De redacties van tijdschrift en kranten, advertentieregies, toegang tot websites… Voor het Brusselse multimediabedrijf IPM is een uiterst bedrijfszekere communicatieinfrastructuur een absolute noodzaak. Reynald Lemaire stelde toch zijn vertrouwen in ‘open source’ en pikte in één moeite door ook een rits extraatjes mee voor een hogere productiviteit. Dat leverde hem de bekroning ‘ICT Innovator of the year – Industry’ op.

De naam IPM doet wellicht geen belletje rinkelen, maar de publicaties van dit multimediale bedrijf zijn des te bekender. IPM is de uitgever van kranten als La dernière Heure en La libre Belgique en een Belgische editie van het weekblad Paris Match, een radio en een rits websites zoals Cinebel, Immoscan etc. Het bedrijf telt bijna 350 werknemers, verdeeld over tien vestigingen (inclusief iemand in Parijs). De communicatiestromen zijn niet gering en bijzonder verscheiden, met zowel ‘klassiek’ als ‘nieuw’ verkeer. Zo stromen maandelijks nog om en bij de 6.000 faxen binnen, terwijl de websites in diezelfde periode ca. 25 miljoen ‘pageviews’ verwerken (over een 30Mbps connectie met het internet).

Klassiek en radicaal

De aanleiding tot het winnende project klinkt erg klassiek en prozaïsch. Het hoofdkantoor verhuisde begin 2007 naar een nieuw gebouw en de pabx meenemen was geen optie wegens te oud en nog een paar goeie redenen. Tijd dus voor een systeem dat zowel een nieuw it-netwerk als een geoptimaliseerde en geïntegreerde communicatieomgeving omvatte. Er werd met andere woorden gemikt op een maximaal rendement inzake convergentie van communicatiesystemen en exploitatiekosten. “Met veel wensen inzake de kwaliteit van de omgeving en een grotere productiviteit er bovenop,” vertelt Reynald Lemaire, directeur informatique, technique et processus bij IPM. Het werd een grote ‘request for proposal’ voor een project dat van start ging in het eerste kwartaal van 2006 en op het eind van dat jaar al ‘live’ ging, althans voor het hoofdkantoor (“de regionale kantoren konden wachten tot het eerste kwartaal van 2007”).

Open source en productiviteit

Wat het telefonieluik betreft, viel de keuze op ‘voice over ip’ goeddeels omdat “het kon,” merkt Lemaire op, maar ook met het oog op lagere kosten. En dat laatste speelde ook in de keuze voor een voip-oplossing van het Belgische Escaux, een producent van telefonieoplossingen op basis van het opensource Asterisk-platform van Digium. “De initiële investering lag dan ook 500 procent lager,” maakte Lemaire snel de rekening. “We hadden overigens in het lastenboek aangegeven dat een opensource oplossing wel mocht.” Wellicht wat radicaal, gezien het belang van communicatie voor een bedrijf als IPM. Dat de stichters van Escaux uit de telecomwereld stammen (ervaring bij Belgacom en Colt), sterkte de IPM-mensen in hun vertrouwen in het Waverse bedrijf.

Werknemers efficiënter laten werken was merkwaardig genoeg de belangrijkste reden waarom voor ip-telefonie gekozen werd. “Door alle communicatievormen te integreren, [… ] winnen de werknemers tijd: ze kunnen altijd en overal het beste contactkanaal kiezen,” aldus Lemaire. Op het nieuwe communicatieplatform werd immers een ‘aanwezigheidssysteem’ (presence management) geënt, waarmee snel kan worden gecheckt of iemand aanwezig is, of hij al dan niet gestoord kan worden enz. “Zonder een ‘big bro-ther’ systeem te worden,” verduidelijkt Lemaire, want het is wel een ‘buy in’ systeem. Een manager kan eventueel wel de instellingen forceren, om zeker te zijn bijvoorbeeld dat een dienst bereikbaar is (‘teamnummers’), of om iemand een periode van ongestoord werken te garanderen. Helemaal mooi is dat op basis van de ‘niet aanwezig’-instelling ook kan worden bepaald dat het vaste toestel op iemands werkplek in het geheel niet rinkelt, maar dat de communicatie meteen wordt doorgeschakeld (een opluchting voor wie soms oeverloos gerinkel in een aanpalend kantoor moet ondergaan).

Toekomst

Op termijn wil Lemaire daar ook nog een ‘contact filtering’ oplossing aan toevoegen. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen wie in iemands ‘contactboekje’ staat, wordt doorverbonden. Het systeem biedt trouwens nog doorgroeimogelijkheden, zowel wat gebruikers als wat functionaliteit (zoals videoconferencing) betreft.

Wel al geïmplementeerd en behoorlijk belangrijk voor de redacties is de mogelijkheid om televisie over het ip-netwerk te verspreiden. “En dat met een grote flexibiliteit, zodat het erg makkelijk is om telefoontoestellen of televisies en dies meer te verplaatsen.” De erg prijsgunstige multifunctionele toestellen scoorden overigens ook heel goed bij het personeel

Het succes van het project kan ook in cijfers worden uitgedrukt. Door de integratie van een faxserver (een faxboodschap verschijnt dan op het scherm van de bestemmeling), werd dit jaar al ruim 15.000 euro aan tijd en papier bespaard. Maar er zijn meer voorbeelden van kostenbesparingen. IPM rekent er dan ook op dat het project zich binnen de twee jaar heeft terugverdiend.

Guy Kindermans