Lexitech ging in de jaren zeventig van start als bureau voor technische vertalingen. Vandaag biedt het Brusselse bedrijf een veel breder dienstenpallet aan, met ook documentbeheer, grafisch ontwerp en de SEO-optimalisering van websites. Lexitech doet dat met vijftien medewerkers, goed voor een omzet van 2,5 miljoen euro. "Klanten zijn vaak industriële producenten die exporteren", vertelt zaakvoerder Geert Vanderhaeghe. "Ze hebben nood aan documenten - zoals handleidingen en andere documentatie - in allerlei talen. Maar waar die bedrijven het meest mee worstelen is het beheer van al die documenten in alle verschillende versies."

Gericht onderhoud, meer hergebruik

Lexitech wilde zijn klanten al langer een degelijke oplossing voor document- en versiebeheer aanbieden, maar had niet de ambitie om daar zelf een toepassing voor te ontwikkelen. Vanderhaeghe onderzocht de markt en kwam in contact met Schema uit het Duitse Nürnberg. Intussen heeft Lexitech een partnerschap met het bedrijf afgesloten, met als doel de toepassing in België en Luxemburg in de markt te zetten. Typerend voor Schema is dat het systeem op het beheer van componenten steunt. "De creatie en het beheer van documentatie gebeurt op een heel gestructureerde manier", legt Vanderhaeghe uit. "Dat laat onder meer toe het vertaalwerk efficiënter aan te pakken - door enkel te vertalen wat nodig is - en zo de kosten te verlagen."

Michael Galland, business development manager bij Lexitech, legt uit hoe Schema dat aanpakt. "Stel: een industriële producent van machines beheert duizend documenten over één machine", zegt hij. "De document life cycle is automatisch gebonden aan de product life cycle. Anders gezegd: wanneer de ingenieurs iets veranderen aan de machine, dan is het nodig om die duizend documenten te doorzoeken en daarbij telkens de juiste passages aan te passen." Dat is een hels karwei, met name wanneer het om duizend Word- en InDesign-bestanden gaat. "Het is veel handiger de documenten op te splitsen in componenten", zegt Galland, "waarna alleen de juiste componenten een update krijgen. Bovendien kan je sneller nieuwe documenten creëren door componenten te hergebruiken."

Opwaardering van documentatie

Met Schema beheert een bedrijf in één omgeving al zijn documentatie, zoals technische handleidingen, webteksten of documenten die in een machine zijn geïntegreerd, bijvoorbeeld voor weergave op een display. Een klassiek systeem voor documentbeheer kan die breedte niet aan, omdat het per definitie start vanuit het document, en niet vanuit de componenten waaruit het document bestaat. "Veel bedrijven hebben vandaag nog niet eens de stap naar documentbeheer gezet", zegt Geert Vanderhaeghe. "We zien nog vaak ondernemingen die nieuwe documenten aanmaken door in Word te gaan knippen en plakken."

Zo vreemd is dat niet. Industriële producenten schuiven de nood aan documentatie nog te veel door tot op het einde van de rit. "De productie van de documentatie gebeurt dan met het mes op de keel, waardoor er nooit eens tijd is om een stap terug te zetten en het hele proces correct te organiseren." Trouwens, op zich vormt niet het gebruik van Word het probleem, wel de onderhoudbaarheid van de documenten achteraf - of beter: het gebrek eraan. "Vandaag ligt de nadruk voluit op design en engineering", stelt Vanderhaeghe vast. "Een bedrijf kan veel efficiëntie winnen door documentatie op gelijke hoogte te plaatsen en mee met de designers en ingenieurs aan tafel te zetten. Het gaat er dus niet alleen om een stuk software in te zetten, maar ook het hele proces te hertekenen. Daarin zit de grootste return."