Hoewel er andere, universele bestands-indelingen bestaan zoals het XPS-formaat van Microsoft, blijft pdf (portable document format) de de facto-standaard. Adobe bracht versie 9 uit van zijn Acrobat pdf-platform en bijbehorende Reader. Een noodzakelijke upgrade? Wij zochten het uit.

Er zijn veel betalende en gratis alternatieven op de markt om pdf’s te creëren. Onlangs testten we in deze pagina’s Nuance PDF Converter 5. Een redelijk bekend gratis alternatief is PrimoPDF. De gratis varianten zijn meestal niet erg krachtig. In de meeste gevallen gaat het om een zogenaamde pdf-printer, waarbij u niet over veel geavanceerde mogelijkheden beschikt tot het aanmaken van pdf-bestanden. Acrobat 9 kan immers veel meer. Zo kan de nieuwe versie verschillende mediatypes zoals documenten, video, geluid en 3D-objecten samenbrengen tot één pdf-portfolio, is er ondersteuning voor Flash-technologie en kan u in real-time samenwerken met anderen aan een pdf-document.

Pdf-portfolio

Verschillende types van bestanden samenvoegen in één pdf-bestand is niks nieuws. Pdf-portfolio’s zijn wel nieuw. Dankzij pdf-portfolio’s bent u in staat om verschillende mediatypes zoals documenten, geluid, video en zelfs 3D-objecten te bundelen in een pdf-bestand. Daarvoor hebt u de keuze uit diverse bijgeleverde sjablonen. Zelf een ontwerp maken kan uiteraard ook. Door deze feature te gebruiken voor bijvoorbeeld productfolders, kan u ze een stuk aantrekkelijker en persoonlijker maken. Het aanmaken van een portfolio verloopt in vijf eenvoudige stappen. De eerste stap is belangrijk, hier kiezen we namelijk de algemene opmaak van onze portfolio. De volgende stap is het toevoegen van een welkomstpagina en een koptekst. In de derde stap kiezen we een mooi kleurenschema. In de vierde stap voeren we onze gegevens in. In de laatste stap geeft het programma ons de keuze tussen opslaan, per e-mail versturen of delen op Acrobat.com. Het ziet er allemaal heel mooi uit. Zelfs met onze .docx- en .flv-bestanden heeft Acrobat geen moeite. Bent u niet zeker of de ontvanger een bepaalde video kan afspelen met zijn of haar geïnstalleerde software? Met Acrobat 9 heb je geen speciale mediaplayer meer nodig. Dit geeft de ontvanger van dit portfolio de kans om alle content te bekijken zonder zelf over de bronsoftware te beschikken. Enkel de gratis Acrobat Reader software is nodig; dat is bijvoorbeeld naar klanten toe zeer interessant.

Gevoelige informatie weglaten

Met Acrobat 9 Pro Extended kan u eenvoudig de toegang tot een pdf-bestand en het gebruik ervan beheren. U kan rechten toekennen aan de bestanden, aangeven of het afgedrukt mag worden, of het gewijzigd mag worden en dies meer. De mogelijkheden tot rechtenbeheer zijn legio. U kan bijvoorbeeld opgeven dat het document helemaal niet kan worden afgedrukt, of alleen in lage resolutie of alleen in hoge resolutie. Adobe geeft bij het instellen van de machtigingen wel een waarschuwing dat de beveiliging alleen in Adobe-producten een gegarandeerde werking heeft. Documenten digitaal ondertekenen en certificeren kan eveneens. Zo weet uw correspondent dat het document effectief van u afkomstig is. Hebt u vertrouwelijke informatie in het document staan? Geen probleem. U kan gevoelige informatie eenvoudig verwijderen met de redigeergereedschappen. Om de beveiliging van pdf-documenten te vereenvoudigen, kan u beveiligings policies gebruiken. Die kunnen eenvoudig worden toegepast op meerdere documenten. Een bijna identiek beveiligingsbeleid kan u eenvoudig aanmaken door een bestaand beleid te kopiëren. Acrobat 9 kan automatisch verschillen tussen documenten vaststellen. Indien wijzigingen worden vastgesteld, zal de software deze markeren. De software herkent overigens niet alleen gewijzigde teksten, maar ook afbeeldingen. Dit alles maakt dat u snel een beeld krijgt van wijzigingen in een document waar bijvoorbeeld uw collega aan heeft gewerkt, terwijl u afwezig was.

Als gebruiker van Acrobat 9 krijgt u ook toegang tot Acrobat.com. Hierop kan u bestanden opslaan en delen. Bovendien kan het dienst doen als centrale opslagplaats voor het verzamelen van data als onderdeel van een formulierproces en voor het bijhouden van opmerkingen als u samenwerkt aan een document. Daarvoor beschikt Acrobat.com over een aantal diensten: persoonlijke webconferencing met mogelijkheid tot desktop sharing (ConnectNow) en een online tekstverwerker (Adobe Buzzword).

Acrobat-familie

Wij testten de meest uitgebreide versie: Acrobat 9 Pro Extended. Uiteraard zijn er ook nog andere versies verkrijgbaar: Acrobat 9 Standard en Acrobat 9 Pro. Welke versie u bij voorkeur aanschaft, hangt af van uw behoeften. Zo bevat de Extended versie Adobe Presenter-software die u de mogelijkheid geeft om PowerPoint-presentaties om te zetten naar multimediale pdf-bestanden. Vertrouwelijke informatie wissen met de gereedschappen voor redigeren is een functie die u niet aantreft in de Standard versie. Dat geldt ook voor de door ons geteste functie voor het vergelijken en markeren van verschillen in twee versies van een document.

Nick Kinschots