Dat het papierloze kantoor een illusie is, blijkt eens te meer door het succes van mobiele print-apps. Maar verwacht op uw smartphone of tablet niet dezelfde printfunctionaliteit als op uw gewone pc. De door ons geteste mobiele print-apps werken nog erg primitief.

Zelfs bij mobiele toepassingen komt een printoptie soms van pas. Al is het maar om een trein- of vliegtuigticket of een boardingpass af te drukken die u bestelde via uw smartphone of tablet. Gebruikers die hun laptop willen vervangen door een tablet zouden ook graag kunnen printen. Helaas staat de printondersteuning van mobiele besturingssystemen nog niet op punt. Microsoft biedt voor Windows Phone voorlopig geen enkele printoplossing. Bij iOS en Android ondersteunen slechts een handvol printers Apple’s AirPrint of Google’s Cloud Print. Daar zijn bovendien weinig types printers bij die in bedrijven worden gebruikt.

AirPrint en Cloud Print

Gelukkig kunt u alle printers compatibel maken met AirPrint en/of Google Cloud Print via een netwerkservice die u bijvoorbeeld op een oude pc of op een server installeert. Dergelijke software bestaat voor Linux, Mac OS. X en Windows, zowel gratis als betalend. Mogelijk nadeel is dat die pc dan altijd ingeschakeld moet zijn om te kunnen printen. Nog een nadeel is dat de gebruiker op hetzelfde subnet moet zitten als de printer. Dat laatste probleem kunt u voor iOS-gebruikers oplossen met een specifieke AirPrint-appliance zoals Lantronics xPrintServer of routers van onder andere Aerohive en Netgear, die AirPrint rechtstreeks ondersteunen. Meer informatie vindt u via de gebruikelijke zoekmachines. Voor Google Cloud Print bestaat vooralsnog niets vergelijkbaars.

Bedrijfseigen oplossingen

Om het allemaal nog ingewikkelder te maken, pakken verschillende printerfabrikanten uit met mobiele printoplossingen die vooral met hun eigen apparatuur functioneert. Voorbeelden zijn Brother (iPrint&Scan voor Windows Phone 7, iOS en Android); Canon (Easy-PhotoPrint voor iOS, Android en WindowsRT); Epson (iPrint voor Android en iOS); HP (ePrint voor BlackBerry, iOS, Symbian en Android); Lexmark (Mobile Printing App voor iOS, Android en Google Cloud Print); Cisco in samenwerking met Xerox (Mobile Print Cloud); en Samsung (Mobile Print voor Android). Het lijkt een spijtige terugkeer naar het begin van het pc-tijdperk, toen elke fabrikant zijn eigen printtaal en printerdrivers gebruikte.

Print-apps

In deze test concentreren we ons op print-apps voor mobiele besturingssystemen die zo universeel mogelijk werken, dus met printers van gelijk welk merk. Eén van de problemen die deze print-apps proberen op te lossen, is het gebrek aan ingebouwde printondersteuning in negentig procent van alle apps. Informatie kunt u alleen via een omweg printen, bijvoorbeeld via knippen-en-plakken, of door ze te bewaren in een afdrukbaar bestandsformaat zoals pdf. Print-apps kunnen zich van elkaar onderscheiden door de manier waarop ze dit aanpakken en natuurlijk ook door de kwaliteit van hun afdrukken.

Windows Phone

Windows Phone heeft geen ingebouwde printondersteuning. De app-winkel bevat als we dit schrijven slechts twee print-apps die iets voorstellen: Print2Cloud en Sky-prints. De eerste app koppelt de Windows Phone aan Google Cloud Print (zie verder). De tweede app gebruikt de Skyprints-service die op een Windows-pc of- server wordt geïnstalleerd. Wij testten beide apps met een HTC Windows 8X smartphone draaiend onder Windows Phone 8.

PRINT2CLOUD

Deze app kan foto’s, webpagina’s en tekstfragmenten afdrukken naar Google Cloud Print. Inloggen met uw Google-account volstaat om al uw Cloud Print-printers te koppelen aan uw Windows Phone. De app laat u toe om uw favoriete printer te kiezen, maar bij elke printopdracht kunt u een alternatief kiezen. Alleen de Plus-versie kan tekstfragmenten van bijvoorbeeld een e-mail of een Word-document afdrukken, maar het werkt vrij primitief. U knipt de tekst en plakt ze dan in het notitieboekje van Print2Cloud Plus. Vervolgens kunt u dat printen. U kunt fragmenten uit meerdere apps knippen en plakken. De inhoud van het notitieboekje blijft bewaard wanneer u de app afsluit.

De gewone versie van Print2Cloud kan alleen foto’s en webpagina’s afdrukken. In de app selecteert u de gewenste foto uit de fotorol van uw Windows Phone en drukt vervolgens op afdrukken. Desgewenst kunt u de foto eerst bewerken voor u ze print, bijvoorbeeld een fragment uitvergroten, het contrast wijzigen of de oriëntatie veranderen. De Photo Editor van Aviary is geïntegreerd in de app. Webpagina’s afdrukken kan niet direct in Internet Explorer, maar alleen via een omweg waarbij u een webadres typt in het Web Print-gedeelte van de app. Knippen en plakken kan ook en is eigenlijk veel handiger, maar in de door ons geteste versie werkte dat niet omdat de app url’s foutief plakte. Omdat dit probleem ook bij Skyprints op exact dezelfde manier optrad, vermoeden we dat het een probleem is van Windows Phone 8 dat hopelijk in een update van het besturingssysteem verholpen wordt. U kunt het document vooraf bekijken. Andere opties zijn er niet. De geopende webpagina wordt integraal afgedrukt. U kunt dus geen gedeelte kiezen, of twee pagina’s op een blad afdrukken. Wel kan de app ook een pdf afdrukken, zolang die maar via een url bereikbaar is.

Als u toch al Google Cloud Print gebruikt, is dit een handige, zij het eerder beperkte app. Positief is in elk geval dat de app foto’s en webpagina’s correct afdrukt.

PRODUCTINFO

PRODUCT: PRINT2CLOUD

PRODUCENT: Andreas Enbacka

ADVIESPRIJS: gratis; Plus-versie (geen advertenties, mogelijkheid om tekstfragmenten te printen): € 1,99

SYSTEEMVEREISTEN: Windows Phone 7 of hoger

SKYPRINTS

ArtfulBits is gespecialiseerd in apps voor allerlei mobiele platformen. Skyprints is een combinatie van een Windows-service, die elke lokale printer omtovert tot een cloudprinter, en een app waarmee u documenten, e-mailbijlagen en foto’s kunt afdrukken naar de pc of server waarop de Windows-service geïnstalleerd is. De app is voorlopig alleen beschikbaar voor Windows Phone, maar ArtfulBits werkt naar eigen zeggen ook aan apps voor Android en iOS. Die waren tijdens onze test evenwel nog niet beschikbaar, we hebben de dienst dus getest op een Windows Phone.

Eerst moet u een met een wachtwoord beveiligde account creëren. Dat kan in de app zelf, of via de Windows-applicatie. Zowel in de app als in de Windows-applicatie moet u die gegevens invullen. Daarna kunt u aan de printers op de pc waarop de service geïnstalleerd is en die geactiveerd zijn in de Sky-prints-monitor. U kunt foto’s, webpagina’s en e-mails afdrukken, maar alleen als u ze in de app opent, dus niet rechtstreeks in andere apps. Foto’s kunt u selecteren uit de galerij, of u kunt een foto nemen en die vervolgens printen. Ze eerst bewerken in de app zelf is niet mogelijk, maar u kunt wel kiezen uit drie afdrukkwaliteiten: laag, normaal en hoog.

Webpagina’s afdrukken werkt op dezelfde manier als bij Cloud2Print. Ook hier lukte het plakken van een url niet, wat wellicht te maken heeft met een bug in de door ons gebruikte versie van Windows Phone 8. Wilt u e-mails afdrukken dan moet u uw e-mailaccount in de app zelf definiëren. Alleen imap4- en pop3-accounts worden ondersteund.

Skyprints heeft iets meer afdrukmogelijkheden dan Cloud2Print, maar u moet er wel een speciale service voor installeren op een Windows-pc. Niet alle foto’s werden correct afgedrukt: soms waren ze te groot en werden ze in stukken afgedrukt op meerdere pagina’s. Evenmin drukte deze app alle webpagina’s correct af: sommige titels werden in de verkeerde karakterset geprint. Bovendien werd dezelfde pagina ongevraagd meerdere keren afgedrukt. We kunnen deze app daarom momenteel niet aanbevelen: er is nog heel wat werk aan.

PRODUCTINFO

PRODUCT: SKYPRINTS, WWW.SKYPRINTS.NET

PRODUCENT: ArtfulBits, www.artfulbits.com

ADVIESPRIJS: gratis

SYSTEEMVEREISTEN: Windows Phone 7 of hoger

EFI PRINTME MOBILE VOOR ANDROID BLACKBERRY EN IOS

EFI PrintMe Mobile bestaat uit centraal te beheren serversoftware die elke Windows-printer omtovert in een mobiele wifi- of e-mailprinter voor Android, BlackBerry of iOS. De serversoftware laat optioneel gastgebruik toe doorheen een firewall. Apple-gebruikers kunnen de printers direct gebruiken via de ingebouwde AirPrint-ondersteuning van hun iPhone of iPad. Android- en BlackBerry-gebruikers dienen een gratis app te installeren.

De Windows-serversoftware kan op een pc of server worden geïnstalleerd, maar als u ook MS Office-documenten wilt kunnen afdrukken dan dient u die software ook te installeren onder dezelfde gebruikersnaam als de PrintMe-service. De gebruiker moet een lokale of domeingebruiker met administratieve rechten te zijn. De service moet mails kunnen versturen, dus moet u ze ook nog toegang verlenen tot een geldige e-mailaccount (naar keuze smtp of Exchange). Wilt u doorheen verschillende draadloze subnetten kunnen printen dan dient u de aparte PrintMe Mobile Link-software bijkomend te installeren op een pc of server in elk subnet. Niet echt handig… Na de installatie wordt een activatiecode gestuurd naar het geregistreerde e-mailadres. Die code moet u invullen om de installatie van de service te kunnen voltooien.

Server

U beheert PrintMe via uw webbrowser. Standaard wordt hiervoor ip-poortnummer 6310 gebruikt. Alle communicatie verloopt via een beveiligde https-verbinding. Het PrintMe Mobile Dashboard functioneert in meerdere talen, waaronder Frans, maar geen Nederlands. Via het dashboard beheert u printers, e-mailinstellingen, licenties en vraagt u rapporten op over printers en printopdrachten. Helaas is de software op geen enkele manier geïntegreerd met directorysystemen zoals Active Directory of veelgebruikte netwerkbeheertools. Printen kan naar netwerkprinters of rechtstreeks aangesloten printers. Per printer is een licentie nodig, maar in het dashboard kunt u wel vrij kiezen welke printer(s) beschikbaar zijn voor de gebruikers. Per geactiveerde printer kunt u de naam, beschrijving en de authenticatievereisten instellen (wel of geen wachtwoord nodig om te printen).

PrintMe ondersteunt ‘secure release printing’. Gebruikers e-mailen hun printopdrachten onderweg naar print@printme.com en kunnen die dan printen wanneer ze fysiek bij de printer staan. U kunt centraal beheren hoe lang de print-opdrachten door de server bijgehouden moeten worden (van 1 tot 7 dagen).

Per geactiveerde printer kunt u een testpagina afdrukken. Dat is tegelijk een mini-affiche die u in de buurt van de printer kunt ophangen en die de nodige informatie bevat waarmee gebruikers hun mobiele apparaat kunnen configureren. Er staat ook een qr-code op waarmee gebruikers hun ‘secure release’-documenten kunnen ophalen en afdrukken.

PrintMe app

Apple-gebruikers kunnen de printfunctie van iOS gebruiken. Android- en BlackBerry-gebruikers moeten de gratis EFI PrintMe Mobile-app installeren. De optie om af te drukken is een onderdeel van de besturingssysteemopties voor het delen van informatie (“share”-knop). U kunt een opgeslagen bestand ook in de app openen en dan afdrukken. Ondersteunde bestandsformaten zijn MS Office (als Office geïnstalleerd is op de server), pdf, xps, web- en tekstdocumenten, e-mails, rtf, en afbeeldingen in de formaten bmp, gif, jpg, pict, png, tiff en unirast. U kunt direct printen naar een van de geactiveerde printers of e-mailen naar PrintMe.com. In dat geval zult u een afdrukcode via e-mail ontvangen waarmee u het document later kunt printen. U kunt het aantal kopieën en, indien ondersteund door de printer, al dan niet dubbelzijdig printen instellen. Andere opties zoals in zwartwit afdrukken op een kleurenprinter kunt u niet kiezen op het mobieltje, maar het is wel mogelijk op serverniveau aparte instellingen te voorzien voor één printer. (U betaalt dan eventueel wel bijkomende licentiekosten.) Ook is het niet mogelijk om slechts een beperkt aantal pagina’s van een groter document af te drukken.

PrintMe printte al onze testdocumenten foutloos af. Er blijken wel nog wat bugs in de Android-app te zitten. Op Android 2.3.4 blijkt de app te crashen bij pogingen om af te drukken naar een printer die met een wachtwoord is beschermd. Bij hogere Android-versies en bij iOS was er geen probleem. Ondanks de beschikbaarheid van de deelknop werkte printen toch niet in alle Android-apps (bijvoorbeeld InstaFetch). De Android-app drukt ook alle nieuwe e-mails ongevraagd af; we vonden geen manier om dit te configureren en in de handleiding staat er ook niets over.

PrintMe Mobile is een van de betere mobiele printoplossingen voor bedrijven, maar ze is verre van perfect. Zo is er geen integratie met bedrijfsmatige beheertools. Bovendien bevat de Android-app verschillende bugs. Het is ook een belachelijk dure oplossing. Wel kunt u ze 45 dagen lang gratis uitproberen.

PRODUCTINFO

PRODUCT: PRINTME MOBILE 2.3.1.0

PRODUCENT: EFI (Electronics for Imaging), w3. efi.com

ADVIESPRIJS: $ 510 (ondersteunt twee printers en een onbeperkt aantal gebruikers); $100 per bijkomende printer.

SYSTEEMVEREISTEN: Server: Microsoft XP Pro of hoger (XP: alleen 32-bit); MS Office 2007 SP2 of 2010 indien men Office-documenten wil afdrukken; Microsoft. NET Framework; Internet Explorer 8.0 of hoger of equivalent; ip-poorten 6310 en 5353 open op lokaal netwerk; smtp- of Exchange-server. App: Android 2.1 of hoger; iOS 4.1 of hoger; BlackBerry OS 5.0.0 of hoger.

THINXTREAM PRINTJINNI VOOR ANDROID, BLACKBERRY EN IOS

PrintJinni is een printapp voor Android, BlackBerry en iOS die rechtstreeks via wifi kan printen naar populaire netwerkprinters zonder dat er software hoeft te worden geïnstalleerd op een netwerkserver of een pc. Ondersteunde printertalen zijn ESC/P-R, PostScript 3, PCL 3, PCL 5 of PCL 6. Ondersteunde bestandstypes op Android zijn Windows Office 2007 en 2010 (Excel, Word en PowerPoint), tekst en webpagina’s. Daarnaast kan PrintJinni op Android optioneel ook printen via Google Cloud Print. Bijkomend worden dan pdf’s, jpeg-bestanden en Office 2003-bestanden ondersteund en kan het printen ook via een internetverbinding gebeuren. Op iOS worden bijkomend Mac Office 2004- en 2008-bestanden en png-afbeeldingen ondersteund en kunt u rechtstreeks pdf’s afdrukken.

PrintJinni detecteert zelf de printers die het ondersteunt op het netwerk, maar u kunt ook manueel printers definiëren. Printers worden uiteraard alleen ontdekt als ze ingeschakeld zijn en bereikbaar via het wifi-netwerk (het hoeven dus niet per se wifi-printers te zijn). Ook dienen ze vindbaar te zijn via snmp (simple network management protocol). De app slaagt erin zelfs zeer oude netwerkprinters te gebruiken. Zo vond PrintJinni in ons testnetwerk probleemloos een oude, JetDirect-aangedreven HP LaserJet 4000TN.

Praktijk

De app vraagt uw e-mailadres en mailt u een pincode die u moet invullen, waarna u alle functies kunt gebruiken. Wilt u zich niet registreren dan kunt u alleen jpeg-bestanden afdrukken. Printen gebeurt via de deeloptie van het besturingssysteem, dus zolang als een app die ondersteunt kunt u in theorie de ondersteunde bestandsformaten afdrukken. In de praktijk lukte dat ons dat toch niet in alle apps. Zo weigerde PrintJinni een Office-document af te drukken via Quick-Office onder Android: we kregen telkens een foutmelding tijdens de ‘generating preview’-fase. In Polaris Office en Kingsoft Office vonden we de optie ‘Open in PrintJinni’ zelfs helemaal niet terug in het share-menu.

Het is jammer dat PrintJinni bestanden niet rechtstreeks kan printen. Wel kunt u tekst plakken in de ‘Paste Board’ en die dan printen. Dat werkt probleemloos, maar echt nuttig is het niet omdat alle opmaak op die manier verloren gaat. Het is wel de enige methode waarmee u succesvol e-mails kunt printen onder Android. Bij iOS en BlackBerry kunt u e-mails printen via de deeloptie en ‘Open in PrintJinni’. Via de ‘Social Networks’-optie in het hoofdmenu kan PrintJinni foto’s printen die bewaard worden op Flickr, Google+ en Picassa.

Bij het afdrukken van webpagina’s vallen soms delen van de opmaak of stukken van de linkermarge weg. Positief is dan weer dat u kunt kiezen welke pagina(‘s) u wilt afdrukken. Ook het papierformaat kan men selecteren, alsook afdrukken in kleur of zwartwit of in duplex voor zover de printer dit ondersteunt. Lastig is ook dat PrintJinni na de afdruk niet terugkeert naar de app waarin u afdrukt, maar zijn eigen hoofdscherm toont. Nog een bugje is dat het hoofdmenu van de app op een Android-tablet altijd in de portretrichting wordt getoond. De andere app-schermen draaien wel mee met de richting waarin u de tablet houdt. De documentatie van de app is ook gebrekkig. Via de ingebouwde helpfunctie kunt u een aantal tijdrovende video’s over de werking van de app bekijken, maar een echte handleiding is er niet. Die is toch wel nodig om de belangrijkste functies onder de knie te krijgen. Op de website van Thinxtream staat er gelukkig een uitgebreide faq met de nodige informatie.

PrintJinni’s sterkste punt is de mogelijkheid om rechtstreeks via wifi te printen naar zowat alle printers die in het netwerk gevonden worden. Allerlei beperkingen die daarbij optreden (wegvallen van opmaak, beperkte ondersteuning door apps e.d.) zijn te wijten aan de printbeperkingen in mobiele besturingssystemen en niet de schuld van PrintJinni. De gebrekkige documentatie is dat wel. Ook bij deze app is mobiel printen momenteel een frustrerende ‘hit and miss’ aangelegenheid.

PRODUCTINFO

PRODUCT: PRINTJINNI 5.1.0 (ANDROID) / 5.0.2 (IOS)

PRODUCENT: Thinxtream, thinxtream.com

ADVIESPRIJS: Printen naar Google Cloud Print: gratis; printen naar PrintJinni Cloud: eerste 30 dagen gratis, daarna 0,99 dollar per 30 dagen of 3,99 dollar per jaar.

SYSTEEMVEREISTEN: Android 2.1 of hoger; BlackBerry 5.0.0 of hoger; iOS 3.1.1 of hoger. Netwerkprinter met snmp-ondersteuning die bereikbaar is in het wifi-netwerk en compatibel met een of meer van de printertalen ESC/P-R, PostScript 3, PCL 3, PCL 5 of PCL 6.

CONCLUSIE

Printen met smartphone en tablets lijkt een terugkeer naar de begindagen van het pc-tijdperk toen er nog geen sprake was van universele printdrivers. De huidige mobiele besturingssystemen hebben geen ingebouwde printondersteuning die naam waardig. Apps ondersteunen vaak geen enkele vorm van printen. Printerfabrikanten brengen bij voorkeur bedrijfseigen mobiele printoplossingen uit. En de printapps die toch een vorm van universele printondersteuning proberen toe te voegen, zijn ofwel duur, ofwel functioneel beperkt, ofwel in beide bedjes ziek. Vanuit bedrijfsoogpunt is er geen goede kant aan dit verhaal. Het is wachten tot de makers van mobiele besturingssystemen eindelijk een volwaardige printlaag voorzien. En ondertussen kunt u misschien toch proberen te streven naar een papierloos kantoor. Waarom zijn die mobiele toestellen anders uitgevonden?

Jozef Schildermans