Waaruit bestonden de belangrijkste fasen van de informatisering bij Leonidas ?

NIKOLAS DIAMANTIS : Toen ik in 1990 aan de slag ging bij Leonidas, was er nog niets geautomatiseerd, behalve dan de boekhouding. Die draaide toen op een mini Philips. Mijn eerste taak was dan ook om een analyse te maken van de informatiestromen en zo alle processen in een schema te gieten en te ontwikkelen, zowel voor de aankopen als voor de productie, de logistiek enzovoort. Dat ontwikkelen gebeurde in L4G Informix op een SCO Unix-platform dat in mijn ogen bijzonder degelijk, veilig en betrouwbaar was. Het kostte me ongeveer acht maanden om alle modules te ontwikkelen. In de jaren '90 werd ook de micro-informatica geïmplementeerd, in die tijd was dat in Windows 98. In 2000 was er dan de overgang naar het jaar 2000 en de euro. De business ging toen ook steeds hogere eisen stellen.
...

NIKOLAS DIAMANTIS : Toen ik in 1990 aan de slag ging bij Leonidas, was er nog niets geautomatiseerd, behalve dan de boekhouding. Die draaide toen op een mini Philips. Mijn eerste taak was dan ook om een analyse te maken van de informatiestromen en zo alle processen in een schema te gieten en te ontwikkelen, zowel voor de aankopen als voor de productie, de logistiek enzovoort. Dat ontwikkelen gebeurde in L4G Informix op een SCO Unix-platform dat in mijn ogen bijzonder degelijk, veilig en betrouwbaar was. Het kostte me ongeveer acht maanden om alle modules te ontwikkelen. In de jaren '90 werd ook de micro-informatica geïmplementeerd, in die tijd was dat in Windows 98. In 2000 was er dan de overgang naar het jaar 2000 en de euro. De business ging toen ook steeds hogere eisen stellen. Dat vormde voor ons de aanzet om te opteren voor SAP's erp, maar de 'shop floor'-module in SCO Unix werd wel behouden tot 2006 - 2007. Het kostte ons ongeveer anderhalf jaar tijd om de omgeving te stabiliseren, waarbij ook rekening werd gehouden met de parameterinstellingen. Tegen 2006 hebben we dan een webplatform ingevoerd voor internetbestellingen op SAP. Geleidelijk aan werd het hardwareplatform vervangen door HP UX op centrale servers, natuurlijk met behoud van SAP. Maar gezien het toenemende aantal servers drong virtualisatie zich op. Door die virtualisatie konden we aanzienlijk besparen op het energieverbruik, dat nog daalde met de komst van networked storage op SSD. Nog in 2006 kwam Leonidas tot het besef dat it een onmisbare tool is en niet langer het 'zwakke broertje' mocht zijn. Toen hebben we een gloednieuwe computerruimte gebouwd met de allernieuwste snufjes op het vlak van branddetectie, UPS, stroomaggregaat enzovoort. Het moet gezegd dat informatie in toenemende mate 24 uur per dag en 7 dagen op 7 beschikbaar moest zijn, vooral omdat we een netwerk moeten bedienen op de 5 continenten. Bovendien was het personeelsbestand van het bedrijf aanzienlijk gegroeid - toen ik in 1990 in dienst kwam, was ik de 13e werknemer, terwijl er nu meer dan 80 zijn. Daarom hebben we ervoor gekozen om onze infrastructuur in eigen huis te houden, in plaats van te kiezen voor de cloud. Het kostenplaatje deed voor ons de balans niet doorslaan en de eisen op het vlak van responsiviteit waren belangrijker. DIAMANTIS : Onlangs installeerden we een disaster recovery plan op onze logistieke site, met verbindingen via het Explore-netwerk van Proximus. Dankzij deze oplossing beschikken we over een mirror van alle vitale organen van het bedrijf. Zo berekenden we bijvoorbeeld dat het dataverlies beperkt zou blijven tot maximaal 10 minuten. En meer recent, dat wil zeggen sinds minder dan 2 jaar, zijn we bezig met de implementatie van de tool voor customer relationship management van Salesforce in de cloud om onze eindklanten en ons netwerk van verkooppunten beter te kennen. Naast ons eigen verkoopnetwerk via filialen doen we immers een beroep op distributeurs die over hun eigen verkoopkanalen beschikken. Momenteel zijn 25 vooral commerciële gebruikers verbonden met het platform. De functies van de tool werden geleidelijk aan uitgebreid en ze integreren sinds kort zelfs de stroom kandidaten om een winkel te openen. Daarbij moet je weten dat een complex geheel van die stromen moet worden verwerkt tussen de kandidatuuraanvraag en de daadwerkelijke opening van de winkel. Nog een recent project is de oprichting van een logistiek magazijn dat volledig beheerd wordt met SAP Warehouse Management en dat nu 3 jaar operationeel is. Van SAP gebruiken we sinds een jaar de ocr-scanner voor de automatische verwerking van leveranciersfacturen. Papier wordt afgeschaft en vervangen door de elektronische uitwisseling van facturen met een aantal van onze leveranciers, een oplossing die we aanmoedigen om digitaal te gaan. Ook de klantfacturen worden elektronisch verwerkt, wat ook weer zorgt voor minder papier. En sinds juni is SAP Material Requirements Planning operationeel voor de planning van de behoeften aan productieartikelen. DIAMANTIS : Businessanalyse vormt nu een van de belangrijkste prioriteiten van de informatica. Wij werken met SAP Business Warehouse en met diverse tools uit SAP Business Objects. Voor Leonidas zijn de verkoopgegevens immers van groot belang. Het is onze ambitie om die informatie uit de verkooppunten van onze distributeurs te halen, zonder dat dit voor de winkel al te hoge kosten of complexe processen met zich meebrengt, om nadien gerichte analyses uit te voeren. De analyse is volop aan de gang en moet in januari 2017 worden afgerond, wanneer ons nieuwe boekjaar ten einde loopt (het boekjaar van Leonidas eindigde vroeger eind december, maar omdat de 'drukke' verkoopperiode loopt van oktober tot Pasen, werd besloten om het boekjaar eind juni te laten eindigen, nvdr.). Daarnaast gaan we een samenwerkingsplatform implementeren met een projectbeheer geörienteerd op new product development. DIAMANTIS : De it-afdeling bestaat buiten mezelf uit 5 personen, waarvan 3 voor functionele aspecten en 2 voor de pure infrastructuur. Het team is momenteel vrij stabiel. De laatste tijd heb ik erop aangedrongen om de communicatie te versterken, niet alleen intern, maar ook met de business, en om maximaal te documenteren, in het kader van het systeem voor ticketing en incident management. De budgetten volstaan voor mij en kennen in ieder geval geen daling, in de wetenschap dat we de technologie steeds beter intern beheersen. De investeringen in infrastructuur moeten wel doorgaan. DIAMANTIS : Wat de cloud betreft houden we, zoals gezegd, het beheer van onze infrastructuur liever intern en dat heeft meer te maken met responsiviteit dan met de kosten. Ik stel trouwens vast dat veel bedrijven de mond vol hebben van cloud, maar dat weinig kmo's het ook daadwerkelijk hebben ingevoerd. We zien ook dat sommige bedrijven terug afstappen van cloud. Leonidas ziet echter liever niet als eerste allerlei kinderziektes op zich afkomen en kiest eerder voor bewezen in plaats van avant-gardistische technologieën. Outsourcing staat niet op de agenda, maar we werken natuurlijk wel met externe partners. Zo doen we regelmatig een beroep op SAP-consultants voor zowel functionele als technische aspecten, en op Nexis voor consultancy over de infrastructuur. Maar we houden de beheersing van de technologieën liever binnen onze eigen muren om te zorgen voor een maximale responsiviteit en efficiëntie. DIAMANTIS : Informatica is in de eerste plaats een ondersteunende dienst. Tegenover de algemene directie moet de it-afdeling meegaan met de evolutie van de informatiesystemen ten opzichte van de eisen van de business. Ze moet voorstellen doen om het werk van de business-entiteiten te verbeteren en waken over een goede coördinatie tussen de verschillende eisen van de afdelingen om onnodige veelvuldige ontwikkelingen of infrastructuren te vermijden als er eisen gecombineerd kunnen worden. Dit alles met naleving van de procedures en processen die in onderling overleg zijn vastgesteld. Want het is altijd de tool die zich moet aanpassen aan de mens, hoewel je soms veranderingen moet voorstellen die het werk kunnen verbeteren. Hiervoor zijn kennis van de verschillende vakgebieden van de organisatie en een brede visie onmisbaar. Ik geef mijn team trouwens altijd de raad om de gebruikers op het terrein te ontmoeten, zodat zij hun praktische knowhow kunnen inbrengen. Daarnaast moet de ict director de juiste compromissen kunnen vinden en orkestleider kunnen spelen.Marc Husquinet"Informatica is in de eerste plaats een ondersteunende dienst"