Alle Europese vestigingen van Gevers maken via de cloud gebruik van unified communications (uc). Het consultancy-bedrijf koos voor een oplossing van Alcatel-Lucent, beheerd door Quant ICT.
Gevers is een consultancybedrijf dat zich specialiseert in het beheer en de bescherming van intellectuele eigendom wereldwijd. De onderneming heeft vijf kantoren in België, twee in Frankrijk en één in Zwitserland. Alles samen telt Gevers ongeveer driehonderd medewerkers. Het ict-beheer is gecentraliseerd in de hoofdzetel in Diegem. “We helpen klanten met hun innovatiestrategie, de bescherming en het beheer van hun portfolio, de exploitatie en vrijwaring, audit en waardering van merknamen, octrooien, domeinnamen en modellen”, zegt Laurent Petit, ict-manager bij Gevers. “Intellectuele eigendom trekt oplichters aan, die onder meer proberen om bedrijven te laten betalen voor exotische domeinextensies of voor de registratie van merknamen in fictieve merkenregisters. Eigenaars van merknamen krijgen ook vaak af te rekenen met namaak. Gevers volgt die dossiers op en zorgt voor de nodige begeleiding.”
Tot voor kort had Gevers in alle kantoren een eigen analoge telefooncentrale. Het onderhoud gebeurde telkens door een lokale partner. “Die centrales liepen tegen het einde van hun levensduur aan”, vertelt Laurent Petit. “Door de groei van de groep was er intussen ook vraag naar meer flexibiliteit. Die oude systemen slaagden er niet in daar het juiste antwoord op te bieden.” Uiteindelijk vormde de fusie van Gevers met het Franse Cabinet Orès de concrete aanleiding om de implementatie van een nieuwe oplossing op de agenda te zetten. “De twee sites in Parijs fungeerden als pilootproject. Telkens één van onze kantoren naar een nieuwe locatie verhuisde, maakten we van de gelegenheid gebruik om mee op het nieuwe platform aan te sluiten.”
NAAR DE CLOUD
Gevers koos voor OpenTouch Enterprise Cloud van Alcatel-Lucent, met Quant ICT als cloudpartner. “We hadden al ervaring met beide partijen”, zegt Laurent Petit. Toch viel de beslissing pas na een grondige analyse. “Het nieuwe platform moest voldoende flexibel zijn en het nieuwe werken ondersteunen. Het uitgangspunt is dat iedere medewerker via één persoonlijk nummer altijd bereikbaar moet zijn, onafhankelijk van de site waar hij of zij zich bevindt.” De medewerkers van Gevers zijn in de eerste plaats juristen. Ze kijken kritisch naar elke verandering in de interne dienstverlening. Ze willen er zeker van zijn dat de service voor de klant optimaal blijft verlopen. “Het belangrijkste blijft dat de medewerkers de telefoon kunnen gebruiken zoals ze dat gewend zijn. Ze moeten een kiestoon horen en iemand kunnen opbellen.”
Daarom wilde Gevers een ict-partner die erin zou slagen om de eerder sceptische houding van sommige medewerkers tegenover de cloud weg te nemen. Het moest ook een partner zijn die een globale oplossing zou bieden voor alle sites van de onderneming, maar zich tegelijk voldoende nabij zou opstellen. Quant ICT host de oplossing voor Gevers in een datacenter in Brussel. “We zijn gestart met fysieke ip-telefoons”, zegt Laurent Petit, “om de stap van analoge naar digitale telefonie niet nodeloos groot te maken.” Op korte termijn wil Gevers nu ook de softphone introduceren, in het kader van het nieuwe werken. “Maar er is wat tijd voor nodig, zeker om de stap van klassieke telefoon naar softphone te zetten.” Voor wie dat wenste, voorzag Gevers opleiding rond het gebruik van de ip-toestellen. “De medewerkers leerden daarbij hoe je aanlogt, je voicemail instelt enzovoort.”
MINDER DRUK OP ICT
De nieuwe oplossing neemt het ict-team heel wat zorgen uit handen. “Lokaal valt het onderhoud van de telefooncentrales weg”, legt Laurent Petit uit. “We gebruiken de uc-oplossing volledig in de cloud, op basis van een abonnement per gebruiker. Het systeem laat toe heel makkelijk gebruikers te activeren of te deactiveren.” Ook de eigenlijke telefoonfactuur ziet er helemaal anders uit dan voorheen. “We hebben een contract bij één operator. Telefoonverkeer tussen de vestigingen verloopt over het bedrijfsnetwerk en is gratis.” Tegelijk drukt Gevers de kosten voor internationale oproepen. Wanneer een Belgisch kantoor een Franse klant opbelt – of vice versa – gebeurt dat tegen nationaal tarief, met dank aan de cloudservice. “De stap naar uc in de cloud past binnen de strategie om de druk op ict en op de eigen infrastructuur te verlichten”, besluit Laurent Petit. “De tijd die vrijkomt besteden we aan businessgericht ict-projecten.”
Dries Van Damme
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier