Om in België gevalideerd te worden, moet er van een in het Engels opgesteld Europees octrooi een vertaling worden neergelegd bij de DIE (Dienst voor de Intellectuele Eigendom).

In 2005 begon de DIE aan een groot project voor de digitalisering van octrooidossiers om de verschillende bestaande dragers en formaten (papier, cd-rom, microfiches) op elkaar af te stemmen, de fysieke opslagruimte zoveel mogelijk te beperken en een snelle raadpleging via het internet mogelijk te maken.

Tot op heden werden er zowat 350.000 documenten gedigitaliseerd en verwerkt door Numen/Diadeis. Zij hebben betrekking op dossiers van Europese octrooien: vertalingen van octrooien in een van de drie landstalen, volmachten, begeleidende brieven, mededelingen van de gewijzigde status van de houder… Via de site epatras.economie. fgov.be kunnen de houders de vorderingsstaat van hun dossier opvolgen (registratie, publicatie van de vertalingen,…). Dankzij de indexering zijn opzoekingen op basis van verschillende criteria mogelijk: naam van de houder, titel van de uitvinding, publicatienummer, internationale classificatie, productieproces, toepassing van het product,… De opzoeking kan gebeuren in 4 talen (Frans, Nederlands, Duits, Engels), het systeem biedt een automatische vertaling van het origineel. De vertaling is natuurlijk verre van een literair meesterwerk: ze is alleen bedoeld om de inhoud van het document te begrijpen.

Naast de digitalisering van de archieven (die teruggaan tot 1978) zorgt Numen voor de digitalisering van de nieuwe dossiers. Het gaat om een volume van 10.000 tot 15.000 documenten per jaar. “De neerleggingen komen via drie kanalen binnen”, legt Claude Bolland, projectleider bij de DIE, uit. “Via de post, fysieke neerleggingen, en per fax. De elektronische fax wordt niet ondersteund omdat de resolutie niet volstaat om een efficiënte ocr te waarborgen. Om voldoende kwaliteit te waarborgen, worden de faxen afgedrukt en gescand met een resolutie van 300 dpi. Op termijn hopen we neerleggingen in elektronisch formaat te kunnen aanvaarden, maar de verplichtingen inzake geheimhouding vereisen de invoer van een uiterst beveiligd apparaat dat nog volop geanalyseerd wordt.”

Migratie

Oorspronkelijk steunde het systeem epatras (Electronic Patent Translation System) op de zoekmotor VerityK2. De nieuwe versie steunt op de Google-motor. “De opzoeking verloopt sneller en snelle vertalingen gebeuren efficiënter. Automatische samenvattingen van de resultaten hebben wel een beetje moeten inboeten aan kwaliteit”, aldus Claude Bolland. Een ander voordeel van het nieuwe systeem: de klant (lees: de persoon die het dossier neerlegt of zijn mandataris) wordt sneller op de hoogte gebracht van de ontvangst van een aanbetaling. Maar hij moet nog wel een pagina raadplegen en het dossier opzoeken in een lijst met dossiernummers. De proactieve alarmering via e-mail bijvoorbeeld, wordt volop getest.

Laatste toelichting: het digitaliseren heeft voorlopig enkel betrekking op de Europese octrooien. Voor het digitaliseren van Belgische octrooidossiers, die minder talrijk maar ingewikkelder te verwerken zijn (de indexering zal gebeuren per pagina, niet per document), zal er een apart project worden opgestart.

Brigitte Doucet