Het woord 'wiki' komt uit het Hawaïaans en betekent zoveel als 'snel'. Een wiki is een snelle manier om kennis te vergaren en ter beschikking te stellen. U kunt het zien als een soort van superwoordenboek of superencyclopedie in elektronische vorm. Een wiki bevat een verzameling van artikels waarin iedereen die toegang heeft informatie kan opzoeken met behulp van trefwoorden. De artikels zelf komen tot stand door de gebruikers. Elke medeweker die de nodige rechten heeft, kan informatie toevoegen, aanvullen of wijzigen. Op internet bepaalt iemands reputatie of dat blijvend is. Dat is meteen ook een mogelijke zwakke plek van een bedrijfswiki. Medewerkers in het bedrijf hebben immers geen wiki-"reputatie". Daardoor bestaat het risico dat een bedrijfswiki misschien niet meteen, maar toch na verloop van tijd vervuild raakt met onbruikbare informatie. Maar daar bestaan oplossingen voor, zoals we nog zullen zien.
...

Het woord 'wiki' komt uit het Hawaïaans en betekent zoveel als 'snel'. Een wiki is een snelle manier om kennis te vergaren en ter beschikking te stellen. U kunt het zien als een soort van superwoordenboek of superencyclopedie in elektronische vorm. Een wiki bevat een verzameling van artikels waarin iedereen die toegang heeft informatie kan opzoeken met behulp van trefwoorden. De artikels zelf komen tot stand door de gebruikers. Elke medeweker die de nodige rechten heeft, kan informatie toevoegen, aanvullen of wijzigen. Op internet bepaalt iemands reputatie of dat blijvend is. Dat is meteen ook een mogelijke zwakke plek van een bedrijfswiki. Medewerkers in het bedrijf hebben immers geen wiki-"reputatie". Daardoor bestaat het risico dat een bedrijfswiki misschien niet meteen, maar toch na verloop van tijd vervuild raakt met onbruikbare informatie. Maar daar bestaan oplossingen voor, zoals we nog zullen zien. Een bedrijfswiki heeft als belangrijkste voordeel dat soms essentiële kennis van individuele medewerkers breed ter beschikking komt en makkelijk opzoekbaar is. Het is wel noodzakelijk dat u dit ook communiceert naar de gebruikers. Als gebruikers inzien dat een wiki in hun eigen voordeel werkt, zullen ze vlugger bereid zijn om zelf ook bijdragen te leveren. Moedig gebruikers ook aan de wiki te koppelen aan elk nieuw project. Ze zullen vlugger geneigd zijn de wiki te gebruiken bij iets nieuws dan bij routinetaken. Een bedrijfswiki zal zelden voor gans het bedrijf gelden, al kan dat natuurlijk wel. Wat vaker gebeurt is dat wiki's worden opgezet per project of per afdeling. Die kunnen natuurlijk later wel aan elkaar worden gekoppeld mocht dat nodig zijn. Nieuwe bijdragen kunnen bestaan uit nieuwe inhoud. Maar ze kunnen ook nieuwe verbanden tussen bestaande artikels leggen. Beide zijn essentieel voor het ontstaan van een bruikbare wiki. Leg wel de nadruk op betrouwbaarheid en geloofwaardigheid. Op het Web hangt dat samen met de reputatie van een bijdrageverlener. Vaak zijn er ook redacteurs die informatie checken of verbeteren. In een bedrijf is het aantal deelnemers veel kleiner en dus is er niet meteen een equivalent van reputatie. Zelfregulering is dus de boodschap. Bij grotere bedrijven en/of succesrijke bedrijfswiki's met veel bijdrageverleners, leidt zelfregulering al vlug tot toenemende vervuiling van de wiki. In dat geval stelt u best moderatoren of beheerders aan die een oogje in het zeil houden. Ze zullen waar nodig ingrijpen en wiki-inhoud aanpassen of verwijderen. Een wiki voor een bedrijf moet aan een paar kenmerken voldoen die kunnen verschillen van die voor een doorsneewiki. Zo is het handig als we Office-documenten kunnen verwerken in de wiki zelf. Ook een beperkte mate van lay-out moet mogelijk zijn zonder dat er html-code gebruikt moet worden. Al willen we dat wel kunnen als we dat handig zouden vinden. Alleen geregistreerde gebruikers kunnen artikels genereren of aanpassen. In een bedrijf zijn dat de traditionele geauthenticeerde gebruikers. Het ligt dus voor de hand dat de wiki gekoppeld kan worden aan het in het bedrijf gebruikte directory- of identiteitsbeheersysteem. Medewerking is absoluut cruciaal om een wiki leven in te blazen en daarna ook levend(ig) te houden. Zelfs als gebruikers enthousiast lijken bij de introductie van een wiki en zich bereidwillig tonen om nieuwe inhoud aan te maken, bestaat er een groot risico dat het enthousiasme als een pudding in elkaar zakt zodra de 'wittebroodsweken' achter de rug zijn. Dan dreigt het spook van de stagnatie. Een wiki moet constant worden gevoed, anders droogt hij op. Dat kan alleen met volle medewerking van alle medewerkers. Sensibiliseringscampagnes die uitleggen waarom de wiki nuttig is en aandacht verdient, zijn een mogelijk instrument daarvoor. Niet te streng reglementeren en enige vrijheid toestaan in de creatie van nieuwe inhoud zou een ander instrument kunnen zijn. Er zijn een paar afdelingen in het bedrijf waarvan het nogal duidelijk is dat ze van een wiki zouden profiteren. Technische afdelingen zijn daar een voorbeeld van. Er is meer dan voldoende technische informatie die in een wiki bijgehouden kan en moet worden. Vermits echter ook heel wat andere afdelingen zouden kunnen profiteren van een wiki, al was het maar als een gemakkelijke manier om bedrijfskennis centraal te bewaren, moet u wel in de gaten houden wie wat uitbreidt in een wiki. Anders zou u wel eens een zeer succesvolle wiki kunnen hebben die voor 95 procent gevuld wordt door een technische afdeling terwijl de rest hem niet of nauwelijks gebruikt. Een wiki is beschikbaar in drie vormen: lokaal te installeren software, een gehoste dienst, of een wiki-appliance. Dat kan natuurlijk drie keer dezelfde software zijn. Welke vorm u kiest, is afhankelijk van uw behoefte. Wenst u de wiki niet zelf te installeren en te beheren (buiten de inhoud dan), dan kunt u een beroep doen op een hoster. Wenst u de wiki toch lokaalte draaien maar wil u niets installeren, dan is een appliance een mogelijkheid. Op zo'n appliance staat alles al voorgeïnstalleerd. Het isnatuurlijk alleen de vraag of u gemakkelijk een appliance vindt met de specifieke wiki die u interesseert. De meest uitgebreide en zekerste keuze hebt u natuurlijk, als u de wiki zelf installeert en onderhoudt. Zoals bij elk stuk software verwachten we ook van een bedrijfswiki een bepaalde functionaliteit. Vragen die u zich kunt en moet stellen wanneer u op zoek gaat naar wikisoftware zijn onder andere: Installatievereisten en installatiegemak. Hoe gemakkelijk is het de wiki te installeren als u geen roottoegang hebt? Is een sql-database vereist? Indien ja, kan de wiki een voorgedefinieerde tabelprefix gebruiken? Dat is handig bij gehoste systemen waarbij u niet zelf nieuwe databases kunt aanmaken maar wel nieuwe tabellen. Versiebeheer. Ondersteunt de wiki dat of moet u gebruik maken van een extern versiebeheersysteem? Opmaaksyntaxis. Gebruiksvriendelijkheid, rijkdom van de opmaak, is insluiting van enkele html-codes mogelijk? Zijn er nuttige metatags of macro's voorzien? Bijlagen en uitbreidingen. Ondersteunt de wiki bestandsbijlagen of -aanhangsels? Zijn er installeerbare uitbreidingen of plug-ins van derden beschikbaar? Authenticaties en autorisaties. Is er gebruikersbeheer? Is aansluiting mogelijk op bedrijfsdirectory's of identiteitsbeheersystemen? Is er permissiebeheer, eventuele andere authenticatie- en autorisatiemogelijkheden? Beveiligingen. Voorziet de wiki paginavergrendeling, weerstand of blokkering van spambijdragen? Is er netwerktoegangscontrole? Andere beveiligingen? Taalondersteuning. Kunnen we alle vereiste talen ondersteunen? Inclusief weergave van nationale tekens en symbolen? Is er ondersteuning voor UTF-8? In de tabel die bij dit artikel hoort (en die u kunt downloaden van onze website datanews.be/nl/specials) vindt u meer informatie over de features van de besproken wiki's. Er bestaan opensource-wiki's die perfect bruikbaar zijn voor bedrijven. Er bestaan ook gesloten commerciële wiki's. Die laatste bieden meestal specifieke functionaliteit die ontbreekt in de gratis wiki's. En ze zijn natuurlijk ook voorzien van ondersteuning. Gesloten wiki's kunnen specifiek afgestemd zijn op een ander commercieel product. Zo bestaan er wiki's die integreren met Exchange of Lotus Notes/Domino. Gezien het enorme aantal beschikbare en geschikte gratis opensource-wiki's versus een in verhouding daarmee bescheiden aantal commerciële wiki's, hebben we geopteerd voor de eerste categorie oplossingen. Als tegenwicht hebben we er een gesloten commerciële wiki tegenovergesteld van GFI. GFI heeft d-works eigenaardig genoeg voor een keertje niet op Microsoft en met name Exchange gericht, zoals vrijwel alle andere producten die GFI verkoopt, maar op IBM en Lotus Notes/Domino. We vermoeden dat het opensourcegehalte van Lotus Notes daar voor iets tussenzit. Op basis van het Eclipse-platform kan nieuwe software immers heel makkelijk volwaardig geïntegreerd worden in Lotus Notes. IBM heeft dat zelf ook al gedaan met OpenOffice.org, dat omgeturnd werd tot een Eclipse-applicatie die dus keurig integreert in Lotus Notes. De suite heeft toen wel een andere naam gekregen: IBM Sym-phony. En GFI levert daar dus een wiki voor. De naam d-works is afgeleid van 'Domino Workspace'. Het gaat dus om een verzameling Lotus Notes Domino applicaties die u toelaten een compleet intranet te bouwen. D-works omvat blogs, wiki's en aankondigingen, meerdere thema's, een WYSYWIG-editor met ondersteuning voor doortypen (typeahead) en tagging via tagclouds, klik-en-sleep van afbeeldingen, gemakkelijke bestandenuploads, meerdere d-worksomgevingen op één server, en integratie met elke webpagina, externe applicatie of e-mailsysteem met losse http-koppeling of Ajax. Er is zelfs een mogelijkheid om gemeenschappelijke applicaties te delen voor hulp- of foutopsporingsdoeleinden. Een speciaal CSS-systeem genaamd 'dw-flex' zorgt ervoor dat u het volledige uiterlijk van een d-worksapplicatie heel snel kunt wijzigen. U kunt online een demo van d-works bekijken. Die geeft u bijvoorbeeld een themakeuze waarmee u het door u gewenste thema krijgt iedere keer dat u de demosite bezoekt. Voor deze demo moet u eerst een gebruikersaccount aanvragen bij GFI, maar die is gratis. De integratie met de Lotus-omgeving betekent dat u de wiki-inhoud kunt aanmaken en gebruiken vanuit Office (Symphony) documenten, mails (Notes), maar ook kalenders en agenda's. En d-works ondersteunt meteen alles wat uw Notes/Domino omgeving ondersteunt. Als u met een Lotus Notes/Domino en SameTime omgeving werkt, biedt d-works u de rijkst uitgebouwde werkruimteomgeving met doorgedreven integratie in alle functies van die omgeving (mail, chat, UC, kalenders, agenda's). Het omvat behalve een wiki ook blogs en forums, allemaal modulair opbouwbaar binnen d-works. We kunnen dit bijgevolg warm aanbevelen, hoewel de wiki-functionaliteit wat te wensen overlaat in vergelijking met de vele opensource-wiki's. De overgrote meerderheid van beschikbare wiki's zijn opensourcevarianten. Die komen volgende week in deel 2 aan bod. Johan Zwiekhorst