De studiedag ‘Digitaal depot’, een gezamenlijk initiatief van het FelixArchief Antwerpen en het Gemeentearchief Rotterdam eind vorig jaar, kende een opmerkelijk grote opkomst. Jacqueline Slats van het Nationaal Archief Nederland begon met de opmerking dat in 2006 al 65% van de transacties tussen de Nederlandse overheid en haar burgers via elektronische weg gebeurde. Er is volgens haar dus zeker nood aan een digitaal archief, met dezelfde vereisten als een papieren archief: “Aangezien er door technologische veroudering geen enkele garantie is dat de huidige digitale neerslag van de bedrijfsprocessen in de toekomst nog kunnen gelezen worden, is een digitaal depot noodzakelijk.”

In de stad Antwerpen heeft men het digitaal depot gefaseerd aangepakt, aldus stadsarchivaris Inge Schoups. Naast de groei van het digitaal archief was één van de triggers hiervoor ‘denBell’, een project om vanaf 2009 in het gebouw van het vroegere (Alcatel-)Bell centrale stadsdiensten aan te bieden zonder vaste werkplek voor de werknemers. Gedaan dus met rijen kasten met archieven in de bureaus. Elk papieren dossier wordt digitaal ingescand en ter beschikking gesteld van alle werkplekken. “Maar deze digitale dossiers moeten over vijf jaar natuurlijk nog leesbaar zijn, dus zonder e-depot kan denBell niet gerealiseerd worden,” zegt Schoups. De software voor het e-depot werd in-house ontwikkeld door mensen van de afdeling Archieftoezicht. Digipolis, het telematicacentrum voor Antwerpen en Gent, was de partner en dienstenleverancier voor de implementatie.

Filip Boudrez, de ontwerper van het Antwerpse e-depot, merkte op dat er in de stad alleen al jaarlijks 100.000 facturen ingescand worden met een bewaartermijn van 30 jaar. Om dit alles in goede banen te leiden, worden alle digitale objecten in een San van Digipolis geplaatst. De metadata worden in Microsoft SQL 2000/5 opgeslagen. Elk document wordt ingekapseld in een Archival Information Package (AIP), een XML-container waarin zowel het originele bestand als de gemigreerde versie in een archiveringsformaat opgeslagen zijn. “We wedden hiermee op twee paarden,” zegt Boudrez, “en kunnen dus nog alle kanten uit, bijvoorbeeld als ooit blijkt dat we van archiveringsformaat moeten veranderen.” Voor Word- en Excel-bestanden is de keuze gevallen op ODF als archiveringsformaat.

Op alle AIP’s worden permanent systematische controles uitgevoerd, om de integriteit van de digitale objecten te garanderen. Wordt een fout ontdekt, dan wordt dit gelogd en verstuurt het systeem een notificatie via e-mail. “De techniek is echt niet de moeilijkheid,” benadrukt Boudrez. “Er zijn eerst uniforme procedures nodig voor archiefbewerking en -beheer.”

[KoV]