Dinsdagavond half tien, …. ik krijg de vraag of ik nog snel even een opiniestuk kan schrijven over budgetting, – ik zit er toch volop in – en dat tegen ‘s anderendaags. In deze periode van het jaar duurt een dag 36 uur, of zolang zou hij tenminste moeten duren want zoals bij alle andere collega’s dient het ‘huiswerk’ goed voorbereid te zijn.

Niet dat we een huzarenstukje zoals dat van premier Leterme dienen te plegen om een klein verschil van 5 miljard euro dicht te rijden. Nee, onze exploten bevinden zich op het niveau van ei-zo-na gewone stervelingen. Maar met budgetten is het zoals met projectplannen, jezelf in het oog van de tornado krijgen en ook wat aan politiek doen. Budgetten zijn er om niet gerespecteerd te worden en om desnoods eindeloos veel tijd te stoppen in het verklaren van ‘variances’ of ‘gaps’.

Met het budgetseizoen in volle glorie bekruipt mij dikwijls het gevoel dat we onszelf willen opblazen om het belang van it in de organisatie nog eens dubbel en dik in de verf te zetten. Net zoals de orkanen in de Golf van Mexico op het appel zijn om ons met onze neus op de beperking van beschikbare olievoorraden te drukken, dienen it-budgetten in deze meer sombere periode van het jaar om duidelijk te maken dat het niveau van de it-infra-structuur toch wel niet is wat het zou moeten zijn en dat er heel veel vraag in de ‘Business’ zit maar dat we het niet allemaal kunnen trekken tegen de gevraagde termijnen. En dan spreken we nog niet over de chief financial officers die in deze periode enkel denken in termen van twee Excel-kolommen die beiden liefst dezelfde kleur hebben. Wat me altijd al fascineerde zijn de namen die meteofielen geven aan tornado’s tijdens het seizoen. Budgetten daarentegen, luisteren niet naar exotische namen zoals Ike, Hanna, enz… maar naar fantasieloze namen als ‘draft budget’, ‘draft budget with comments’, ‘final budget, etc. … Misschien wel een ideetje voor een controller om het budgetleed in jouw bedrijf wat te verzachten. Nu toch wel even ernstig. Budgetteren helpt je inderdaad om te focusen op datgene waar het bedrijf naar toe wilt en hoe je als it hierop al dan niet kan inspelen. Maar de budgetstorm is nog niet geluwd of het mooie plannetje kan heel dikwijls al de prullenmand in. Dit is inderdaad onze snelle economie die van business en dus van it flexibiliteit verwacht. We leven tenslotte niet onder het juk van een geleide planeconomie waarin wellicht het aantal bytes waar je recht op hebt, een jaar voordien wordt vastgelegd.

Mijn devies is om een constructieve dialoog met je interne klant op te zetten, hen te wijzen op de noodzaak van een gestructureerd proces maar je niet te focussen op de details. Vermijd technisch jargon en bekijk het langs de ‘business side’. Dat betekent dat je 60 tot 90 dagen bezig bent met prioriteiten stellen en cijfer ontleden. Stel je flexibel op en wees in vele gevallen diplomaat. Ga eens lunchen met je chief financial officer en andere afdelingshoofden om op die manier wat issues te spotten en de juiste prioriteiten te kunnen stellen. Want als het erop aankomt en een it-investering is een must voor jouw activiteiten dan krijgt ‘budget is no issue’ altijd de bovenhand.

Joost Rommelaere is CIO en Group IT Executive bij Tessenderlo Chemie Group. Hij is ook lid van het Executive Operation Comittee van CIO Forum waar hij het voortouw neemt in een werkgroep rond IT & Education. Voordien was Joost Rommelaere werkzaam als European IT Executive bij Pioneer.

JOOST ROMMELAERE