Bij de meeste steden en gemeenten blijkt het digitale loket vaak niet veel meer dan een oplijsting van elektronische formulieren. Oostende toont hoe dat beter kan. De stad maakte van haar digitale loket een gebruiksvriendelijke, inhoudelijk sterk onderbouwde webstek.

De toegang tot het digitale loket zit achter een knop op de homepage van de stad. Het eigenlijke loket is opgedeeld in drie thema’s: burgerzaken, vrije tijd en wonen. Daar zijn in eerste instantie de elektronische formulieren samengebracht die zich voorheen verspreid over de site van de stad bevonden. Bij elk thema vindt de burger de beschikbare formulieren, aangevuld met helder geformuleerde uitleg over het hoe, wat en waarom van die formulieren. “Onder het hoofdstuk ‘identiteit’ staan bijvoorbeeld een aantal formulieren in verband met de identiteitskaart”, zegt Jan Dewulf, webmaster en bestuurssecretaris bij de Stad Oostende. “Op dezelfde pagina bieden we daarbij ook een heleboel praktische informatie over het gebruik van de formulieren én van de identiteitskaart zelf. Op die manier trachten we ervoor te zorgen dat de burger zo goed en snel mogelijk wegwijs raakt in de administratie.” Daarmee gaat het elektronische loket al meteen een stap verder dan de meeste loketten van andere steden en gemeenten.

Inhoudelijk ligt het zwaartepunt van het digitale loket vandaag op het luik ‘burgerzaken’. “We willen het gebruik van het loket nog sterk uitbreiden”, aldus Jan Dewulf. “Bij de rubriek ‘wonen’ hebben we bijvoorbeeld de signaalkaart als extra functionaliteit.” Het gaat om een elektronisch formulier waar de burger klachten en andere meldingen kan overmaken aan het stadsbestuur. Het blijkt een heel populair kanaal, waarlangs de stad per kwartaal ruim duizend meldingen ontvangt. Via het digitale loket krijgen de burgers van Oostende ook toegang tot minder traditionele digitale diensten. Zo kunnen ze er de ontleningstermijn van boeken uit de stadsbibliotheek verlengen. “De mensen gebruiken het digitale loket in de eerste plaats voor traditionele verrichtingen. We moedigen dat ook aan.” Zo wijst de stad de gebruikers van het traditionele loket erop dat er voor heel wat verrichtingen intussen een digitaal alternatief bestaat.

Gratis kaartlezer

LCP uit Oostkamp ontwikkelde de website voor de stad Oostende. Het eigenlijke digitale loket – met name de elektronische formulieren – bestaat uit een mix van formulieren van CEVI en eigen ontwikkeling. Opvallend is verder dat de stad Oostende het gebruik van de elektronische identiteitskaart aanmoedigt. “Wie zich via een kaartlezer aanmeldt, hoeft niet telkens weer zijn persoonlijke gegevens in te vullen”, legt Jan Dewulf uit. “We stimuleren daarom het gebruik van de kaartlezer, onder meer door gratis kaartlezers te schenken.” Op het digitale loket bevindt zich een feedbackformulier. Wie het invult, maakt kans op een gratis kaartlezer. Met het digitale loket sleept de stad Oostende een eerste e-Gov Award in de wacht. Eerder was de stad met haar archiefbank al genomineerd voor een Indigov Award.

Dries Van Damme

“De mensen gebruiken het digitale loket in de eerste plaats voor traditionele verrichtingen. We moedigen dat ook aan.”