Het Wilrijkse software- en consultancybedrijf MCS specialiseert zich in facility management voor vastgoed, en gooit daar wereldwijd hoge ogen mee. Internationale contracten met onder meer Siemens, ISS en Continental hebben het twintig jaar oude familiebedrijf vleugels gegeven.

Facility management (FM) blijft een ietwat mysterieus begrip. De definitie is nochtans eenvoudig: het beheer van alle functies die de hoofdactiviteit van een bedrijf ondersteunen. Klassieke pijlers zijn onder meer het technische beheer, het onderhoud van de installaties en de exploitatie van het gebouwenpatrimonium. De link naar vastgoed is snel gelegd.

MCS (Management Consultancy Software) is zich over de jaren heen steeds meer gaan toeleggen op het facility management voor vastgoed, aangespoord door het succes dat volgde op een overeenkomst met Siemens. “Voor de Siemens-case moeten we teruggaan tot 1999”, vertelt oprichter en gedelegeerd bestuurder Marcel Eeckhout van MCS. “Op dat moment besloot de onderneming om het vastgoedbeheer en de FM-activiteiten van alle vestigingen in België en Luxemburg onder te brengen in de afdeling Siemens Real Estate (SRE). De opdracht van die afdeling bestond erin om het gebruik van vierkante meters te verminderen, en de vaste kosten terug te dringen.”

Om de brede waaier aan activiteiten te ondersteunen en de processen te kunnen stroomlijnen, ging Siemens op zoek naar een leverancier van Facility Management Informatie Software (FMIS). “En het is niet toevallig dat Siemens bij MCS terecht kwam”, verduidelijkt Eeckhout.

“Programmeren voor faciliteitenbeheer is complex. Aan de ene kant heb je de plannen van de gebouwen, die meestal in AutoCad getekend zijn. Daarnaast heb je de managementgegevens die bijgehouden worden in een database. Uniek aan onze software, is dat wij alle gegevens in één database hebben samengebracht, dus ook de AutoCad-plannen.”

Dat de oplossing van Eeckhout gemakkelijk en over de hele organisatie geïntegreerd kon worden met het erp-pakket van SAP en de eigen systemen voor gebouwbeheer van Siemens Building Technologies, gaf uiteindelijk de doorslag. Het resultaat bleef niet uit: de toepassing liet toe om in een paar jaar tijd de kosten voor elke werkruimte met 18 procent te verlagen en de vastgoedoppervlakte terug te dringen van 260.000 naar 80.000 vierkante meter.

Eén en ander bleef niet onopgemerkt in het hoofdkwartier van Siemens, en sinds 2004 levert MCS vastgoedsoftware aan de hele groep. Intussen beheren de Antwerpenaars met hun toepassingen onder meer 11 miljoen vierkante meter bij de Duitse elektronica-gigant. “Bij het beheer van het patrimonium worden er erg strikte regels gehanteerd”, gaat de gedelegeerd bestuurder verder. “Zo moet de ratio tussen bruto- en netto-oppervlakte 15 procent bedragen om tot een efficiënt gebouw te komen. Onze software laat toe om die evaluatie te maken. Een pand dat niet voldoet, gaat er meestal onherroepelijk uit.”

In 2002 kwam ook de Deense dienstengroep ISS terecht bij MCS. ISS heeft het myMCS softwarepakket geïntroduceerd in alle landen waar het bedrijf actief is, en verkoopt de pakketten er ook. Zodoende kan MCS met 43 werknemers 70 procent van zijn omzet uit het buitenland halen.

Inventaris

“Om een dagelijkse inventaris te kunnen opmaken, registreren we alles wat er gebeurt bij een klant, inclusief technische installaties waar onderhoud aan te pas komt, zoals liften, motoren en temperatuursveranderingen. Wanneer er zich iets voordoet, krijgt de gebruiker automatisch een signaal, wordt er een werkorder aangemaakt en worden de betrokken bedrijven gewaarschuwd.”

“Op het gebied van preventief onderhoud werken we onder andere volgens een just in time-principe. Als een motor zoveel uren gedraaid heeft, moet hij gesmeerd worden. Ook dat wordt automatisch doorgegeven aan de juiste persoon, die op zijn beurt registreert wanneer hij wat gedaan heeft. Daarnaast kan je met de myMCS-software ook een zaal boeken, of de catering, de tijdstippen van de koffie. En alles kan meteen doorgefactureerd worden naar een erp-systeem, via de juiste kostenplaatsen.” Wat dat erp-systeem betreft: SAP heeft zelf wel een real estate-oplossing in huis, maar de Duitsers missen een pakket dat het geheel van de organisatie facilitair aanstuurt. Toen MCS meer dan een miljoen vierkante meter van de KULeuven en van Belgacom ging beheren, en dus diende te integreren met modules van SAP, werden de banden met de erp-gigant aangehaald, en werd Wilrijk een gecertificeerde partner van Waldorf. Klanten kunnen de keuze maken of ze de servers waarop de MCS-software draait zelf onder dak nemen, of bij MCS laten draaien. Een derde partij als ‘hoster’ behoort evenzeer tot de mogelijkheden. “De eerste hosting en Saas-projecten zijn opgestart. Zo lopen er projecten met Continental in Frankrijk en Orderly Clea-ning in het Verenigd Koninkrijk”, besluit Eeckhout. “Integratie met SAP in een SaaS- of hostingconcept is erg ingewikkeld, maar via webservices is het mogelijk.”#

Frederik Tibau