Borealis is een multinational, maar voor ict-kwesties zou de gebruiker daar nog nauwelijks last van mogen ondervinden. Doorheen de jaren is de informatica van het bedrijf onder it-baas Philippe Van Haren geëvolueerd van een lappendeken van systemen en toepassingen naar één duidelijke it-vlag die de volledige Borealis-lading dekt.

De internationale plasticsproducent Borealis zoals die ruwweg vandaag bestaat, timmert sinds 1994 aan de weg. Het bedrijf ontstond als joint venture van twee bedrijven die zelf al een reeks fusies en overnames achter de kiezen hadden ( zie ook kader). Dat zorgde ervoor dat het bedrijf in het begin letterlijk met 13 e-mailsystemen werkte, 8 erp-systemen, alle mogelijke versies van Word, Office, Excel, Lotus, WordPerfect,… “Op dat moment hebben we gezegd: we beginnen van nul”, vertelt Philippe Van Haren, Information Technology & Systems (IT&S) Director bij Borealis. “We hebben SAP als hoofdapplicatie gekozen voor heel onze administratie, voor fabrieksonderhoud, aankoop, HR,… Kortom, het hele gamma. Alle processen werden over de landsgrenzen heen geïmplementeerd, behalve de landspecifieke zaken zoals payroll. Ook technisch – wan’s, alles wat te maken heeft met servers, besturingssystemen – werd alles gestandaardiseerd. Elke pc binnen Borealis ziet er nu zowel van merk als van set-up compleet hetzelfde uit.”

Data News: Had die hertekening ook effect op de it-organisatie?

Philippe Van Haren: We hebben tezelfdertijd besloten om de it-organisatie volledig te veranderen van lokale it-departementen naar één organisatie. We zijn een afdeling met zo’n 115 eigen werknemers in heel Europa. Hier hebben we er ongeveer 50. De rest zit in andere landen, maar we werken als één it-departement voor de hele Borealis-groep. Ik heb dus geen lokale it-managers in Oostenrijk of in Zweden. Naast de interne mensen is er nog een groep van 10 à 12 externen, lokale pc-technici die de hardware-interventies doen. Daarnaast hebben we nog externe consultants, maar dat is afhankelijk van de projecten.

DN: Wat besteden jullie precies uit?

PVH: We huren datacenterruimte bij Bel-gacom, maar beheren die zelf. Ons principe rond sourcing is heel eenvoudig: we besteden iets uit als iemand het beter en goedkoper kan doen dan wij. Dat kan ook te maken hebben met volume van werk, waarbij we bepaalde competenties slechts sporadisch nodig hebben. Zoals een datacenter: als je dat zelf allemaal moet bouwen… Dat is voorlopig het enige, hoewel je ook kan zeggen dat we al onze programmering uitbesteden, want we hebben SAP gekocht. We hebben hier geen bataljon programmeurs zitten. En ons wan huren we bij BT. En dan onze lokale technici natuurlijk.

Grote vervangingen

DN: Wat zijn zo de belangrijke it-projecten van het moment bij Borealis?

PVH: Wij vervangen om de 4 jaar onze pc’s. Dat proces zal nu opnieuw beginnen. In totaal hebben we zo’n 5000 pc’s in huis. Dat zijn HP-machines, die draaien op dit moment allemaal XP. Bij de vervanging zullen we ook Vista en Office 2007 implementeren, Exchange upgraden,… Een totale herziening eigenlijk. De bedoeling is dat we – desktops en laptops apart natuurlijk – één set pc’s voor elk land hebben. Dat betekent dat we maar één ‘image’ moeten onderhouden. Wanneer je over een periode van 4 jaar continu materiaal vervangt, zit je op een bepaald moment met 30 images. Het is dus een kwestie van efficiëntie.

DN: Werken jullie altijd met zulke grootschalige vervangingsprojecten?

PVH: Dat is onze strategie. Dit jaar doen we servers op de locaties (niet in de datacenters) en alle pc’s. Twee jaar geleden hebben we alle printers, faxen, copiers vervangen. Daarbij hebben we het aantal types significant gereduceerd: HP voor de ‘middle & lower range’ en Xerox voor de ‘high end’. Voor heel Borealis hebben we nu een 5 à 6-tal verschillende modellen in huis. Ook het aantal apparaten werd gereduceerd van 3000 naar 1000. En geen office-printers meer, maar allemaal netwerkprinters. Dat bespaart ook op de toners die je bestelt. De printers zijn allemaal ingesteld voor recto-verso-afdrukken, als je kleur wilt moet je dat expliciet selecteren, default staan ze op zwart-wit. Ook de computerschermen hebben we allemaal apart vervangen. We hebben ook de telefonie onder handen genomen en zijn nu bezig met voice-over-ip.

DN: Hoe hebben jullie dat telefonie-project aangepakt?

PVH: Telefonie was enkele jaren geleden bij Borealis sterk verspreid over verscheidene departementen en voor gsm’s ook per land. Er werd 5 miljoen euro per jaar opgesoupeerd aan gesprekskosten. We merkten dan ook aan onze gsm-contracten dat we lage lokale tarieven hadden, maar hoge roamingtarieven. Maar als we ons verkeer analyseerden zagen we dat 80 procent roaming was. Dat hebben we dus aangepast. Nu zit alles bij de Vodafone-groep. Na de gsm’s hebben we de vaste telefonie bekeken en voor voice-over-ip gekozen tussen de verschillende locaties, met een Siemens HiPath 8000 telefooncentrale. We zijn nu de eerste sites aan het verbinden. Eerst doen we België en Düsseldorf, en dan breiden we dat verder uit.

DN: Welke besparingen verwacht u van voip?

PVH: Jaarlijks reken ik toch op een half miljoen euro. Het project zal over een paar jaar gespreid een klein miljoen euro kosten. Dus eigenlijk is de investering in ongeveer 2 jaar terugbetaald én je technologie is up-to-date. Ook de standaardisatie van applicaties is daarbij interessant, het beheer van ‘moves, adds & changes’, en het werken met een technologie die SIP-compliant is.

Efficiëntie

DN: Vindt u dat u uw job kan doen zoals u hem wilt doen?

PVH: Ik denk het wel. Ook budgettair. Er wordt nu wel verwacht dat we elk jaar minder uitgeven. Voor 2009 verwachten we een budget dat 15 procent lager ligt. ( Dit jaar heeft Borealis een ict-budget van 40 miljoen euro, nvdr) We werken in een industrie die heel cyclisch is en we zitten nu in een periode waarin we moeten besparen. It zal niet de enige afdeling zijn, het wordt een ‘evenredige pijn’.

DN: Draait ict bij Borealis dan in de eerste plaats om kostenbesparing of om innovatie?

PVH: Innoveren draait bij ons om hoe we dingen doen. Het feit dat je SAP in huis hebt, is niet echt innoverend. Het gaat erom hoe je SAP implementeert, hoe je dat beheert en gebruikt. We zijn geen voorloper in nieuwe technologieën, maar wel in hoe we ze gebruiken. Efficiëntie is bij ons de innovatie. Bijvoorbeeld dat we in elk land alles op dezelfde manier doen en beheren. Daardoor kan de it-afdeling efficiënt werken, maar kan ook de business alle processen op dezelfde manier uitwerken.

DN: Maakt u deel uit van de raad van bestuur of van het directiecomité?

PVH: Nee. IT&S rapporteert rechtstreeks aan de chief financial officer.

DN: Hoe staat u daar tegenover?

PVH: Dat heeft voor- en nadelen. Het nadeel is dat je op dat niveau veel beter betrokken bent bij belangrijke initiatieven en de dingen beter kunt sturen. Het voordeel is dat we niet té betrokken zijn. Dan zou ik verder van mijn business staan. Ict blijft toch nog een specialistengebied, hoewel ik mij vandaag niet echt veel meer met pure technologie bezighoudt. Maar het totaalbeeld kunnen zien en kunnen beslissen: ‘Gaan we voor voip of niet?’, daar moet je toch wat feeling voor hebben. Nu, we zijn in feite sowieso betrokken bij de meest strategische projecten van het bedrijf. Want als we een onderdeel verkopen, is het eerste wat ze vragen: ‘hoe halen we die systemen eruit?’ Als we een bedrijf kopen, vragen ze: ‘hoe kunnen we de netwerken linken?’

Cultuurclash

DN: Hoe ziet u de toekomst, op korte of lange termijn, voor ict binnen Borealis?

PVH: Eén van de moeilijkste uitdagingen wordt de ‘commoditisation’ van it. Ik heb kinderen van 12 en 14 jaar. Als ik die met ict zie werken en ik vergelijk dat met hoe mensen vandaag binnen het bedrijf met ict werken, dan wordt het een grote uitdaging om op ict-vlak om te gaan met de mensen die over 5-6 jaar het bedrijf binnenkomen. Vandaag is MSN om securityredenen afgeschermd. Ik kan me niet inbeelden dat wanneer werknemers van de leeftijd van mijn dochter binnenkomen, die nog zullen accepteren dat je niet met MSN kan werken. Of dat je geen dingen zal kunnen downloaden. De manier van werken die wij nu onze mensen trachten diets te maken – Sharepoint, waarmee je bestanden kan uitwisselen en kan samenwerken – is voor die kinderen gesneden koek. Zij maken hun huiswerk zo en communiceren zo: MSN, sms’en, foto’s sturen,… Om heel je infrastructuur, en de security daarrond, zo op te bouwen dat die past bij dat aspect van gsm’s, mobiele apparaten en pc’s, en om tegelijk de sterktes te behouden van centralisatie en controle: dàt wordt een grote uitdaging.

DN: Heeft u er al een idee van hoe u dat organisatorisch zou aanpakken?

PVH: Een mogelijke optie, en er zijn er natuurlijk meer, zou zijn dat wij als ict-afdeling deels terugplooien. Wat wij dan zouden kunnen doen, is de informatica beheren tot aan de toegangspunten. Een werknemer krijgt dan bijvoorbeeld per jaar enkele honderden euro en koopt zijn eigen apparaten, maar dan binnen enkele vastgelegde standaarden: enkel dat besturingssysteem, die bepaalde protocollen,… Ik vind dat wel een heel interessante evolutie. Je krijgt hoe dan ook een cultuurclash. Het zal dus geen revolutie, maar een evolutie moeten zijn. Maar dingen als MSN zullen er heel snel zijn…

Stefan Grommen