Febelfin is de Belgische federatie van de financiële sector. De organisatie vertegenwoordigt banken, kredietinstellingen, vermogensbeheerders, leasingmaatschappijen en effectenmakelaars. Febelfin verdedigt de belangen van de leden tegenover de overheid, toezichthouders, investeerders, de consument, andere beroepsfederaties, andere belangengroepen, enzovoort. Een belangrijke taak bestaat erin de leden informatie en advies te verschaffen, onder meer over wijzigingen op het vlak van regelgeving en fiscaliteit. Om de samenwerking en de communicatie tussen de leden te verbeteren, implementeerde Ometa bij Febelfin een oplossing op basis van Microsoft SharePoint: een intranet voor de eigen medewerkers en een extranet voor de leden.

“Febelfin is ontstaan uit de samensmelting van vijf verenigingen”, vertelt it-manager Tom Van den Berghe. “Doorheen de jaren had iedere deelvereniging haar eigen manier van werken ontwikkeld.” Dat maakte informatiebeheer bij Febelfin niet altijd even makkelijk, ook al omdat het om een groot volume gaat. Om een idee te geven: bij Febelfin lopen op dit moment ongeveer 1.500 projecten. “Samen met SharePoint hebben we een thematische, projectgebaseerde manier van informatiebeheer ingevoerd. Bovendien kunnen we op SharePoint veel meer dan alleen maar documenten kwijt.” Ometa ontwikkelde templates voor een twintigtal filetypes. De nieuwe manier van werken bezorgde Febelfin ook een eenvoudige manier om informatie voor de leden te publiceren op het extranet. “Vroeger stond het secretariaat in voor de publicatie. Nu kunnen de projectbeheerders dat zelf.”

Gepersonaliseerd extranet

Ometa kon het onderhoud van de sites beperken dankzij een centrale databank voor de verschillende categorieën van gebruikers. “We beschikken over een databank waarin het contactenbeheer en het lidmaatschapsbeheer plaatsvindt”, legt Tom Van den Berghe uit. “Het gaat om de gegevens over meer dan tienduizend personen.” SharePoint leest de informatie uit de database in en gebruikt haar om het extranet te personaliseren. “De persoon die inlogt krijgt zo meteen zicht op de werkgroepen en projecten die voor hem of haar relevant zijn.” Het extranet gaat in december live. Intussen loopt op het intranet een experiment rond het uitwisselen van berichten. “Dat gebeurt recht-streeks in SharePoint. Zo blijft alle correspondentie automatisch in het systeem bewaard.”

[DVD]

SharePoint leest de informatie uit de database in en gebruikt haar om het extranet te personaliseren.