Het Nieuwe Werken betekent ook : Het Nieuwe Samenwerken. Anders omgaan met documenten, waarbij documenten niet meer iemands eigendom zijn maar gedeeld worden door iedereen. Bij Barry Callebaut zet men stappen in die richting, met Google Apps als technologisch platform.

De keuze voor Google kwam eigenlijk vanuit de business”, merkt Christ Biebuyck, it projectmanager bij chocolade- en cacaoproducent Barry Callebaut, op : “zij gebruikten Google al als platform voor het delen van documenten, en ze ondervonden steeds meer moeite met de vele versies van eenzelfde document, die als bijlagen van mails heen en weer circuleerden. Een probleem dat zeker gezien onze vele internationale vestigingen niet te onderschatten viel.” Bij de zoektocht naar het beste platform voor het delen van en samenwerken op documenten ging de voorkeur dan ook uit naar Google Apps for Business. “Google Sites en Drive bieden plaats- en toestelonafhankelijke toegang tot documenten, inclusief transparant versiebeheer.” Intussen is Google ook ingezet bij andere vormen van technologische ondersteuning : Gmail en Google Calendar als kantoorsoftware, Google Hangouts voor online meetings en Google Drive for Work voor onbeperkte opslag. De keuze voor het Google platform was nochtans minder ingegeven door een voorkeur voor deze leverancier dan door een radicale keuze voor anders samenwerken. Biebuyck : “Een team kan sneller opereren en documenten opleveren. Als dat in het verleden ruim een dag kostte, is dat nu vaak in een paar uur mogelijk. Bovendien hebben we nu een platform waarmee we ook makkelijker met klanten en relaties kunnen samenwerken.” Eén van de belangrijkste principes bij de evolutie naar het Nieuwe Samenwerken was het uitgangspunt dat niemand een document bezit, maar het steeds met alle betrokkenen deelt. “Dat was wel een hele cultuurschok voor sommigen”, erkent Christ Biebuyck, “vele medewerkers hadden moeite met de gedachte dat anderen zomaar hun documenten konden inzien en wijzigen. Daarom hebben we ook tussenoplossingen voorzien, waarin documenten wel kunnen worden bekeken en van opmerkingen voorzien, maar dat er geen wijzigingen aan kunnen worden aangebracht.” Toch ziet Biebuyck de medewerkers gaandeweg Het Nieuwe Samenwerken accepteren : “Bijvoorbeeld bij vergaderingen zien ze de voordelen van de nieuwe werkwijze heel duidelijk : de voorbereidign van de vergadering gebeurt veel organischer dan vroeger. Geen secretaresse meer die alle info bundelt en net voor de meeting doorstuurt, maar een organisch groeiend document waarbij elk zijn eigen agendapunten en voorstellen kan invullen. Dat is veel natuurlijker en spaart ook tijd uit.”

Stef Gyssels