Iedereen denkt bij De Post aan de bedeling van papieren zendingen, maar het bedrijf is ook op andere terreinen actief, denk maar aan de internetdienst Certipost. Vanaf vandaag digitaliseert De Post via haar dochterbedrijf eXbo ook papieren documenten, en stuurt die meteen door naar de juiste bestemmeling.

“In de meeste gevallen leveren wij papieren poststukken af aan de mailroom van een onderneming”, vertelt managing director document management Nico Cools van De Post. “Die mailroom verdeelt de poststukken naar de individuele werknemers, naar de verschillende departementen, of naar personen die ze invoeren in back-office systemen. Vandaag beheert eXbo 13 zulke mailrooms, onder meer die van Electrabel, Eandis en Mastercard.”

“Onze klanten vroegen vaak naar ‘track and trace’-toepassingen”, gaat Cools verder. “Net zoals er een grote vraag was naar een eenduidige manier van archiveren, en naar mogelijkheden om ook thuiswerkers te bedienen. Om tegemoet te komen aan al die wensen, hebben we een digitale mailroom ontwikkeld. De aflevering van de gedigitaliseerde poststukken gebeurt ‘s morgens rond acht uur, op het moment dat de postbode de klassieke post normaal gezien binnenbrengt.”

Drie manieren

Er zijn drie verschillende manieren waarop de digitale post kan worden uitgereikt. Onder de ‘Post2Company’-noemer wordt van alle stukken een pdf-bestand gemaakt met de inhoud van de zending, en daarnaast een gestructureerd databestand in xml met de informatie op de omslag. Vervolgens worden de bestanden via Certipost op een veilige manier verstuurd naar de server binnen de organisatie. Klanten kunnen daarbij gebruik maken van eender welk documentmanagementsysteem, en kunnen de inkomende poststukken via de door hen gekozen procedures verwerken.

“Het tweede niveau heet ‘Post2myPC'” , aldus Thomas An-thuenis van De Post. “Hierbij gaan we de stukken echt via e-mail afleveren, een mailtje met een pdf-bestand voor de gewone zendingen, een mailtje met een http-link voor aangetekende zendingen. We hebben ook een tooltje ontwikkeld waarmee de interne distributie op een eenvoudige manier beheerd kan worden. Zo kunnen werknemers de status van de zending opvolgen, en via een zoekmotor kan er ook gezocht worden in het archief. De ‘originelen’ worden de dag nadien afgeleverd.”

Bij het derde service pack, ‘Post2Systems’, wordt de inkomende post onmiddellijk aangereikt aan de back office software van het bedrijf in kwestie. “Daarbij gieten we niet enkel de data op de enveloppe in xml, maar ook de inhoud van de brief, zodat hij geïntegreerd kan worden in bestaande systemen, via de gevestigde it-integratoren”, gaat Anthuenis verder.

“Het is aan de klant om de configuratie te kiezen die bij hem past. Als je onmiddellijk van start wil gaan, neem je bij voorkeur ‘Post2myPC’. Daarbij doen wij alle werk, en bieden we onze toepassing aan via een software-as-a-service-model. Als je vandaag met Sharepoint werkt, kies je beter ‘Post2Company’, want dan kunnen we de pdf- en xml-pakketjes naar om het even welke documentmanagement toepassing sturen.”

Doelgroep en prijs

De doelgroep voor de digital delivery-diensten van De Post zijn bedrijven die dagelijks meer dan 100 inkomende poststukken moeten verwerken. De prijsstructuur blijft in deze proeffase echter een beetje ondoorzichtig. Voor het opzetten van een platform zouden er vrij beperkte kosten worden aangerekend. Maar daarnaast is er nog een dagelijkse kost, en een kost per document. “Voor de eerste twee servicelevels schommelt de prijs tussen de 60 en de 80 cent per document”, verduidelijkt Anthuenis, “maar voor het ‘Post2Systems’ service pack, waarbij we de data in feite uit het document halen, is de prijs afhankelijk van het aantal velden dat we moeten herkennen. Vandaag scannen we al 250.000 documenten. De software die we daarvoor gebruiken komt van Kofax.”

Frederik Tibau