“Het zal langer duren, maar wat we opleveren, zal werken.” Ziedaar de boodschap die het kabinet Justitie over de volop lopende informatisering wil brengen.

De sfeer die momenteel heerst rond informatisering bij de overheid is op z’n zachtst uitgedrukt onaangenaam. Niet zo lang geleden tackelde het weekblad Knack genadeloos het ict-beleid bij de FOD Financiën. In die sfeer naar buiten komen met de beleidsnota voor Justitie, waar de informatisering stukje bij beetje opnieuw op gang wordt getrokken na het Phenix-debacle, is geen sinecure. Ruben Lemmens, adviseur en projectleider voor de informatisering bij Justitie, beseft dat maar al te goed en wil de ict-accenten van de beleidsnota Justitie 2008-2009 daarom graag persoonlijk toelichten. “In de sfeer die vandaag heerst rond informatisering zijn de woorden ‘vertraging’ of ‘extra kost’ gruwelijke begrippen. Maar je moet toch eerlijk zeggen dat het voor de informatisering binnen een mastodont als Justitie – met de voorgeschiedenis die je hebt en met een nieuw kabinet en een nieuwe planning – wel erg moeilijk is om al na 10 maanden te stellen: ‘dit is klaar’.”

“Wij hebben uit Phenix geleerd dat je moeilijk kan werken met een ‘all-in-one-shot’: één systeem ontwikkelen en uitrollen over heel Justitie”, zegt Lemmens. “Daarom hebben we gekozen voor een gefaseerd stappenplan, Cheops. Dat wil zeggen: per tak van de rechterlijke orde gaan we een applicatie ontwikkelen, in overleg met alle betrokken actoren.”

Eind 2009

De eerste fase van Cheops is aangesneden: de vredegerechten, de politieparketten en de politierechtbanken krijgen nu Mach op hun bord, of ‘Mammouth at central hosting’. Dat is een gereviseerde versie van de bestaande applicatie, Mammouth, die nog stamt uit 1992 en werkt op basis van MS Dos. “Daarvan hebben wij een webgebaseerde versie van gemaakt. Twee vredegerechten zijn vandaag al online. Nu worden de 10 volgende pilootsites getest en uitgerold. Pas daarna gaan we naar een volledige uitrol van de 229 bestaande vredegerechten. En dan volgt hetzelfde verhaal voor de politieparketten en politierechtbanken.”

“Ik plaats een belangrijke mijlpaal eind 2009”, zo steekt Lemmens zijn nek uit. “Tegen dan zou er toch een zichtbare uitrol in die vredegerechten en politierechtbanken en -parketten moeten zijn. Elk vredegerecht en elke politierechtbank die tegen eind 2009 met de applicatie werkt, is er één meer dan de voorbije jaren.”

Lemmens geeft toe dat het erg moeilijk is om de gebruikers te overtuigen. “Dat ligt onder meer aan scholing. We gebruiken het principe van ‘teach the teacher’: we gaan een aantal mensen in het veld opleiden die op hun beurt de collega’s gaan opleiden. Ik moet eerlijk zeggen dat we dat permanent moeten evalueren. Je moet namelijk mensen vinden die het willen doen en die daar ook een beetje bekwaam voor zijn. Nu, in het begin hadden we er nog geen 5, maar nu zitten we al aan 28.”

“Je mag dat niet onderschatten, die psyche bij de mensen binnen Justitie”, observeert Lemmens nog. “Ze zijn zeer terughoudend als het over informatisering gaat. En ik geef hen 300 procent gelijk: hen is al de hemel op aarde beloofd, maar ze hebben tot dusver heel weinig gekregenà”

Afzonderlijke projecten

Naast Cheops, goed voor 60 à 65 procent van de werkzaamheden rond informatisering op het kabinet Justitie, zijn er ook een aantal individuele informatiseringsprojecten. “We spraken al over ‘JustScan’, waarbij we in elke vestiging een soort scanfabriekje wilden met het oog op de invoering van een soort elektronisch dossier. Wel, wij pikken een aantal van die pilootprojecten (onder meer bij het proces rond de gasramp in Gellingen, nvdr) heel concreet op. Maar ook hier geldt: JustScan morgen aankondigen binnen Justitie zou een gigantische flater zijn. Wij gaan niet de kleur van de zetels kiezen als het chassis van de auto nog niet klaar is.”

Rond de applicaties van de strafuitvoeringsrechtbanken en gevangenissen (Sidis, Surtap en Sipar) heeft het kabinet een studie door Agoria laten uitvoeren. “De vraag is daar hoe wij – als we een vernieuwing doorvoeren – een digitale brug kunnen bouwen tussen die systemen.” Ook is het idee van het centrale bestand van beslagberichten – waarmee deurwaarders overal kunnen zien bij wie en waarop al beslag gelegd is – van onder het stof gehaald. Voorts is een protocol afgesloten tussen politieparketten en Assuralia, de federatie van verzekeraars. De bedoeling is om een dossier, wanneer het bij de politie is afgehandeld, zo snel mogelijk elektronisch beschikbaar te maken voor de verzekeraar, zodat het sneller kan afgehandeld worden. Tenslotte denkt Justitie aan een manier om vonnissen van rechtbanken enerzijds en conclusies van advocaten digitaal consulteerbaar te maken.

“Al die dingen illustreren de nieuwe aanpak bij Justitie: eerst bekijken wat de relevantie is en de juridische, technische en financiële aspecten onderzoeken. Ict binnen Justitie zal de eerste jaren misschien niet al te veel opleveren, maar zal vooral proberen orde en structuur te brengen in een chaos. Als we dan opleveren, zal het iets zijn dat aangepast is aan de noden van het werkveld en dat werkt.”

Stefan Grommen