De meeste fusies en overnames slagen er niet in de verwachte synergie op te leveren, laat staan om enige strategische waarde te creëren. Eén van de oorzaken is de it-integratie. Dat bleek op het jongste Data News seminarie ‘Best practices in ict integration’.

Het management en het leiderschap enerzijds, en de culturele tegenstellingen anderzijds zijn in heel wat gevallen het probleem bij de integratie van twee ondernemingen, maar het gebrek aan it-integratie is met stip de belangrijkste hinderpaal voor een succesvolle overname of fusie. “Lukt het wel, dan is dat vooral dank zij het inschakelen van de it-afdeling voor het afronden van de deal én de toewijzing van een it-integratiebudget. Meestal vergeet men dat er geld moet worden uitgegeven om geld te kunnen besparen”, vertelt Accenture global managing director Thierry Mennesson, verantwoordelijk voor it-strategie en transformatie. Voor de overnamedeal ondertekend is, vindt hij dat het it-platform erg grondig onder de loep moet worden genomen en er een specifiek it-team van integratie-experten moet worden aangeduid. Umicore heeft daarvoor een ‘brandweerbrigade’ van drie ervaren it-medewerkers en een hr-verantwoordelijke die de it-integratie snel in goede banen moet leiden. “Wij zijn van bij de overnamecontacten betrokken partij”, vertelt Edwin D’Hondt, cio van Umicore, “en het is al gebeurd dat we een ‘no go’ gaven voor de overname. Metaalverwerker Umicore telt 15.000 werknemers in meer dan 80 locaties wereldwijd. Het it-budget bedraagt 2,1 procent van de omzet, in 2007 goed voor 1,9 miljard euro. “Op korte termijn integreren we de infrastructuur met focus op e-mail, de uitwisseling van documenten en toegang tot intranet. De baas wil immers bij de eerste dag van de overname een mail sturen naar alle werknemers. Later, op middellange en langere termijn, volgen de businesstoepas-singen en dataverkeer.” Een derde van het integratiebudget gaat bij Umicore trouwens naar communicatie. “Het gaat niet alleen om technologie, maar ook om cash én mensen”, aldus Edwin D’Hondt. Gartner raadt aan om de overgenomen it’ers in drie groepen te verdelen. “Je hebt een aantal mensen die je altijd nodig zal hebben, sommigen enkel tijdens de transitieperiode, en de anderen zijn surplus,” aldus Gartner vice-president Michael Gerrard. Hij pleit voor een snelle integratie: “Neem snelle en duidelijke beslissingen. Liever besluitvaardigheid dan accuraatheid.”

Standaardisatie helpt

Bij Umicore vindt de it-integratie binnen de acht maanden plaats. Edwin D’Hondt is er bovendien rotsvast van overtuigd dat standaardisatie helpt bij overnames. Umicore heeft wereldwijde afspraken met HP, IBM Cognos en Microsoft. Ook biergigant Inbev koos voor outsourcing aan IBM om sneller te kunnen inspelen op overnames. Inbev telt vandaag 89.000 werknemers, goed voor een omzet van 14 miljard euro. “De it-integratiekost wordt vaak onderschat. De migratie is complex en duur.” Leonardo Balbinot, directeur global IBS technology operations bij InBev pleit voor het snel uitwerken van een retentieplan voor de it-medewerkers. Het probleem bij het zopas overgenomen Amerikaanse Anheuser Bush is dat het een erg grote it-afdeling heeft, terwijl Inbev enkele jaren geleden zijn it-afdeling uitbesteedde. “We zouden onze strategie nog eens tegen het licht kunnen houden,” aldus Balbinot. Hij wijst erop dat “er een duidelijk verband is tussen het halen van de geprojecteerde synergie en de vroege betrokkenheid van de ict-afdeling. Toch blijkt dat in minder dan 30 procent van de overnames de it-manager op voorhand op de hoogte was.” Ook bij media- en softwarebedrijf Kluwer is dat het geval. “Wij waren bij geen enkele overeenkomst betrokken. Altijd horen we het achteraf.” zegt ict operations manager Geert Beyen. In België werden de afgelopen zes jaar zeven bedrijven overgenomen. “Vaak gebeurt het dat je als it-afdeling wel instructies krijgt, maar geen mandaat.” Geert Beyen pleit tevens voor een gecentraliseerde ict-divisie. “Als je de ict’ers onsite laat, dan krijg je nooit controle. Ze zeggen wel ja, maar ze doen het toch niet. Op die manier verandert er niets.”

Vertrouwen gaat te paard

Euroclear directeur Marc De Rycke, verantwoordelijk voor de project delivery services afdeling, vindt dat it-werknemers wel “vaker teruggrijpen naar het ‘not invented here’ syndroom. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard.” Euroclear is de grootste speler ter wereld in het checken van financiële transacties. In 2000 werd in Brussel de Euroclear Bank opgericht. Sindsdien groeide die snel via een zestal overnames De meest recente was eind oktober toen beslist werd te fuseren met de Finse en Zweedse central securities deposito’s. “Wij brengen alles op één enkel geïntegreerd it-platform, ” aldus De Rycke. Dat plan moet rond zijn tegen 2011. Nog tegen 2010 moet bij Eandis het omgekeerde gebeurd zijn. Eandis moet helemaal afsplitsen van Electrabel. “Vandaag zijn alle kritieke applicaties zoals SAP al ontvlochten,” vertelt Luc Van Durme, verantwoordelijk voor it-services infrastructuur design en telecommunicatie. Het totale it-budget bedraagt 15 miljoen euro. “Wij hebben alles outgesourcet aan Telindus, maar achteraf gezien hadden we misschien maar 75 procent moeten uitbesteden. Het design zelf hadden we beter in huis gehouden,” aldus Van Durme.

Luc Blyaert