dan dient in de policy uitdrukkelijk voorzien te worden dat de gekozen toestellen enkel voor professionele doeleinden beoogd worden. Indien bijvoorbeeld een werknemer zou kunnen kiezen om geen recent, en dus duurder, model van smartphone te gebruiken, maar om voor dezelfde prijs een ouder, en dus veel goedkoper, model te gebruiken en het saldo te besteden aan toestellen voor zijn of haar gezinsleden, vormt dit tweede toestel wel degelijk een voordeel dat de betrokkene op kosten van zijn werkgever ontvangen heeft. De kostprijs van dit tweede toestel maakt dan wel degelijk deel uit van het loon waarop de werkgever sociale zekerheidsbijdragen zal moeten betalen.

Met betrekking tot de kosten van het gebruik, maakt een ‘bring your own device policy’ eigenlijk geen verschil, aangezien de opdeling tussen de kosten voor het privé-gebruik en het professioneel gebruik zowel aan de orde is wanneer de werknemer het toestel dat door de werkgever voorgesteld werd gebruikt, als wanneer hij een toestel naar eigen keuze gebruikt. Om te vermijden dat er een belastbaar en aan sociale zekerheid onderworpen voordeel zou ontstaan, kunnen de zaken ook omgedraaid worden, in de zin dat de werknemer zijn eigen toestel kiest, koopt en betaalt, en de werkgever een onkostenvergoeding betaalt voor het professioneel gebruik van deze toestellen. Het komt er voor de werkgever dan wel op aan om het bedrag van deze onkostenvergoeding te kunnen verantwoorden, door te bewijzen dat de werkelijke kosten die de werknemer voor beroepsdoeleinden gemaakt heeft minstens gelijk zijn aan het bedrag van de betaalde onkostenvergoeding. Tenslotte moet er bij het opstellen van de policy rekening gehouden worden met de privacywetgeving die ook van toepassing is op een werknemer die zijn eigen toestel gebruikt. In een ‘bring your own device policy’ zal hierbij in het bijzonder moeten nagedacht worden over de proportionaliteitsvereiste uit artikel 6 van cao n° 81. Een controle op het gebruik van e-mail of internet die proportioneel is voor een werknemer die gebruikt maakt van de door de werkgever ter beschikking gestelde infrastructuur, is immers niet noodzakelijk eveneens proportioneel ten opzichte van een werknemer die zijn eigen toestel gebruikt.

EDDY LIEVENS