Opgeslagen documenten bevatten veel informatie, zeker als u dat globaal bekijkt. Maar veel informatie is alleen maar nuttig als u die op een makkelijke manier kunt terugvinden. Vandaar dat de juiste zoeksystemen van cruciaal belang zijn. Dat begint al met zoekengines voor uw eigen desktop: die blijken heel erg nuttig om snel informatie terug te zoeken in documenten die op uw eigen pc opgeslagen zijn in de vorm van bestanden of e-mails of eventueel nog andere vormen. Maar in een groot bedrijf is dat probleem nog veel erger. Daar zijn documenten over veel verschillende systemen en servers verspreid, en moeten gebruikers de informatie daarin ook nog kunnen terugvinden. Microsoft had al een systeem uitgewerkt om u in staat te stellen documenten tussen gebruikers in een bedrijf te delen en daarin ook informatie op te zoeken: SharePoint Services. Het Search Server 2008 systeem van Microsoft is in feite een uitbreiding op SharePoint Services. Zoals de naam het al zegt, is het een zoeksysteem om informatie terug te vinden opgeslagen in SharePoint sites, websites, netwerkvolumes en publieke folders van Exchange. Er bestaat een gewone en een Express versie van. De (gratis) Express versie is bedoeld voor wat kleinere bedrijven die minder informatie en servers te doorzoeken hebben en waar dus één fysieke zoekserver volstaat. De (betalende) gewone versie is bedoeld voor grote organisaties en kan op meerdere servers draaien.
...

Opgeslagen documenten bevatten veel informatie, zeker als u dat globaal bekijkt. Maar veel informatie is alleen maar nuttig als u die op een makkelijke manier kunt terugvinden. Vandaar dat de juiste zoeksystemen van cruciaal belang zijn. Dat begint al met zoekengines voor uw eigen desktop: die blijken heel erg nuttig om snel informatie terug te zoeken in documenten die op uw eigen pc opgeslagen zijn in de vorm van bestanden of e-mails of eventueel nog andere vormen. Maar in een groot bedrijf is dat probleem nog veel erger. Daar zijn documenten over veel verschillende systemen en servers verspreid, en moeten gebruikers de informatie daarin ook nog kunnen terugvinden. Microsoft had al een systeem uitgewerkt om u in staat te stellen documenten tussen gebruikers in een bedrijf te delen en daarin ook informatie op te zoeken: SharePoint Services. Het Search Server 2008 systeem van Microsoft is in feite een uitbreiding op SharePoint Services. Zoals de naam het al zegt, is het een zoeksysteem om informatie terug te vinden opgeslagen in SharePoint sites, websites, netwerkvolumes en publieke folders van Exchange. Er bestaat een gewone en een Express versie van. De (gratis) Express versie is bedoeld voor wat kleinere bedrijven die minder informatie en servers te doorzoeken hebben en waar dus één fysieke zoekserver volstaat. De (betalende) gewone versie is bedoeld voor grote organisaties en kan op meerdere servers draaien. Wij hebben Search Server 2008 Express uitgeprobeerd. De installatieprocedure controleert weliswaar alle benodigdheden en zorgt ook zelf voor het downloaden en installeren van bijkomende onderdelen, maar afhankelijk van wat u precies nodig hebt kan dat toch even duren. Wij probeerden het op een vrijwel kale Windows Server 2003 en kennelijk gaat Microsoft ervan uit, dat u dit installeert op een systeem dat al het een en ander aan boord heeft (zoals SharePoint Service en. NET Framework 3.0). De installatieprocedure down-loadt en installeert het wel, maar het duurt gewoon lang allemaal. Bij het klaarmaken van de benodigde SQL Server databases werd ook nog eens een systeemfout (trap) gegenereerd, die volgens Microsoft ligt aan een slecht stuurbestand op ons systeem (niet waar!), maar gelukkig bleek deze systeemfout geen euvel effect te hebben en kregen we de Search Server toch aan het werken. Voor het beheer vertrekt u van een verenigd beheerdashboard voor Search Server en SharePoint Services. U kunt verschillende servers centraal beheren, aan systeembewaking doen en de 'kruipstatus' bekijken. 'Kruipen' is het scannen van servers en sites op zoek naar informatie om te indexeren. Een heel belangrijk onderdeel van het beheer is uiteraard het definiëren van kruipopdrachten. Zo'n kruipopdracht kan volledig zijn (scan een heel systeem), of aanvullend (scan incrementeel). Bij zo'n kruipopdracht kunt u kruipregels opgeven waarvan voldaan moet worden (bijvoorbeeld met bij een kruipopdracht horende authenticiteitscontrolegegevens, of met impactregels om de prestaties van bepaalde servers of diensten niet te doen lijden onder uw kruipopdrachten) en ze schematiseren om ze op bepaalde tijdstippen te doen uitvoeren. Er is ook een mogelijkheid om een volledige kruipactie meteen te doen uitvoeren. Voor een kruipopdracht kunt u 'content sources' (inhoudsbronnen) opgeven: dat zijn zowat alle mogelijke plaatsen waar data opgeslagen wordt, maar ook applicaties en diensten die u geïndexeerd wil zien. De kruipregels stellen u in staat om bepaalde inhoud in te sluiten of juist uit te sluiten. Om een en ander overzichtelijk voor de beheerder te houden, kan die servernaammappings toepassen om site-adressen binnen en buiten het eigen netwerk makkelijker te kunnen herkennen en gebruiken. Van alle kruipopdrachten worden journaals bijgehouden en die kunt u gedetailleerd bekijken of gesorteerd volgens lokatie, datum en tijd, inhoudsbron en status. De bewaking van kruipopdrachten gebeurt onder meer via het dashboard, maar u kunt ook indexbewaakopdrachten definiëren. Daarbij bewaakt u dan kruiptijden en -duur, fouten en gemiddelde prestaties per inhoudsbron en over een bepaalde termijn (wekelijks en maandelijks). Van alle systeemgebeurtenissen worden uiteraard ook journaals bijgehouden en die kunt u volgen en laten samenvatten in Microsoft Operations Manager rapporten. Search Server 2008 biedt ook uitgebreide rapportagemogelijkheden voor zoekopdrachten en de resultaten daarvan. U kunt de meest voorkomende zoekopdrachten bekijken, zoekopdrachten zonder resultaat, vaakst voorkomende resultaatpagina's, zoekopdrachtenvolume, doorklikverhoudingen, en nog veel meer. Zo ziet u niet alleen de populairste zoekopdrachten, maar ook de meest succesvolle. En dat staat u als beheerder dan weer toe om dat nog verder te verbeteren door nieuwe 'Best Bets' (zoek en via beste gok) en inhoudsbronnen toe te voegen. Search Server biedt standaard back-up en herstel voor configuratiedata en indices (ook op afstand) en geschematiseerd of actueel. Het systeem kan gefedereerde zoekrelaties aangaan met bijbehorende authenticiteitscontrolemechanismes. Ook de resultaten worden beveiligd: bij het doorlopen van inhoudsbronnen wordt niet alleen de informatie geïndexeerd, maar worden ook bijbehorende toegangscontrolelijsten (ACL's) opgeslagen voor zowel netwerkvolumes en Share Point sites als IBM Lotus Notes databases, zodat gebruikers alleen die zoekresultaten kunnen zien waarvoor ze de juiste rechten hebben. Beheerders kunnen gevoelige informatie in de index verwijderen zonder dat de bijbehorende inhoudsbron opnieuw geïndexeerd hoeft te worden. Daarbij wordt dan volautomatisch een kruipuitsluitingsregel aangemaakt zodat deze specifieke inhoud niet opnieuw geïndexeerd wordt. Search Server 2008 kent geen documentomvangslimieten. Bijgevolg kan hij al uw documenten indexeren, hoe groot ze ook zijn. Tijdens het kruipproces wordt de data voortdurend doorgestuurd naar de zoekservers. Behalve de hierboven genoemde inhoudsbronnen, kan Search Server 2008 nog vele andere opslagsystemen doorzoeken en indexeren, als u daar de juiste indexeringsconnector voor hebt. Microsoft biedt standaard al 'federatieve' connectoren aan voor bekende publieke informatiesites zoals Google News en Wikipedia en nog vele andere. Als u uw gebruikers dus toegang wil geven tot deze informatie in hun zoekopdrachten, kunt u deze connectoren gratis downloaden en installeren. Dit kan voor alle internetsites die de OpenSearch standaard ondersteunen. Bovendien maken heel wat bedrijven met specifieke databewaarsystemen zelf ook connectoren voor Search Server 2008 die u dan ook nog kunt toevoegen. Op deze manier is er vrijwel geen enkele beperking op wat u kunt "doorkruipen" ter indexering. Voorbeelden van bedrijven met connectoren zijn Business Objects, EMC, HP, OpenText, SAS en Symantec. Er zijn er nog veel meer. De voorstelling van alle zoekresultaten, ook die van federatieve zoekopdrachten, kunnen gepersonaliseerd worden met behulp van XSL-stylesheets. Overigens kunnen ook metadata-eigenschappen geïndexeerd worden. Voor gebruikers verandert er niet veel aan hun zoekervaring, als ze tenminste gewoon waren te werken met de Microsoft zoektechnologie (Live Search). Ze krijgen een zoekcentrum ter beschikking met een webachtige interface en een vrij gemakkelijke zoekopdrachtsyntaxis. Zoekresultaten worden getoond met tekstsamenvattingen zodat gebruikers snel een overzicht krijgen en het gezochte kunnen herkennen. Hierbij worden de zoektermen gemarkeerd. Als een gebruiker zich vergist bij het intikken van zoektermen, krijgt hij automatisch suggesties te zien met gecorrigeerde zoektermen. Zoekresultaten kunnen gegroepeerd, gesorteerd en gefilterd worden om sneller tot het gewenste antwoord te komen. Zoekresultaten kunnen voorts ook in tabbladen onderverdeeld worden en bewaard als favorieten. U kunt vaak terugkerende zoekresultaten in Search Server 2008 programmeren, zodat het systeem u via e-mail of RSS waarschuwt zodra er nieuwe informatie binnenkomt die overeenkomt met uw zoekopdrachten. En uiteraard spreekt de zoekinterface uw taal. Search Server 2008 Express biedt een rijke zoekomgeving die heel wat verschillende soorten opslagsystemen kan doorzoeken en indexeren. Voor alles wat niet standaard ondersteund wordt, kunnen derden bovendien speciale connectoren schrijven. Zoals we gewend zijn van Microsoft is een en ander wel nogal Windows-centrisch en worden er bijvoorbeeld geen authenticiteitscontrolesystemen ondersteund die niet werken zoals die van Microsoft zelf. Maar als uw netwerk en bedrijf Windows-centrisch is, kan deze Search Server u gouden diensten bewijzen.Johan Zwiekhorst