Met het project Papyrus (Project for Paper Reporting Substitution) wil Dexia zijn klanten ertoe aanzetten hun rekeninguittreksels niet langer af te drukken maar online te consulteren. Daarom heeft de bank een oplossing voor gecentraliseerde documentproductie in gebruik genomen.

Dexia, de tweede grootste financiële groep in België, drukt dagelijks ca. 150.000 online documenten af en ontvangt in een etmaal ook nog es 20.000 aanvragen voor rekeninguittreksels via pc-banking. Tel daarbij elke maand nog 5,4 miljoen in batch gegenereerde pagina’s: 2.270.000 of 42% daarvan wordt gedrukt en 3.130.000 of 58% zijn pdf’s. In november 2008 heeft Dexia 227.500 enveloppes en 2.270.000 A4-pagina’s afgedrukt.Gert Vanhaecht, head of IT Strategy, Development Architecture & Direct Distribution Channels (IT Development, Dexia Bank België): “Vroeger hadden we twee grote afdruksystemeten: een voor de agentschappen en een voor het hoofdkantoor. In de agentschappen werkten we op basis van Word of rtf en de afdrukken werden uitgevoerd op Dexia-papier met voorgedrukte gegevens. Op het hoofdkantoor beschikken we over een hele reeks mainframetoepassingen die met het AFP-formaat (Advanced Function Presentation) werken. Daarbij komen nog de afdrukken via onze elektronische kanalen: klanten kunnen via de automatische loketten of via pc-banking hun rekeninguittreksels afdrukken of een printout maken ter bevestiging van hun verrichtingen. Wij zaten dus met een heterogene en moeilijk te beheren omgeving. Om daar komaf mee te maken hebben wij gekozen voor een dubbele strategie: de afdrukken op papier vervangen door beveiligde en geauthentificeerde elektronische transmissies van documenten en onze printmanagement-applicaties zo veel mogelijk vereenvoudigen.”

Papyrus

Eind 2004 ging Dexia op zoek naar een nieuwe oplossing voor de productie van zijn documenten. Gert Vanhaecht: “Wij wilden de bestaande complexe en heterogene omgeving vereenvoudigen om documenten op een gepersonaliseerde manier te kunnen ontwerpen, beheren en publiceren via verschillende kanalen, van internet en papier tot e-mail en fax. In één moeite door wilden we ook de communicatie met de eindklant verbeteren.” De keuze van Dexia viel op Scriptura van Inventive Designers. “In november 2005 werd onze mainframeomgeving voor de productie van afdrukken operationeel voor de agentschappen en het hoofdkantoor. In mei van datzelfde jaar was de testomgeving beschikbaar.” In maart 2006 kon Dexia via de Scriptura-omgeving van start gaan met zijn project Papyrus. “Papyrus (Project for Paper Reporting Substitution) stelt de voornaamste bankreportingdocumenten die Dexia Bank naar zijn ‘wholesale’-klanten (Public Finance, enz.) stuurt in pdf-formaat ter beschikking. Het gaat om rekeninguittreksels, berichten van collectief debet, details van globalisatierekeningen, details van domiciliëringsverrichtingen of nog de voornaamste documenten in verband met kredieten zoals de schuldcontroletabel, de inventaris, de budgettaire vooruitzichten, enz. De elektronische documenten worden beveiligd door een elektronisch certificaat wat de pdf-documenten dezelfde wettelijke en administratieve waarde geeft als documenten op papier. Het uiteindelijke doel is om alle printouts te vermijden of tot een minimum te beperken.”

Elektronische reporting

Nog in maart 2006 kondigde de bank de migratie aan van de productie van zijn elektronische rekeninguittreksels die via de kanalen Dexia Direct Net en Dexia Direct Net Business op Scriptura gegenereerd worden. Dankzij deze it-architectuur kunnen meer dan 1.150.000 abonnees op deze onlinediensten van de bank vandaag hun rekeninguittreksels in elektronisch formaat ontvangen. Bovendien hebben nu alle Dexia-agentschappen toegang tot Scriptura en zijn ook de reportingdocumenten die de cliënten een overzicht geven van hun portefeuille onder controle van Scriptura gekomen.

Van een paar weken naar een paar dagen

“De werklast is enorm verminderd. Vroeger duurde het gemiddeld een paar weken om een model te ontwikkelen. Vandaag moeten we gemiddeld twee mandagen rekenen voor een template en vijf mandagen voor complexere ontwikkelingen. Een ander voordeel is dat we onze medewerkers nu kunnen inzetten voor andere taken. En last but not least zijn alle matrixprinters en voorgedrukte documenten uit de agentschappen verdwenen. In plaats daarvan gebruiken we alleen nog laserprinters (nu al beschikbaar in de agentschappen) en A4-papier.”

Jean-Luc Manise