Ingenieursbureau Arcadis Belgium maakt dagelijks gebruik van oplossingen voor visuele communicatie. “Alle werknemers kunnen naar believen videoconferenties houden”, oppert algemeen directeur Marc Van Put. “Die vergaderingen verlopen veel efficiënter dan via klassieke conference calls.”

Arcadis Belgium, een ingenieursbureau dat adviseert over duurzaamheid en leefbaarheid bij grote infrastructuurprojecten, was een snelle leerling op het gebied van videoconferenties. Reeds in 2000, bij de aanloop naar de werken op de ring rond Antwerpen, besliste het management om een systeem in huis te halen. “We wisten dat heel Antwerpen zou vastlopen, en dat onze mensen uren in de file zouden staan”, aldus Marc Van Put.

“Onze teams zitten verspreid over tien locaties in België, en zelfs toen de werken aan de ring nog moesten beginnen, verloren onze werknemers onnodig veel tijd wanneer ze face-to-face met elkaar wilde praten. Rond de eeuwwende hebben we dan maar beslist om videoapparatuur in huis te halen. In die tijd verliep de communicatie nog via dure isdn-lijnen. Daarmee konden we tot vier verschillende locaties met elkaar verbinden.”

Van Put is de eerste om toe te geven dat de kwaliteit van die lijnen soms te wensen overliet. Dit terwijl het toch een aanzienlijke investering betrof. “Je mag niet vergeten dat alleen al de flatscreens toen vijf keer zoveel kostten als vandaag. En de snelheid van de verbindingen was niet van dien aard, dat je altijd met een vlekkeloos beeld zat.”

Of de ‘aanzienlijke investering’ zichzelf uiteindelijk terugverdiende? “Toch wel, want er werd onmiddellijk veel gebruik gemaakt van de apparatuur. Vorig jaar zijn we dan overgeschakeld op ip-systemen van Tandberg. We betalen dus niet langer voor een isdn-verbinding, maar voor de bandbreedte. Dat is heel wat goedkoper, en de kwaliteit van de transmissie en van het beeld is er een heel stuk op vooruitgegaan. Als je de maandelijkse verplaatsingskosten rekent voor een handvol werknemers, en je legt die naast de onderhouds- en bandbreedtekosten voor onze video-infrastructuur, dan is de keuze dus snel gemaakt.”

Dagelijks gebruik

Toch is videoconferencing niet geschikt voor alles en iedereen. “Je moet elkaar al goed kennen”, klinkt het, “anders is de drempel te hoog en ga je je ongemakkelijk voelen voor het scherm.” Hoe dan ook verkiest Van Put videoconferencing met stip boven de nog steeds erg populaire conference calls. “Bij audioconferencing komen sommige werknemers nauwelijks aan het woord, en is de helft steevast met iets anders bezig.”

In Deurne, waar de hoofdzetel van Arcadis Belgium is gevestigd, heeft Belgacom vier Tandberg endpoints geïnstalleerd, “één dure MXP-oplossing met een groot scherm en een HD-camera voor in de vergaderruimte, en drie kleinere desktopsystemen”, aldus nog de directeur. “Onze andere Belgische kantoren moeten het doen met één desktopsysteem. Allemaal kunnen ze verschillende sites tegelijk oproepen, en overal wordt gewerkt met een dedicated netwerk.”

Omdat de videoconferencingsystemen bij Arcadis dagelijks gebruikt worden, denkt Van Put aan uitbreiden. “Met de kleinste desktopsystemen kunnen onze werknemers via de webcam deelnemen aan een videovergadering. We testen die dingen momenteel. Je krijgt dan wel een lagere beeldresolutie dan op de grote systemen, maar de beeldkwaliteit van de huidige webcams is toch al meer dan bevredigend.”

Frederik Tibau